Créer une culture de travail collaboratif avec les équipes

Aujourd'hui, tout le monde a entendu parler de la culture de travail collaboratif. On peut la décrire de différentes manières, mais la principale définition de la collaboration est de travailler ensemble et d'obtenir de meilleurs résultats. Cela semble assez vague, n'est-ce pas ? Nous avons tous lu des articles sur le leadership collaboratif, le rapprochement des équipes et l'importance de la collaboration. Mais qu'est-ce que cela signifie exactement ? Comment comprendre vos principaux défis en matière de collaboration par rapport à un environnement de travail non collaboratif ? Et pourquoi est-il si important de travailler en collaboration dans l'ère numérique d'aujourd'hui ? Restez avec nous et découvrez le plan d'action pour créer une culture de travail collaboratif avec Teams.  

Pourquoi est-il important de créer une culture de travail collaboratif ?  

La collaboration consiste à améliorer la communication interne, les processus d'entreprise et la structure organisationnelle afin d'éliminer les inefficacités et d'augmenter la productivité. La collaboration vous aide à : 

• Améliorez vos processus d'entreprise 
• Favoriser la communication et l'exécution 
• Se préparer à tout changement et rester durable  
• Établir des relations de confiance avec les parties externes et internes, etc.  

Pourquoi la mise en place d'une culture de travail collaboratif est-elle si importante dans la réalité actuelle ?  

Tout d'abord, il n'est plus possible de planifier et de prévoir. Expliquons un peu ce que nous voulons dire. À l'ère industrielle, par rapport à l'ère numérique, il était possible de prévoir et de planifier les choses parce que le marché était prévisible et ne changeait pas beaucoup. Mais aujourd'hui, le marché devient de plus en plus imprévisible. Le nombre d'acteurs du marché, de produits et de services augmente fortement d'année en année. Votre organisation doit donc s'adapter en établissant les bonnes interactions entre les personnes et en trouvant des moyens plus efficaces de communiquer et d'exécuter les tâches quotidiennes. 

Deuxièmement, après la pandémie, le travail à distance est devenu notre nouvelle réalité. Les gens travaillent à domicile, parlent devant leur écran et non devant des personnes, signent des contrats à distance - tout est fait pour permettre le travail asynchrone et la collaboration. Il est inefficace et dépassé de rester à l'écart et de conserver son ancienne structure organisationnelle en ignorant la culture du travail collaboratif.  

Culture de travail collaboratif ou non collaboratif 

Maintenant que nous savons pourquoi une culture de travail collaboratif est importante dans les réalités d'aujourd'hui, commençons à créer une collaboration et à organiser une gestion efficace du changement. Nous commencerons par comprendre les défis actuels qui empêchent la croissance de votre équipe.  

Moins de planification, plus d'expérimentation 

Essayez-vous encore de planifier à l'avance chaque étape ? Obligez-vous encore votre équipe à travailler en suivant des scripts, des règles et des codes de pratique stricts ? Dans ce cas, vous travaillez dans un espace de travail non collaboratif qui tue toute initiative, réduit l'engagement et la motivation. 

En même temps, nous ne vous demandons pas d'abandonner les calendriers, les feuilles de route des produits et la gestion des tâches. En fait, les lignes directrices et les guides d'exécution peuvent aider à orienter vos collègues dans la bonne direction. Mais ils doivent être flexibles pour vous permettre de rester prêts à faire face aux changements structurels, aux solutions non standard et à la rapidité de réaction dans notre environnement de travail en constante évolution.

Moins de hiérarchie, plus de réseau 

À l'ère industrielle, les organisations avaient une hiérarchie stricte. Les directeurs étaient séparés du reste du personnel dans leurs bureaux, les employés ne communiquaient qu'avec leurs supérieurs, et la bureaucratie et la formalisation n'encourageaient aucune initiative et ralentissaient la communication interne.  

Aujourd'hui, ce n'est plus le cas. La culture du travail collaboratif consiste davantage à créer des réseaux et à réduire la distance entre les employés et les cadres supérieurs. Même si des milliers de kilomètres nous séparent. Il s'agit de partager les connaissances et l'expertise, de participer ensemble à la résolution des problèmes et de trouver les meilleures solutions. Il s'agit de prendre des initiatives, de s'engager et de participer. Peu importe que vous soyez un stagiaire ou un PDG.  

Privé par défaut ou ouvert par défaut  

À l'ère industrielle, la plupart des organisations étaient privées et fermées. Les travailleurs ne communiquaient pas avec les autres services au sujet de leurs activités et ne recevaient pas d'informations des autres services. En d'autres termes, les systèmes fermés sont coupés de l'extérieur, ou parfois même de l'environnement, et toute interaction est transmise à l'intérieur de ce système fermé.  

Mais aujourd'hui, de plus en plus d'organisations deviennent ouvertes par défaut. Dans les organisations ouvertes, les flux d'activités interagissent avec leur environnement en donnant et en recevant des informations. L'information circule librement, ce qui n'est possible que dans un environnement de travail collaboratif. Les organisations ouvertes réagissent plus rapidement aux opportunités et ont accès aux ressources et aux talents à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.  

Partage des connaissances et documentation 

Outre le travail ouvert, nous aimerions également attirer votre attention sur le partage des connaissances et de l'expertise dans un espace de travail collaboratif. La collaboration est synonyme de partage - à la fois de vos victoires et de vos erreurs, de vos connaissances, de votre expertise et même des problèmes que vous rencontrez et pour lesquels vous demandez de l'aide à vos responsables et à vos collègues. C'est ainsi que les gens interagissent les uns avec les autres dans un espace de travail collaboratif. Ils créent des communautés et partagent leur expertise en lançant de nouveaux fils de discussion, des conversations, des chats et en organisant des réunions en ligne.  

Par conséquent, dans un espace de travail collaboratif, tout est documenté. Vous pouvez toujours revenir et accéder à l'information requise : ouvrir la pièce jointe du bon courriel, rechercher dans l'historique des discussions, faire défiler les messages Teams et trouver le bon document dans votre propre bibliothèque de documents. Pour simplifier ce processus de recherche, les organisations créent des règles de gouvernance et transfèrent les informations utiles dans les playbooks, les lignes directrices et les catalogues de bonnes pratiques.  

Moins de contrôle, plus d'aide aux personnes 

Une autre spécificité des espaces de travail collaboratifs est la dynamique entre les managers et leurs équipes. Dans un espace de travail non collaboratif, les gens “gèrent” les autres, montrant ainsi leur pouvoir et leur contrôle. Les managers se concentrent sur les systèmes et la structure, et non sur les personnes. Dans ce cas, le contrôle se résume à une vision étroite, à la suppression de l'initiative et à l'existence de subordonnés.  

Au contraire, dans un espace de travail non collaboratif, les gens s'entraident. Il s'agit plutôt de diriger et non de gérer, d'essayer d'aider son équipe, de demander “quoi” et “pourquoi” et de travailler avec elle. De cette manière, vous motivez et engagez votre équipe, ce qui vous permet d'obtenir de meilleurs résultats ensemble. 

Méthode de travail asynchrone 

Enfin, la culture du travail collaboratif est davantage axée sur les résultats que sur les heures de travail, sur la qualité du travail que sur les horaires de travail et, enfin, sur la possibilité pour les employés de travailler de la manière qui leur convient le mieux. En d'autres termes, il s'agit de travailler de manière asynchrone. Qu'est-ce que cela signifie ?  

Le travail asynchrone permet à vos employés de donner la priorité à leurs tâches les plus importantes, d'accomplir des tâches individuelles plutôt qu'en commun, tout en restant bien coordonnés avec le reste de l'équipe. Le travail asynchrone est le résultat de la mise en place d'une culture de travail collaboratif dans laquelle vous n'avez pas besoin de vous contrôler les uns les autres, tout en restant disponibles pour atteindre vos objectifs communs.  

En savoir plus sur la méthode de travail asynchrone avec les équipes.

Veillez à ce que votre direction participe à la création d'une culture de travail collaboratif.  

Lorsque vous comprenez ces obstacles à la réussite, il est temps de vous assurer que vos cadres et vos dirigeants sont sur la même longueur d'onde que vous. En fait, vous ne pourrez instaurer une culture de travail collaboratif que si votre direction comprend les principes de la collaboration et est prête à gérer efficacement le changement.  

Pour ce faire, vous devez suivre les étapes de l'adoption de la nouvelle méthode de travail à l'échelle de l'organisation. Il s'agit notamment d'utiliser de nouveaux outils de collaboration et d'impliquer tout le monde dans le processus de création d'un mode de travail collaboratif. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour obtenir de meilleurs résultats et favoriser la collaboration.  

Définir votre stratégie et créer une vision

Avant de vous lancer dans la reconstruction de vos processus internes, déterminez vos objectifs commerciaux et définissez votre vision en comprenant clairement comment la collaboration aidera votre entreprise à mieux réussir. En savoir plus  

Impliquer le parrainage de l'exécutif

Les membres de la direction ont l'autorité qui leur permet d'influencer et de servir d'exemple à suivre pour leurs équipes. L'implication des dirigeants permet de s'assurer que le processus de gestion du changement va dans la bonne direction et qu'il est aligné sur les autres processus de l'entreprise.

Définir des scénarios d'entreprise

L'étape suivante consiste à définir vos scénarios d'entreprise uniques. Elle permet à vos employés de mieux comprendre comment les nouveaux outils de collaboration peuvent améliorer leur travail et obtenir de meilleurs résultats. En fournissant un contexte commercial, vous augmentez l'engagement des employés et sensibilisez vos collègues aux avantages de la culture de travail collaboratif.

Définir la gouvernance et les indicateurs clés de performance

Lorsqu'il s'agit de créer une culture de travail collaboratif, il convient d'établir plusieurs types de gouvernance. Il s'agit notamment du cadre d'autorité, de l'alignement entre votre stratégie informatique et votre stratégie d'entreprise, de l'élimination des obstacles, du suivi des progrès, du partage du retour d'information et de bien d'autres choses encore. Pour en savoir plus. En outre, vous devez définir les critères de réussite et les indicateurs clés de performance. Qu'est-ce qui changerait après la création d'une culture de travail collaboratif ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ? Il peut être difficile de définir le retour sur investissement de la mise en place d'espaces de travail collaboratifs ; lisez donc ici comment définir vos critères de réussite.  En savoir plus

Élaborer un plan de communication

Communiquer avec votre personnel avant le lancement du processus de gestion du changement est essentiel pour sensibiliser vos employés aux changements à venir. Pour ce faire, vous pouvez créer des dépliants promotionnels, des manuels de jeu, des vidéos d'introduction, etc. En savoir plus sur l'élaboration d'un plan de communication.

Créer un plan de formation

Depuis la création d'une culture de travail collaboratif, veillez à ce que la formation fasse partie intégrante de votre routine de travail. Ajoutez différentes options de formation pour renforcer le plan de gestion du changement. En savoir plus sur la formationPlan de formation pour l'adoption de Microsoft Teams.

Créer un réseau de champions

Enfin, développez votre réseau de champions de la collaboration en engageant les membres les plus intéressés par la création d'une culture de travail collaboratif et les plus enthousiastes à l'idée de la promouvoir auprès de leurs collègues. Pour en savoir plus. 

Transposer votre culture de travail collaboratif dans Microsoft Teams 

Enfin, lorsque nous savons pourquoi la culture de travail collaboratif est importante, où se situent les obstacles et comment mettre en œuvre une gestion efficace du changement, nous pouvons nous pencher sur des exemples concrets. Dans ce chapitre, nous allons vous montrer comment transférer une nouvelle culture de travail collaboratif dans votre propre environnement Microsoft Teams.  

Créer des espaces de travail collaboratifs dans Microsoft Teams 

Tout d'abord, après avoir compris vos scénarios uniques, vous pouvez construire des espaces de travail séparés en créant des équipes avec des canaux structurés. Les membres de votre équipe pourront y effectuer leurs activités quotidiennes, communiquer entre eux, partager des fichiers, organiser des réunions, et bien plus encore. Par exemple, créez une équipe pour chaque projet à venir, créez des équipes par département ou réunissez des personnes pour collaborer sur des affaires importantes. Les cas d'utilisation sont infinis ! 

Vous vous demandez comment créer des modèles de collaboration ?

En savoir plus sur les modèles de collaboration et obtenez un espace de travail préconstruit pour tout processus d'entreprise : Gestion de projet, salle des marchés, gestion de crise, processus d'intégration, et bien plus encore. Tout est prêt en quelques clics, y compris l'ensemble des tâches préconstruites, la bibliothèque de documents avec les directives et les playbooks, et toutes les applications nécessaires déjà en place !

Vous souvenez-vous que nous avons brièvement évoqué le travail ouvert ? Grâce aux espaces de travail collaboratifs de Microsoft Teams, vous pouvez créer un environnement organisationnel ouvert, où les collègues ont accès à des fichiers partagés, peuvent inviter des hôtes, et de partager des informations avec l'extérieur. Ils ont également accès à toutes les conversations entamées sur les canaux Teams.  

Et si nécessaire, vous pouvez créer canaux privés, mettre en place le étiquettes de sensibilité, et gérer l'accès des invités pour protéger vos informations confidentielles.

Partager son expertise et ses connaissances au sein de la communauté des équipes 

Construire une culture de travail collaboratif dans Microsoft Teams signifie partager vos connaissances, vos idées et votre expertise. En lançant de nouvelles conversations, en partageant des enregistrements de réunions et en laissant des notes et des commentaires en temps réel, vous êtes en mesure de mettre en place un système solide de communication interne et d'améliorer votre collaboration. En savoir plus sur conversations de groupe et de canal.

Assurer une planification et une gestion des tâches efficaces et flexibles 

Nous avons déjà mentionné que votre planification doit être flexible afin d'être prête à faire face à tout changement et à des conditions de travail imprévisibles. Avec Microsoft Planner, vous pouvez organiser votre travail d'équipe selon les principes de la culture du travail collaboratif. La création d'un tableau de bord Planner vous aide à gérer les tâches quotidiennes de votre équipe et à y collaborer. Suivez la progression, faites glisser les fiches de tâches d'un bac à l'autre, laissez des commentaires, joignez des fichiers et des liens, et bien d'autres choses encore. Tout ce dont votre équipe a besoin se trouve au même endroit. 

Apprendre comment créer des modèles de collaboration avec un ensemble de tâches prédéfinies pour les processus répétitifs.

Créer des réseaux au sein de votre organisation 

Ensuite, créez des réseaux et mettez votre équipe en contact avec des experts et le PDG en ajoutant des communautés Yammer directement dans les canaux de l'équipe. De cette manière, les membres de votre équipe resteront informés des actualités et des événements de votre entreprise et pourront communiquer avec les directeurs, les experts et les collègues d'autres départements et d'autres sites. Connectez donc Yammer à vos équipes et créez facilement une culture de travail collaboratif dans l'environnement Teams.

Aidez votre équipe à obtenir de meilleurs résultats 

Enfin, réagissez rapidement aux changements et aux problèmes en connectant des outils supplémentaires directement au canal nécessaire. Par exemple, vous pouvez créer des rapports à l'aide de Power BI pour suivre les progrès et détecter les problèmes en temps réel.  

Obtenez les commentaires des employés à l'aide de Microsoft Forms, collectez les résultats et comparez-les entre les différentes équipes. Cela vous permet de rester informé des résultats de vos employés, de collaborer sur des idées et d'améliorer votre collaboration.  

Dans cet article, nous avons décrit comment créer une culture de travail collaboratif, en commençant par comprendre vos défis et en réalisant des actions concrètes à l'aide de la plateforme Microsoft Teams. Maintenant, si vous vous demandez comment étendre la collaboration à l'ensemble de l'organisation, parler avec notre équipe. Nous construirons une solution unique qui répondra aux besoins de votre entreprise avec des modèles de collaboration, une gouvernance de la collaboration et un système de gestion de l'information. Intégrations.