Erreur n\u00b0 1 : Ne pas utiliser les conventions de d\u00e9nomination appropri\u00e9es pour Microsoft Teams et les canaux<\/h2>\n\n\n\n
L'une des erreurs les plus courantes dans l'utilisation de Microsoft Teams est de ne pas utiliser les conventions de d\u00e9nomination appropri\u00e9es pour les \u00e9quipes et les canaux. Des noms incoh\u00e9rents et peu clairs peuvent emp\u00eacher les membres de l'\u00e9quipe de trouver le bon contenu et peuvent conduire \u00e0 la confusion et \u00e0 la duplication des \u00e9quipes et des canaux. C'est particuli\u00e8rement vrai pour les organisations qui comptent un certain nombre d'\u00e9quipes et de canaux.<\/p>\n\n\n\n
Pour \u00e9viter cette erreur, \u00e9tablissez des conventions de d\u00e9nomination claires pour vos \u00e9quipes et canaux. Il peut s'agir d'utiliser des noms descriptifs qui refl\u00e8tent l'objectif de l'\u00e9quipe ou du canal, d'utiliser des formats de d\u00e9nomination coh\u00e9rents (par exemple, d\u00e9partement-nom-sujet) et d'\u00e9viter les abr\u00e9viations et les acronymes qui risquent de ne pas \u00eatre clairs pour les membres de l'\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n
Apprenez \u00e0 mettre en place des conventions de nommage d'\u00e9quipes fixes et dynamiques avec nBold.<\/a><\/em><\/p>\n\n\n\n \u2192<\/strong>T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc : Meilleures pratiques pour les conventions d'appellation dans Microsoft Teams<\/a><\/p>\n\n\n\n Une autre erreur fr\u00e9quente dans l'utilisation de Microsoft Teams est de surcharger les canaux avec trop de sujets. Lorsque trop de sujets sont abord\u00e9s dans un seul canal, il peut \u00eatre difficile de trouver des conversations ou des informations sp\u00e9cifiques.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter cette erreur, envisagez de cr\u00e9er des canaux distincts pour diff\u00e9rents sujets et limitez le nombre de sujets abord\u00e9s dans chaque canal. Cela permettra d'organiser les conversations et de faciliter la recherche d'informations en cas de besoin.<\/p>\n\n\n\n Lorsque vous publiez des messages dans un canal, il est important de mentionner les bonnes personnes afin de s'assurer qu'elles voient le message. Cette pr\u00e9caution est particuli\u00e8rement importante lorsqu'il s'agit de demander un retour d'information ou une contribution \u00e0 des membres sp\u00e9cifiques de l'\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter cette erreur, veillez \u00e0 \u00e9tiqueter les bonnes personnes ou un groupe de personnes lorsque vous publiez des messages dans les canaux. Vous pouvez le faire en tapant le symbole \u201c@\u201d puis en s\u00e9lectionnant des membres sp\u00e9cifiques de l'\u00e9quipe ou en utilisant #tags.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez apprendre \u00e0 cr\u00e9er et \u00e0 utiliser des balises dans cet article de blog.<\/a><\/em><\/p>\n\n\n\n Vous pouvez ainsi vous assurer que les membres de l'\u00e9quipe sont au courant des messages importants et qu'ils peuvent y r\u00e9pondre de mani\u00e8re appropri\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Lorsqu'il s'agit d'utiliser des outils num\u00e9riques, il est important de garder \u00e0 l'esprit les questions de s\u00e9curit\u00e9 et de conformit\u00e9. Ne pas le faire est une erreur courante qui peut entra\u00eener des risques pour la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et la non-conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Par exemple, les utilisateurs peuvent accidentellement partager des informations sensibles sur un canal public, auquel n'importe qui dans l'organisation peut avoir acc\u00e8s. Cela peut se produire lorsqu'ils oublient de mettre le canal en mode priv\u00e9 ou ne comprennent pas la diff\u00e9rence entre un canal public et un canal priv\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Une autre erreur courante consiste \u00e0 inviter une personne ext\u00e9rieure \u00e0 l'organisation \u00e0 rejoindre une \u00e9quipe, lui donnant ainsi acc\u00e8s \u00e0 des informations confidentielles, ou \u00e0 utiliser des mots de passe faibles ou faciles \u00e0 deviner et \u00e0 ne pas mettre en \u0153uvre l'authentification \u00e0 deux facteurs.<\/p>\n\n\n\n En outre, de nombreux secteurs d'activit\u00e9 sont soumis \u00e0 des r\u00e8gles de conformit\u00e9 strictes qui r\u00e9gissent le stockage et le partage de donn\u00e9es sensibles. Ignorer ces r\u00e9glementations peut entra\u00eener de lourdes amendes et nuire \u00e0 la r\u00e9putation de votre organisation.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter ces erreurs, vous devez \u00e9tablir des lignes directrices claires en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9 et de conformit\u00e9 pour votre \u00e9quipe, et vous assurer que les membres de l'\u00e9quipe sont conscients de ces lignes directrices. Il peut s'agir de mettre en place authentification \u00e0 deux facteurs<\/a>, limitant acc\u00e8s externe<\/a>, et en utilisant les fonctions de conformit\u00e9 int\u00e9gr\u00e9es de Microsoft pour s'assurer que les donn\u00e9es sont stock\u00e9es et transmises en toute s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Teams est plus qu'une simple plateforme de chat et de r\u00e9union. Elle offre \u00e9galement des fonctionnalit\u00e9s de gestion des t\u00e2ches et des projets, de partage de fichiers et de collaboration, et bien plus encore. Pourtant, de nombreuses organisations ne tirent pas parti de ces fonctionnalit\u00e9s, ce qui limite le potentiel de la plateforme. Les fichiers, documents et notes importants li\u00e9s au projet peuvent \u00eatre dispers\u00e9s sur diff\u00e9rentes plateformes ou ne pas \u00eatre partag\u00e9s avec l'\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n Utiliser Teams uniquement pour le chat et les r\u00e9unions est une erreur courante qui peut limiter la productivit\u00e9 de votre \u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter cela, vous pouvez encourager les membres de votre \u00e9quipe \u00e0 explorer l'ensemble des fonctionnalit\u00e9s offertes par Microsoft Teams, telles que le partage de fichiers, les int\u00e9grations d'applications et la collaboration sur les documents. Proposez-leur une formation et une assistance pour les aider \u00e0 comprendre comment utiliser ces fonctionnalit\u00e9s de mani\u00e8re efficace.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez lire les meilleures pratiques de Microsoft Teams dans cet article de blog.<\/a><\/p>\n\n\n\n Teams offre un large \u00e9ventail d'int\u00e9grations avec d'autres applications Microsoft et tierces qui peuvent aider \u00e0 rationaliser les flux de travail et \u00e0 augmenter la productivit\u00e9. Cependant, peu d'organisations tirent parti de ces capacit\u00e9s. Les int\u00e9grations peuvent ajouter beaucoup de valeur \u00e0 votre flux de travail en vous permettant d'acc\u00e9der \u00e0 une gamme d'applications et de services tiers directement \u00e0 partir de Teams.<\/p>\n\n\n\n Il suffit de r\u00e9fl\u00e9chir aux outils les plus utilis\u00e9s par vos \u00e9quipes et de se demander si leur int\u00e9gration \u00e0 Teams serait judicieuse. Microsoft Teams prend en charge l'int\u00e9gration avec un large \u00e9ventail d'applications telles que les CRM, les outils de gestion de projet, les outils de communication, sans oublier les produits natifs de Microsoft 365.<\/p>\n\n\n\n Pour commencer \u00e0 utiliser les int\u00e9grations dans Microsoft Teams, il vous suffit de cliquer sur l'ic\u00f4ne \u201cApps\u201d dans le menu de gauche, puis de parcourir ou de rechercher l'application que vous souhaitez ajouter. Une fois l'int\u00e9gration trouv\u00e9e, cliquez sur \u201cAjouter\u201d pour l'installer dans les canaux et les conversations de votre \u00e9quipe. Vous pouvez \u00e9galement ajouter des applications sous forme d'onglets dans les canaux concern\u00e9s. Certaines int\u00e9grations peuvent n\u00e9cessiter une installation ou une configuration suppl\u00e9mentaire avant de pouvoir \u00eatre utilis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Les \u00e9quipes et les canaux peuvent rapidement \u00eatre encombr\u00e9s d'informations et de discussions obsol\u00e8tes. Ne pas archiver ou supprimer les anciennes \u00e9quipes et les anciens canaux dans Microsoft Teams est l'une des erreurs les plus courantes et cela peut rendre difficile pour les membres de l'\u00e9quipe de trouver les informations dont ils ont besoin.<\/p>\n\n\n\n Par cons\u00e9quent, au fil du temps, les \u00e9quipes et les canaux peuvent \u00eatre encombr\u00e9s d'informations obsol\u00e8tes, ce qui entra\u00eene confusion et inefficacit\u00e9 et pose des risques de s\u00e9curit\u00e9 si les \u00e9quipes et les canaux contiennent des informations sensibles.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter cela, vous pouvez mettre en place un syst\u00e8me d'archivage ou de suppression r\u00e9guli\u00e8re des anciennes \u00e9quipes et des anciens canaux. Vous pouvez \u00e9tablir des crit\u00e8res pour d\u00e9terminer quand une \u00e9quipe ou un canal doit \u00eatre archiv\u00e9 ou supprim\u00e9, par exemple lorsqu'un projet est termin\u00e9 ou lorsqu'aucune activit\u00e9 n'a eu lieu pendant une certaine p\u00e9riode. Veillez \u00e0 communiquer clairement ces politiques aux membres de votre \u00e9quipe et \u00e0 les appliquer de mani\u00e8re coh\u00e9rente.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez \u00e9galement automatiser l'archivage des \u00e9quipes au niveau du locataire de mani\u00e8re native ou avec une solution de 3,<\/sup> comme nBold. Avec nBold<\/a> vous pourrez d\u00e9finir des politiques de gestion du cycle de vie au niveau du mod\u00e8le, ce qui signifie que vous pourrez les diff\u00e9rencier en fonction de votre cas d'utilisation. En outre, vous pouvez int\u00e9grer votre CRM ou un outil de gestion de projet \u00e0 Teams, d\u00e9clencher la cr\u00e9ation d'une \u00e9quipe lorsqu'un \u00e9v\u00e9nement sp\u00e9cifique se produit, ainsi qu'automatiser l'archivage et la suppression d'une \u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n En savoir plus sur la gestion du cycle de vie de Microsoft Teams.<\/a><\/p>\n\n\n\n Teams facilite la collaboration sur les documents, mais le fait de ne pas organiser correctement les fichiers et les dossiers peut entra\u00eener une certaine confusion et une difficult\u00e9 \u00e0 retrouver les documents importants.<\/p>\n\n\n\n Une autre erreur fr\u00e9quente commise par les utilisateurs de Microsoft Teams est de ne pas organiser correctement leurs fichiers et dossiers. Comme de plus en plus de fichiers sont partag\u00e9s et t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s, il peut devenir difficile de trouver ce dont vous avez besoin s'ils ne sont pas organis\u00e9s de mani\u00e8re logique.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter cette erreur, \u00e9tablissez une structure de dossiers facile \u00e0 comprendre et coh\u00e9rente pour toutes les \u00e9quipes et tous les canaux, et veillez \u00e0 ce que les membres de l'\u00e9quipe s'y conforment. Lorsque vous cr\u00e9ez une nouvelle \u00e9quipe, pensez \u00e0 cr\u00e9er des dossiers pour diff\u00e9rents types de fichiers ou diff\u00e9rentes \u00e9tapes d'un projet. Vous pouvez \u00e9galement utiliser des conventions de d\u00e9nomination pour faciliter la recherche de fichiers sp\u00e9cifiques. Par exemple, vous pouvez inclure le nom du projet, la date et le type de fichier dans le nom du fichier.<\/p>\n\n\n\n Veillez \u00e0 expliquer \u00e0 vos utilisateurs qu'ils doivent d'abord t\u00e9l\u00e9charger leurs fichiers dans le bon dossier, puis les partager par le biais de liens.<\/p>\n\n\n\n En savoir plus sur la gestion des fichiers dans Microsoft Teams<\/a><\/p>\n\n\n\n Si vous travaillez avec des partenaires ou des clients externes, il est important de g\u00e9rer soigneusement leur acc\u00e8s \u00e0 vos \u00e9quipes et \u00e0 vos canaux afin de s'assurer que les informations sensibles ne sont pas partag\u00e9es en dehors de l'organisation.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00e9viter cela, utilisez les param\u00e8tres d'acc\u00e8s externe dans Teams pour contr\u00f4ler soigneusement qui a acc\u00e8s \u00e0 vos \u00e9quipes et canaux. Vous pouvez \u00e9galement utiliser l'acc\u00e8s invit\u00e9 pour donner \u00e0 vos partenaires externes un acc\u00e8s limit\u00e9 \u00e0 vos \u00e9quipes et canaux. Veillez \u00e0 communiquer clairement vos politiques d'acc\u00e8s externe aux membres de votre \u00e9quipe et \u00e0 vos partenaires externes.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez \u00e9galement utiliser les canaux partag\u00e9s dans Microsoft Teams. Ils vous permettent d'inviter des personnes uniquement sur ces canaux sans leur donner acc\u00e8s \u00e0 l'ensemble de l'\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n Sans r\u00e8gles de gouvernance claires, Microsoft Teams peut rapidement devenir envahissant et difficile \u00e0 g\u00e9rer. Les r\u00e8gles de gouvernance permettent de s'assurer que Teams et les canaux sont utilis\u00e9s de mani\u00e8re appropri\u00e9e et que les informations importantes ne sont pas perdues ou supprim\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez d\u00e9finir des r\u00e8gles de gouvernance claires pour votre organisation, qui d\u00e9crivent comment les \u00e9quipes et les canaux doivent \u00eatre utilis\u00e9s, comment les \u00e9quipes et les canaux doivent \u00eatre nomm\u00e9s, qui a le droit de cr\u00e9er et de supprimer des \u00e9quipes et des canaux, et comment les donn\u00e9es doivent \u00eatre archiv\u00e9es et supprim\u00e9es. Veillez \u00e0 communiquer clairement ces r\u00e8gles aux membres de votre \u00e9quipe et \u00e0 les appliquer de mani\u00e8re coh\u00e9rente.<\/p>\n\n\n\n Pour automatiser et appliquer les r\u00e8gles de gouvernance de Microsoft Teams \u00e0 grande \u00e9chelle, vous pouvez utiliser les mod\u00e8les de collaboration nBold. Ils vous permettront de cr\u00e9er des r\u00e8gles de gouvernance Teams Convention de Nommage<\/a>, mettre en place Flux de travail d'approbation<\/a> pour la cr\u00e9ation d'\u00e9quipes, Audience Targeting pour que seuls des groupes sp\u00e9cifiques de personnes puissent voir et utiliser les mod\u00e8les, \u00c9tiquettes de sensibilit\u00e9<\/a>, Politiques en mati\u00e8re de propri\u00e9t\u00e9 permanente et d'adh\u00e9sion<\/a>, La politique du cycle de vie, et plus encore.<\/p>\n\n\n\n Contacter notre \u00e9quipe<\/a> pour voir comment nBold peut vous aider \u00e0 \u00e9tablir les bonnes r\u00e8gles de gouvernance.<\/p>\n\n\n\nErreur n\u00b02 : Surcharger les canaux Microsoft Teams avec trop de sujets<\/h2>\n\n\n\n
Erreur n\u00b03 : Ne pas mentionner les bonnes personnes lors de la publication de messages sur les canaux dans Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
![\"mention](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/mentions-1024x280.png\")
<\/figure>\n\n\n\nErreur n\u00b04 : ignorer les consid\u00e9rations de s\u00e9curit\u00e9 et de conformit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n
Erreur n\u00b05 : Utiliser Microsoft Teams uniquement pour le chat et les r\u00e9unions<\/h2>\n\n\n\n
Erreur n\u00b06 : Ne pas tirer profit des int\u00e9grations Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/apps-supported-854x1024.png\")
<\/figure>\n\n\n\nErreur n\u00b06 : Ne pas archiver ou supprimer les anciennes \u00e9quipes et les anciens canaux<\/h2>\n\n\n\n
![\"CRM](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/crm-to-archive-in-teams-924x797.png\")
<\/figure>\n\n\n\nErreur n\u00b0 7 : Ne pas organiser les fichiers et les dossiers<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/account-files.png\")
<\/figure>\n\n\n\nErreur n\u00b0 8 : ne pas g\u00e9rer correctement les acc\u00e8s externes<\/h2>\n\n\n\n
Erreur n\u00b09 : Ne pas \u00e9tablir de r\u00e8gles de gouvernance pour Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
![\"convention](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/naming-convention-1-1024x782.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"workflow](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/approval-policy-1-1.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"politiques](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/membership-policiy-1.png\")
<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\nErreur n\u00b010 : Ne pas utiliser les mod\u00e8les Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
![\"Mod\u00e8les](\"https:\/\/cdn.nbold.co\/spai\/w_1121+q_glossy+ex_1+ret_img+to_webp\/https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Templates.png\")
<\/figure>\n\n\n\n