- 1. Comprendre o\u00f9 les fichiers sont stock\u00e9s dans Microsoft Teams<\/a>
- Canaux standards<\/a><\/li>
- Cha\u00eenes priv\u00e9es<\/a><\/li>
- Canaux partag\u00e9s<\/a><\/li>
- Chats<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- 2. Organisez vos fichiers dans des dossiers dans Microsoft Teams<\/a><\/li>
- 3. Ajouter des m\u00e9tadonn\u00e9es pour les fichiers dans la biblioth\u00e8que SharePoint<\/a><\/li>
- 4. Cr\u00e9er une biblioth\u00e8que d\u00e9di\u00e9e pour structurer vos documents<\/a><\/li>
- 5. Construire un syst\u00e8me de gestion de fichiers Microsoft Teams avec des mod\u00e8les<\/a><\/li>
- 6. Utiliser les sites pivots SharePoint pour relier le contenu autour de sujets sp\u00e9cifiques<\/a><\/li>
- 7. Encourager la collaboration et la co-r\u00e9daction de fichiers dans Microsoft Teams<\/a><\/li>
- 8. Configurer les \u00e9tiquettes de sensibilit\u00e9<\/a><\/li>
- 9. Former les membres de l'\u00e9quipe aux meilleures pratiques de gestion des dossiers<\/a><\/li><\/ul>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div><\/div>\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n1. Comprendre o\u00f9 les fichiers sont stock\u00e9s dans Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nCommen\u00e7ons par comprendre o\u00f9 vont tous vos fichiers lorsque vous collaborez avec eux dans Microsoft Teams.<\/p>\n\n\n\n
Chaque \u00e9quipe dans Microsoft Teams a son propre site SharePoint qui sert de biblioth\u00e8que de documents pour cette \u00e9quipe. Selon l'endroit exact o\u00f9 vous stockez ou partagez un fichier dans Microsoft Teams, celui-ci peut se retrouver dans un emplacement diff\u00e9rent au sein de ce site.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nCanaux standards<\/em><\/h4>\n\n\n\n
Dans Microsoft Teams, chaque canal standard a un dossier d\u00e9di\u00e9 dans la biblioth\u00e8que SharePoint de l'\u00e9quipe. Lorsque les membres de votre \u00e9quipe t\u00e9l\u00e9chargent un fichier dans l'onglet Fichiers d'un canal standard, celui-ci appara\u00eet automatiquement dans le dossier portant le nom de ce canal.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nCha\u00eenes priv\u00e9es<\/em><\/h4>\n\n\n\n
Les choses sont un peu diff\u00e9rentes avec canaux priv\u00e9s<\/a>. Chaque canal priv\u00e9 cr\u00e9e sa propre collection de sites, distincte de la collection de sites de l'\u00e9quipe d'origine.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nCanaux partag\u00e9s<\/em><\/h4>\n\n\n\n
Microsoft a annonc\u00e9 une nouvelle fonctionnalit\u00e9 - canaux partag\u00e9s<\/a> - qui sont en fait une forme de canaux priv\u00e9s. Avec les canaux partag\u00e9s, vous pourrez collaborer avec des utilisateurs externes sans devoir les inviter \u00e0 l'ensemble de l'\u00e9quipe. Tout comme les canaux priv\u00e9s, les canaux partag\u00e9s ont \u00e9galement leur propre collection de sites dans SharePoint.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nChats<\/em><\/h4>\n\n\n\n
Cependant, lorsque vos utilisateurs partagent des fichiers directement par le biais de chats priv\u00e9s, ces fichiers se retrouvent dans le OneDrive for Business des utilisateurs, dans un dossier appel\u00e9 \u2019Microsoft Teams Chat Files\u2018.<\/p>\n\n\n\n
Pour plus d'informations sur l'endroit o\u00f9 sont stock\u00e9es vos donn\u00e9es dans Teams, vous pouvez consulter l'article de blog de Kevin Kieller Apprivoiser les \u00e9quipes : O\u00f9 sont mes donn\u00e9es ?<\/a><\/em><\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n2. Organisez vos fichiers dans des dossiers dans Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nL'une des meilleures pratiques de gestion des fichiers dans Microsoft Teams consiste \u00e0 cr\u00e9er des dossiers dans chaque canal et \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger tous les fichiers dans ces dossiers. Vous pouvez copier le lien vers les bons fichiers et le partager dans un message priv\u00e9 ou un message de canal.<\/p>\n\n\n\n
Si vous joignez un fichier directement \u00e0 une conversation, il sera stock\u00e9 dans le dossier du canal sur le site SharePoint de l'\u00e9quipe. Vous pouvez toujours d\u00e9placer les fichiers vers les dossiers n\u00e9cessaires, mais cela peut prendre un certain temps. De plus, si vous avez des centaines, voire des milliers de documents stock\u00e9s de cette mani\u00e8re, la situation peut facilement devenir incontr\u00f4lable et difficile \u00e0 g\u00e9rer.<\/p>\n\n\n\n
En s\u00e9parant tous vos fichiers dans des dossiers diff\u00e9rents, vous gardez votre biblioth\u00e8que de documents structur\u00e9e et vous \u00e9vitez les pertes de fichiers et les probl\u00e8mes de s\u00e9curit\u00e9. duplication<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
![\"stocker](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/Files-1-1024x603.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n3. Ajouter des m\u00e9tadonn\u00e9es pour les fichiers dans la biblioth\u00e8que SharePoint<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nL'organisation des fichiers en dossiers permet souvent de structurer la biblioth\u00e8que de documents, en particulier pour les petites \u00e9quipes. Cependant, il arrive que les m\u00eames fichiers soient class\u00e9s dans plusieurs cat\u00e9gories. Par cons\u00e9quent, les classer dans un seul dossier n'est peut-\u00eatre pas la mani\u00e8re la plus efficace de g\u00e9rer les fichiers.<\/p>\n\n\n\n
En revanche, vous pouvez ajouter des m\u00e9tadonn\u00e9es \u00e0 vos fichiers, ce qui vous aidera \u00e0 les classer en fonction de diff\u00e9rents crit\u00e8res. Par exemple, si votre \u00e9quipe g\u00e8re les comptes d'une entreprise, vous pouvez ajouter le nom du client aux fichiers correspondants. Vous pouvez utiliser ces m\u00e9tadonn\u00e9es pour naviguer facilement dans votre documentation.<\/p>\n\n\n\n
Vous pouvez facilement int\u00e9grer votre biblioth\u00e8que SharePoint<\/a> en tant qu'onglet Site web dans le canal de droite de votre \u00e9quipe. De cette fa\u00e7on, les membres de votre \u00e9quipe peuvent consulter tous les fichiers via Microsoft Teams.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n4. Cr\u00e9er une biblioth\u00e8que d\u00e9di\u00e9e pour structurer vos documents<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nEn plus d'avoir un site SharePoint pour chaque \u00e9quipe de votre organisation, vous pouvez cr\u00e9er une biblioth\u00e8que de connaissances pour stocker tous les documents finalis\u00e9s. En suivant cette meilleure pratique de gestion des fichiers, vous cr\u00e9erez un espace centralis\u00e9 pour conserver toutes les donn\u00e9es cl\u00e9s qui pourront \u00eatre r\u00e9utilis\u00e9es par vos employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
En fait, vous pouvez souhaiter disposer d'une biblioth\u00e8que distincte pour chaque activit\u00e9 cl\u00e9 de votre organisation. Par exemple, il peut s'agir d'une biblioth\u00e8que de gestion de projet contenant les produits livrables de tous les projets entrepris par votre entreprise. Il en va de m\u00eame pour la recherche et le d\u00e9veloppement<\/a>, gestion des comptes<\/a>, accord de collaboration<\/a> et d'autres sc\u00e9narios, en fonction des activit\u00e9s de votre organisation.<\/p>\n\n\n\n
Le fait de disposer d'une biblioth\u00e8que d\u00e9di\u00e9e \u00e0 chaque processus de travail facilitera la recherche et le partage des documents. Elle permet de conserver au m\u00eame endroit tous les documents relatifs \u00e0 un sujet sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/document-library-1024x603.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n\nLivre blanc : Gestion de projet avec Microsoft Teams<\/h4>\n\n\n\n
Apprendre \u00e0 utiliser Microsoft Teams pour une gestion de projet efficace<\/p>\n\n\n
\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\tT\u00e9l\u00e9charger<\/strong><\/span>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/a>\n\t\t<\/div><\/div><\/div>![\"\"](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/MicrosoftTeams-image-12-1024x576.png\")
<\/figure><\/div>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n5. Construire un syst\u00e8me de gestion de fichiers Microsoft Teams avec des mod\u00e8les<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nDisons que dans votre organisation, il y a un D\u00e9partement R&D<\/a> qui g\u00e8re des centaines de projets. Il va sans dire que chacun de ces projets n\u00e9cessite une \u00e9quipe distincte. Vous voudrez peut-\u00eatre vous assurer que tous les fichiers finalis\u00e9s sont t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s par les utilisateurs dans une biblioth\u00e8que de documents centralis\u00e9e. Cela peut se faire par le biais de Power Automate et de Forms. <\/p>\n\n\n\n
Cr\u00e9ez un formulaire dans Microsoft Forms et partagez-le avec toutes les \u00e9quipes de recherche et d\u00e9veloppement. Elles doivent disposer d'un Formulaires<\/a> pour soumettre des documents et l'onglet Biblioth\u00e8que SharePoint pour acc\u00e9der \u00e0 la base de connaissances R&D. Cr\u00e9ez ensuite un flux dans Power Automate qui copiera tous les fichiers t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s dans une biblioth\u00e8que de documents d\u00e9di\u00e9e. Vous trouverez des instructions d\u00e9taill\u00e9es dans cet article<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
Pour faciliter ce processus, vous pouvez utiliser les mod\u00e8les de collaboration de nBold. Vous n'aurez qu'\u00e0 cr\u00e9er une \u00e9quipe R&D originale, tous les canaux, fichiers et onglets n\u00e9cessaires, y compris les formulaires et votre biblioth\u00e8que SharePoint, une seule fois. Ensuite, toutes les \u00e9quipes cr\u00e9\u00e9es \u00e0 partir du mod\u00e8le disposeront d\u00e9j\u00e0 des outils n\u00e9cessaires. <\/p>\n\n\n\n
![\"Gestion](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/file-management-1024x419.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
En outre, vous pouvez demander aux utilisateurs de sp\u00e9cifier les d\u00e9tails du fichier dans le m\u00eame formulaire afin de les utiliser comme m\u00e9tadonn\u00e9es. Il peut s'agir du type de projet, du lieu et de la date d'ach\u00e8vement. Ajoutez ces colonnes dans votre biblioth\u00e8que SharePoint. <\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/finalized-docs-3-1024x602.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/metadata-1024x186.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Ensuite, cr\u00e9ez Mise \u00e0 jour des propri\u00e9t\u00e9s du fichier<\/strong> avant de terminer votre flux dans Power Automate.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
![\"Flux](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/WORKFLOW-613x1024.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n6. Utiliser les sites pivots SharePoint pour relier le contenu autour de sujets sp\u00e9cifiques<\/h2>\n\n\n\n
Outre un site SharePoint pour chaque \u00e9quipe et une biblioth\u00e8que de documents distincte pour les fichiers finalis\u00e9s, vous pouvez \u00e9galement organiser la documentation de votre entreprise avec Sites pivots SharePoint<\/a>. <\/p>\n\n\n\n
Les sites pivots aident \u00e0 cr\u00e9er une exp\u00e9rience partag\u00e9e de sites connexes, en rassemblant du contenu autour de sujets sp\u00e9cifiques. Par exemple, les ventes, les RH, le juridique, l'informatique, l'actualit\u00e9 de l'entreprise, etc. Ils constituent un lien logique entre les sites.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"\/](\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/sharepoint\/sharepointonline\/media\/e1ac50b4-076b-4a3b-bc9e-cebcc2f0b20d.gif)
Documentation Microsoft<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n <\/div>\n\n\n\n\u2192T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc : Comment utiliser Microsoft Teams pour la gestion des ventes<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nGr\u00e2ce aux hubs, vous pouvez offrir une exp\u00e9rience de navigation unifi\u00e9e et regrouper les actualit\u00e9s et les \u00e9v\u00e9nements dans un endroit centralis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Il vous suffit d'assigner votre site \u00e0 un hub sp\u00e9cifique et l'image de marque de votre site sera automatiquement mise \u00e0 jour. <\/p>\n\n\n\n
Pour le faire \u00e0 l'\u00e9chelle de toutes les \u00e9quipes de votre organisation, vous pouvez utiliser les mod\u00e8les de collaboration de nBold et de Connecteur Power Automate<\/a>. Gr\u00e2ce aux mod\u00e8les, vous pouvez relier les sites cr\u00e9\u00e9s pour chaque nouvelle \u00e9quipe \u00e0 un site central sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
![\"gestion](\"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/file-management-2-1024x539.png\")
<\/figure>\n\n\n\nPour plus d'informations, consultez notre article sur Int\u00e9gration de SharePoint et de Microsoft Teams<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n7. Encourager la collaboration et la co-r\u00e9daction de fichiers dans Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nLa collaboration est l'une des principales fonctionnalit\u00e9s de Microsoft Teams et il est important de l'utiliser lors de la gestion des fichiers. Encouragez les membres de l'\u00e9quipe \u00e0 travailler ensemble sur les fichiers, soit en temps r\u00e9el, soit en partageant les modifications et les mises \u00e0 jour par le biais du contr\u00f4le de version. <\/p>\n\n\n\n
Vous pouvez \u00e9galement ajouter certains fichiers importants sous forme d'onglets dans les chats et les canaux pour vous assurer que tout le monde y a acc\u00e8s rapidement et facilement.<\/p>\n\n\n\n
Cela peut contribuer \u00e0 am\u00e9liorer la pr\u00e9cision et la qualit\u00e9 de vos fichiers, ainsi qu'\u00e0 accro\u00eetre l'efficacit\u00e9 en r\u00e9duisant le nombre de t\u00e2ches manuelles et d'e-mails de suivi. En outre, la co\u00e9criture peut \u00e9galement contribuer \u00e0 promouvoir le travail d'\u00e9quipe et \u00e0 renforcer les relations entre les membres de l'\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n8. Configurer les \u00e9tiquettes de sensibilit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nVos utilisateurs peuvent avoir besoin de collaborer sur des fichiers avec des acteurs externes pour mener \u00e0 bien leur travail. Afin de prot\u00e9ger les donn\u00e9es de votre organisation et d'emp\u00eacher les utilisateurs d'acc\u00e9der \u00e0 des fichiers sensibles, vous pouvez configurer les \u00e9l\u00e9ments suivants \u00e9tiquettes de sensibilit\u00e9<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
Les \u00e9tiquettes de sensibilit\u00e9 peuvent chiffrer les courriels et les documents, marquer le contenu lorsque vous utilisez les applications Office 365, prot\u00e9ger le contenu dans des conteneurs tels que les sites et les groupes, et appliquer l'\u00e9tiquette automatiquement aux fichiers et aux courriels, ou recommander une \u00e9tiquette.<\/p>\n\n\n\n
![\"\u00e9tiquettes](\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/media\/sensitivity-label-grouped-labels2.png?view=o365-worldwide\")
<\/figure>\n\n\n\n - Cha\u00eenes priv\u00e9es<\/a><\/li>
- Canaux standards<\/a><\/li>