{"id":9895,"date":"2022-03-08T17:49:57","date_gmt":"2022-03-08T16:49:57","guid":{"rendered":"https:\/\/nboldapp.com\/?p=9895"},"modified":"2022-06-02T14:45:18","modified_gmt":"2022-06-02T13:45:18","slug":"comment-convaincre-les-utilisateurs-dutiliser-microsoft-teams-au-lieu-du-courrier-electronique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nboldapp.com\/fr\/how-to-convince-users-to-use-microsoft-teams-instead-of-email\/","title":{"rendered":"Comment convaincre les utilisateurs d'utiliser Microsoft Teams au lieu du courrier \u00e9lectronique ?"},"content":{"rendered":"

C'est probablement l'une des questions les plus fr\u00e9quemment pos\u00e9es par nos clients. Vous avez peut-\u00eatre d\u00e9ploy\u00e9 Microsoft Teams, montr\u00e9 \u00e0 tous les membres de l'organisation comment l'utiliser, organis\u00e9 des sessions de formation, mais tout le monde s'en tient toujours au courrier \u00e9lectronique. Alors, comment convaincre les utilisateurs d'utiliser Teams \u00e0 la place ?<\/p>\n\n\n\n

Et il ne s'agit pas d'essayer d'\u00e9radiquer compl\u00e8tement le courrier \u00e9lectronique - cela n'arrivera tout simplement pas. Cependant, il existe un moyen de montrer la valeur r\u00e9elle de Teams pour la communication interne. Dans cet article de blog, nous expliquons comment aborder le d\u00e9fi Microsoft Teams vs. e-mail.<\/p>\n\n\n\n

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Passer du courrier \u00e9lectronique \u00e0 Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
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Il est probable que vous ayez d\u00e9j\u00e0 compris que vous ne pouvez pas simplement dire aux gens que Teams est plus efficace que le courrier \u00e9lectronique et vous attendre \u00e0 ce qu'ils soient d'accord. Si toute la communication et la collaboration internes se font par courrier \u00e9lectronique, les gens ne verront pas l'int\u00e9r\u00eat de passer \u00e0 autre chose. Voici donc la premi\u00e8re \u00e9tape pour changer cela.<\/p>\n\n\n\n

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D\u00e9finissez les processus cl\u00e9s pour lesquels vous souhaitez passer du courrier \u00e9lectronique \u00e0 Microsoft Teams.<\/h3>\n\n\n\n

Vous pouvez r\u00e9unir la direction de votre entreprise et d\u00e9cider de ce qui doit \u00eatre communiqu\u00e9 par le biais des \u00e9quipes.<\/p>\n\n\n\n

Tout d'abord, d\u00e9finissez sc\u00e9narios<\/a> puis de d\u00e9velopper des cas d'utilisation. Le sc\u00e9nario peut \u00eatre gestion de projet<\/a> et les cas d'utilisation sont tous les aspects que la gestion de projet inclut. Par exemple, il peut s'agir de travailler sur la planification du projet, de programmer des r\u00e9unions, de discuter du budget et des \u00e9tapes, de pr\u00e9parer des propositions, etc.<\/p>\n\n\n\n

Une fois que vous aurez d\u00e9fini les domaines de votre entreprise qui rel\u00e8vent pleinement de Microsoft Teams, il sera plus facile d'aller de l'avant. Et il ne s'agit pas seulement d'arr\u00eater d'utiliser les courriels et de passer \u00e0 Teams chat<\/a>. Il s'agit plut\u00f4t d'un passage progressif \u00e0 une collaboration totale dans Teams. Cela inclut \u00e9galement la communication sur les mises \u00e0 jour cl\u00e9s avec l'ensemble de l'entreprise (aka le travail en plein air<\/a><\/em>) par le biais de messages sur les canaux, en travaillant sur des t\u00e2ches, en stockant et en partageant de la documentation dans Teams, en envoyant des messages sur les sites web de l'entreprise. demandes d'approbation<\/a>, remue-m\u00e9ninges, etc.<\/p>\n\n\n\n

Lorsque vos employ\u00e9s verront que tout se fait dans un seul espace, ils seront plus enclins \u00e0 s'y tenir.<\/p>\n\n\n\n

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\"\"<\/figure>
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Apprendre \u00e0 d\u00e9finir les cas d'utilisation de Microsoft Teams \ud83d\ude09<\/h3>\n\n\n\n

T\u00e9l\u00e9chargez notre Playbook, partagez-le avec vos coll\u00e8gues et devenez le meilleur joueur d'\u00e9quipe ! <\/p>\n\n\n

\n\t\t\t\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\tObtenez le livret de jeu !<\/span>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/a>\n\t\t<\/div><\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n
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Commencer par le haut<\/h3>\n\n\n\n

Vous pouvez supplier vos utilisateurs d'utiliser Microsoft Teams, mais si les cadres et la direction communiquent avec le personnel par courrier \u00e9lectronique, vous n'irez nulle part.<\/p>\n\n\n\n

Le passage \u00e0 la collaboration en \u00e9quipe doit \u00eatre encourag\u00e9 par les personnes qui donnent l'exemple \u00e0 tous les autres employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Imaginez ce sc\u00e9nario. Vous \u00eates chef de projet et vous t\u00e9l\u00e9chargez tous les documents cl\u00e9s sur lesquels les membres de votre \u00e9quipe doivent collaborer dans un site SharePoint ou directement dans l'un des canaux de leur \u00e9quipe dans Teams. Ensuite, vous d\u00e9marrez un fil de conversation dans un canal, ajoutez des liens vers ces documents et fichiers, @mentionnez les bonnes personnes et laissez des commentaires leur demandant de pr\u00e9parer, par exemple, un plan de projet.<\/p>\n\n\n\n

Ils n'auront rien d'autre \u00e0 faire que d'ouvrir ce fichier directement via Teams et de commencer \u00e0 travailler dessus. Ensuite, ils pourront m\u00eame faire savoir \u00e0 tout le monde qu'ils ont termin\u00e9 leur travail en donnant un \"j'aime\" \u00e0 l'article ou en laissant un commentaire. Il ne sera plus n\u00e9cessaire d'envoyer un courriel avec une version mise \u00e0 jour puisque toutes les modifications sont automatiquement enregistr\u00e9es et facilement suivies.<\/p>\n\n\n\n

Vous obtiendrez ainsi des r\u00e9sultats beaucoup plus rapides que si vous demandiez aux employ\u00e9s de faire le premier pas. Si les employ\u00e9s ont l'habitude d'envoyer des courriers \u00e9lectroniques pendant des ann\u00e9es, vous ne pouvez pas vous attendre \u00e0 ce qu'ils changent leurs habitudes du jour au lendemain. Mais si vous \u00e9tablissez le format qu'ils doivent suivre pour r\u00e9pondre aux vous<\/em> sp\u00e9cifiquement en tant que gestionnaire, c'est ce qu'ils feront.<\/p>\n\n\n\n

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Afficher les avantages de Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
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Certes, l'utilisation de Microsoft Teams pr\u00e9sente de nombreux avantages par rapport au courrier \u00e9lectronique et vous devez absolument les communiquer \u00e0 votre personnel. N\u00e9anmoins, nous le placerions en deuxi\u00e8me position. La raison en est simple : les gens ne vous \u00e9couteront pas si vous leur dites simplement que Teams est la meilleure chose qui soit. Ils doivent au moins accepter et \u00eatre curieux de changer leurs habitudes. Et il est plus facile de le faire en suivant d'abord les \u00e9tapes mentionn\u00e9es ci-dessus.<\/p>\n\n\n\n

Nous avons pr\u00e9par\u00e9 une s\u00e9rie d'articles sur la strat\u00e9gie d'adoption de Microsoft Teams et la gestion du changement que vous pouvez consulter. ici<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Passons maintenant aux avantages d'\u00c9quipes, dont voici les plus importants \u00e0 nos yeux.<\/p>\n\n\n\n

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Fini les fils d'e-mails interminables<\/h3>\n\n\n\n

Le courrier \u00e9lectronique peut rapidement devenir incontr\u00f4lable. Le sujet initial peut \u00eatre perdu dans les deux premiers courriels, puis la conversation peut prendre une tournure compl\u00e8tement diff\u00e9rente et difficile \u00e0 suivre. Ajoutez quelques destinataires suppl\u00e9mentaires, mettez toute votre \u00e9quipe en copie conforme et voil\u00e0 que la bo\u00eete de r\u00e9ception de chacun est pleine et d\u00e9sordonn\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Avec Microsoft Teams, il est beaucoup plus facile de rester concentr\u00e9, surtout si vous avez des conversations dans des canaux, car vous pouvez cr\u00e9er des messages avec des titres. Vous pouvez facilement revenir \u00e0 la bonne conversation en lisant le titre et en ouvrant le fil de discussion. Oui, les conversations peuvent aussi \u00eatre longues. Mais vous pouvez facilement les parcourir et comprendre le contexte.<\/p>\n\n\n\n

\"microsoft<\/figure>\n\n\n\n
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Messages structur\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n

Si vous suivez meilleures pratiques<\/a> pour les canaux, toute votre communication devient tr\u00e8s bien structur\u00e9e, ce qui est difficile \u00e0 r\u00e9aliser par le biais du courrier \u00e9lectronique. Normalement, vous avez au moins plusieurs canaux au sein d'une \u00e9quipe qui repr\u00e9sentent les sujets de collaboration de cette \u00e9quipe. Ainsi, vous saurez toujours o\u00f9 partager une mise \u00e0 jour ou o\u00f9 chercher une conversation sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n

Il est vrai que vous pouvez s\u00e9parer vos courriels en diff\u00e9rents dossiers, mais peu de gens le font en r\u00e9alit\u00e9. Et dans Teams, cela se fait de mani\u00e8re plus naturelle. Vous n'avez pas \u00e0 perdre votre temps \u00e0 parcourir l'ensemble de votre bo\u00eete aux lettres et \u00e0 \u2018recycler\u2019 les courriels. Dans les conversations Teams, vous choisissez le \u2018dossier\u2019, c'est-\u00e0-dire le canal, au moment o\u00f9 vous d\u00e9cidez de commencer un fil de discussion sur un sujet sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n

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Recherche facile<\/h3>\n\n\n\n

Il est \u00e9galement beaucoup plus facile de rechercher le bon message dans Microsoft Teams que dans le courrier \u00e9lectronique. Vous pouvez filtrer les conversations en fonction de l'\u00e9quipe et du canal o\u00f9 elles ont \u00e9t\u00e9 publi\u00e9es, de la personne qui les a publi\u00e9es, de la plage de dates, de la mention ou non de votre nom et de la pr\u00e9sence ou non d'une pi\u00e8ce jointe. La recherche de fichiers est \u00e9galement tr\u00e8s simple et directe.<\/p>\n\n\n\n

Une fois que vous avez trouv\u00e9 le bon message, vous pouvez rapidement parcourir l'ensemble du fil de discussion et vous familiariser avec le contexte. Ceci est particuli\u00e8rement important pour les nouveaux membres de l'\u00e9quipe. Une fois membre, il aura acc\u00e8s \u00e0 toutes les conversations pr\u00e9c\u00e9dentes.<\/em> - ce qui n'est pas possible avec les courriels. De cette fa\u00e7on, toutes les conversations sont document\u00e9es et facilement accessibles \u00e0 tous.<\/p>\n\n\n\n

\"recherche<\/figure>\n\n\n\n
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Pas de partage de fichiers dans les deux sens<\/h3>\n\n\n\n

Les membres de votre \u00e9quipe s'envoient-ils encore les m\u00eames fichiers avec \u2018-V1\u2019, \u2018-V2\u2019, \u2018-V100\u2019 dans le titre en essayant de garder une trace de toutes les versions ? Ils d\u00e9testent certainement cela autant que vous et si on leur propose une solution pour travailler simultan\u00e9ment sur le m\u00eame fichier, je parie qu'ils l'accepteront volontiers.<\/p>\n\n\n\n

Il est fastidieux et tr\u00e8s inefficace d'attendre que tout le monde ait ajout\u00e9 ses commentaires et ajustements, puis d'envoyer la version finale qui sera \u00e9galement r\u00e9vis\u00e9e par la suite. Vous risquez de vous retrouver avec une douzaine de versions du m\u00eame document et de perdre facilement \u2018la bonne\u2019.<\/p>\n\n\n\n

Lorsque vous partagez un document dans Teams au moyen d'un lien, tout le monde peut travailler dessus en m\u00eame temps. Il n'est pas n\u00e9cessaire de cr\u00e9er des doublons : toutes les modifications sont appliqu\u00e9es automatiquement. Vous pouvez lire les commentaires de chacun et co-\u00e9diter les fichiers en m\u00eame temps.<\/p>\n\n\n\n

Et cela devrait probablement \u00eatre votre point num\u00e9ro 1 - la co\u00e9criture de fichiers change vraiment la donne.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n
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Messages cibl\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Un autre avantage de l'utilisation de Microsoft Teams au lieu du courrier \u00e9lectronique est la possibilit\u00e9 de diffuser facilement des messages \u00e0 diff\u00e9rents groupes de personnes. Par exemple, vous pouvez utiliser \u00e9tiquettes<\/a>, ou mentionner l'ensemble de la cha\u00eene. <\/p>\n\n\n\n

Vous pouvez \u00e9galement ajouter plusieurs destinataires \u00e0 un courriel. Cependant, il y a toujours un risque d'oublier quelqu'un. Avec les balises, vous savez exactement qui vous ciblez : il peut s'agir des membres d'une \u00e9quipe sp\u00e9cifique, de la direction, des personnes ayant un certain titre de poste, etc.<\/p>\n\n\n\n

De plus, s'il est publi\u00e9 dans un canal standard, le message sera visible par tous les membres de l'\u00e9quipe. Ils ne recevront peut-\u00eatre pas de notification si vous ne les mentionnez pas, mais ils pourront acc\u00e9der librement \u00e0 cette conversation si n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n\n

Ainsi, votre bo\u00eete de r\u00e9ception n'est pas submerg\u00e9e par d'innombrables courriels. En m\u00eame temps, vous pouvez acc\u00e9der \u00e0 toutes les informations lorsque vous en avez besoin, en vous rendant simplement sur le bon canal.<\/p>\n\n\n\n

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Tout en un seul endroit<\/h3>\n\n\n\n

Passer du courrier \u00e9lectronique \u00e0 Microsoft Teams n'est que la partie \u00e9merg\u00e9e de l'iceberg. Une fois que vous en aurez fait votre principale plateforme de collaboration, il sera naturel pour tous les employ\u00e9s de partager leurs mises \u00e0 jour publiquement dans un canal.<\/p>\n\n\n\n

Lorsque toute votre documentation est stock\u00e9e dans Teams, d'o\u00f9 vous pouvez collaborer avec vos coll\u00e8gues, lorsque vous ouvrez des onglets Teams pour acc\u00e9der \u00e0 vos t\u00e2ches, directives et outils internes, que vous suivez les progr\u00e8s de votre \u00e9quipe et que vous effectuez litt\u00e9ralement tout votre travail par l'interm\u00e9diaire de Microsoft Teams, celle-ci commence \u00e0 \u00eatre une application que vous ouvrez en premier lieu lorsque vous allumez votre ordinateur.<\/p>\n\n\n\n

En fin de compte, il est tellement pratique pour les gens d'avoir tous les outils dont ils ont besoin au m\u00eame endroit. C'est \u00e0 ce moment-l\u00e0 que l'habitude d'utiliser Teams au lieu du courrier \u00e9lectronique commencera \u00e0 se d\u00e9velopper.<\/p>\n\n\n\n

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Quand il est plus judicieux d'utiliser le courrier \u00e9lectronique plut\u00f4t que Microsoft Teams<\/h2>\n\n\n\n
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Bien entendu, le courrier \u00e9lectronique reste un canal de communication important et n'est pas appel\u00e9 \u00e0 dispara\u00eetre. S'il est pr\u00e9f\u00e9rable de communiquer en interne via Teams, il est plus pratique d'utiliser le courrier \u00e9lectronique pour communiquer avec des parties externes.<\/p>\n\n\n\n

Il est vrai que vous pouvez inviter des utilisateurs dans vos \u00e9quipes et y avoir des conversations. Mais cela n'a de sens que si vous collaborez avec eux. Par exemple, si vous devez constamment rester en contact avec vos sous-traitants, fournisseurs ou clients dans le cadre d'un projet sur lequel vous travaillez ensemble.<\/p>\n\n\n\n

Cependant, une fois qu'il est termin\u00e9, ou si l'intensit\u00e9 de votre collaboration avec les externes est assez faible, le courrier \u00e9lectronique fera l'affaire.<\/p>\n\n\n\n

Vous pouvez \u00e9galement vous en tenir au courrier \u00e9lectronique si vous souhaitez transf\u00e9rer un message \u00e0 une personne sp\u00e9cifique ou \u00e0 deux personnes de votre \u00e9quipe. Vous pouvez \u00e9galement le publier dans un canal (chaque canal a sa propre adresse \u00e9lectronique), mais cela signifie toujours que vous l'enverrez par courrier \u00e9lectronique. De plus, si vous n'avez besoin de le transf\u00e9rer qu'\u00e0 quelques personnes, il n'est pas n\u00e9cessaire d'en informer toute l'\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Voil\u00e0, c'est fait. En suivant ces \u00e9tapes et en montrant les avantages de Teams, vous parviendrez \u00e0 convaincre vos utilisateurs d'utiliser Teams plut\u00f4t que le courrier \u00e9lectronique. Cela prendra du temps, mais si vous d\u00e9finissez clairement ce que vous voulez atteindre et que vous incitez la direction \u00e0 faire le premier pas, vous verrez les choses bouger plus vite que vous ne le pensez. Nous vous souhaitons bonne chance !<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

This is probably one of the most frequently asked questions that we hear from our clients. You may have deployed Microsoft Teams, showed everyone in the organization how to use it, organized training sessions, but everyone still sticks to email. So, how do you convince users to use Teams instead? And it\u2019s not that you […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":9896,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[174],"tags":[14,175,660],"class_list":["post-9895","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-microsoft-teams-adoption","tag-microsoft-teams","tag-microsoft-teams-adoption","tag-teams-vs-email"],"featured_image_src":"https:\/\/nboldapp.com\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/HD_M337_03.png","author_info":{"display_name":"Alexandre Cipriani","author_link":"https:\/\/nboldapp.com\/fr\/author\/acipriani\/"},"yoast_head":"\nHow to Convince Users to Use Microsoft Teams Instead of Email? - nBold<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Wondering how to convince your users to stop using email and switch to Microsoft Teams instead? 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