Microsoft 365 Copilot est un outil de productivité qui associe l'IA aux applications Microsoft telles que Teams, Word, Excel et Outlook pour simplifier les tâches quotidiennes. Voici ce que vous devez savoir :
- Ce qu'il fait: Résume les discussions, rédige des courriels, crée des documents, analyse des données et suit les tâches automatiquement.
- Pour qui ?: Les travailleurs du savoir, les professionnels de la santé et les équipes de projet qui cherchent à gagner du temps et à rester organisés.
- Caractéristiques principales:
- Communication: Résumez les discussions des équipes, générez des notes de réunion et rédigez des courriels.
- Création de contenu: Créer des documents, concevoir des présentations et analyser des données.
- Gestion des tâches: Organiser des projets, suivre des tâches et gérer des listes de tâches.
- Étapes de l'installation:
- Mise à jour Applications Microsoft 365 et activer Copilot.
- Connectez-vous avec votre compte professionnel et définissez les autorisations.
- Accès sécurisé grâce à l'authentification multifactorielle et aux paramètres de protection des données.
- Conseils pour de meilleurs résultats: Rédiger des messages clairs, personnaliser les paramètres et mettre à jour les applications.
Commencez à utiliser Copilot dès aujourd'hui pour gagner du temps et améliorer votre flux de travail. L'article ci-dessous fournit un guide détaillé sur la configuration, les fonctionnalités et les conseils pour réussir.
Microsoft Copilot Tutoriel
Étape 1 : Installation et configuration de Copilot
Trouver le copilote dans les équipes
Assurez-vous que votre Microsoft Teams est à jour. Vous pouvez le faire en allant sur Aide → Vérifier les mises à jour. La disponibilité de Copilot dépend de l'abonnement Microsoft 365 de votre organisation et des paramètres configurés par votre service informatique. Une fois l'application mise à jour et Copilot activé, vous pouvez passer à la configuration de ses paramètres clés.
Options de configuration de base
Après avoir confirmé que Copilot est disponible, procédez comme suit :
| Composant de configuration | Action | Objectif |
|---|---|---|
| Accès au compte | Connectez-vous à l'aide de votre compte professionnel Microsoft 365 | Garantir une authentification et un accès aux données corrects |
| Mises à jour de l'application | Mettre à jour toutes les applications Microsoft 365 | Maintient la compatibilité des fonctionnalités avec Copilot |
| Permissions | Confirmer l'accès à la modification dans les applications concernées | Déverrouille toutes les fonctionnalités |
Vous pouvez également personnaliser les paramètres de notification et les niveaux d'assistance dans le menu Paramètres de l'équipe afin de les adapter à vos préférences et à votre flux de travail.
Paramètres de sécurité et d'accès
Une fois l'installation de base terminée, il faut se concentrer sur la sécurisation de l'environnement de Copilot :
-
Configuration de l'authentification
Utilisez l'authentification multifactorielle (MFA) et veillez à ce que tous les membres de l'équipe se connectent avec leur compte professionnel et non avec leur compte personnel. -
Configuration de la protection des données
Activez la protection des données commerciales pour une sécurité accrue. -
Gestion de l'accès
Révisez régulièrement les autorisations et mettez à jour les paramètres d'accès lorsque les rôles et les responsabilités de l'équipe changent.
Copilot s'intègre de manière transparente aux outils de sécurité existants de votre organisation, tels que Microsoft Entra ID, Le système de gestion de l'information de la Commission européenne, qui protège vos données tout en permettant aux utilisateurs autorisés d'y accéder facilement, assure un équilibre entre la sécurité et la convivialité. Cela garantit un équilibre entre la sécurité et la facilité d'utilisation.
Étape 2 : Utilisation de Copilot pour les tâches courantes
Chat et gestion des canaux
Le Copilot de Microsoft Teams simplifie la mise à jour grâce à des résumés rapides à l'aide d'invites telles que ’Résumez ce que j'ai manqué" ou "Principaux enseignements du mois dernier". Essayez des commandes telles que :
- "Faits marquants des sept derniers jours"
- "Quelles décisions ont été prises ?"
- "Quels sont les points en suspens ?"
- "Qu'a dit [le membre de l'équipe] ?"
Par défaut, Copilot fait référence à l'historique des chats des 30 derniers jours. Pour réduire la portée de la recherche, incluez des périodes spécifiques dans vos messages-guides. N'oubliez pas que Copilot ne peut pas traiter les images, les composants en boucle ou les fichiers partagés dans les chats.
Outre la gestion des chats, Copilot peut également gérer la documentation des réunions sans effort.
Notes de réunion et suivi
Copilot facilite la création de notes de réunion. Ouvrez Copilot dans le chat de la réunion, cliquez sur "Plus d'invites", sélectionnez "Générer des notes de réunion", puis révisez et partagez le résultat.
Pendant les réunions, utilisez Copilot via les commandes de la réunion pour capturer des résumés et des actions en direct. Par la suite, l'onglet Récapitulation fournit une vue d'ensemble des points clés et des tâches assignées, garantissant une documentation claire des contributions et des décisions.
Copilot ne s'arrête pas aux réunions - il prend également en charge la création de contenu dans Word et PowerPoint.
Création de documents et de diapositives
Dans Word, Copilot aide à rédiger et à modifier le contenu tout en respectant le style de votre organisation. Il peut même transformer des documents en diapositives soignées.
Commencez par votre modèle PowerPoint, appliquez les styles Word pour la structure et ajoutez des images pertinentes pour l'intégration automatique. Utiliser Microsoft Designer pour assurer la cohérence visuelle de vos diapositives.
Revoyez et affinez toujours le travail de Copilot pour vous assurer qu'il correspond à vos objectifs et qu'il reflète votre expertise. Des instructions et un contexte clairs aident le système à produire un contenu adapté aux besoins de votre entreprise.
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Étape 3 : Connexion avec d'autres applications Microsoft
Gestion des courriels dans Outlook
Copilot simplifie la gestion des messages électroniques dans Outlook. Il utilise des modèles linguistiques avancés pour résumer les longs fils de discussion, vous donnant ainsi un aperçu rapide des points principaux sans avoir à lire chaque message en détail.
Lors de la rédaction d'e-mails, Copilot crée des messages professionnels sur la base de vos brèves indications, ce qui vous permet de gagner du temps tout en garantissant la qualité. Il fournit également un retour d'information sur vos projets, vous aidant à améliorer la clarté et à ajuster le ton si nécessaire.
Intégration de Word et PowerPoint
Copilot améliore la façon dont vous travaillez avec des documents dans Word et PowerPoint. Il améliore la clarté, corrige les problèmes de grammaire et assure une mise en forme cohérente. En outre, il peut transformer des documents Word en présentations PowerPoint, avec des thèmes, des notes d'orateur et des images pertinentes. .
Outils d'analyse de données Excel
Copilot améliore également la productivité dans Excel en rendant l'analyse des données plus rapide et plus facile. Il automatise des tâches telles que le nettoyage des données (suppression des doublons, normalisation des formats et traitement des valeurs manquantes), la création de tableaux croisés dynamiques, la génération de graphiques et même la mise en place de scénarios d'hypothèses. Des fonctions avancées telles que VLOOKUP et les prévisions sont également prises en charge, ce qui vous permet d'obtenir des informations de manière efficace.
En voici les principales caractéristiques :
-
Préparation des données
- Normalisation des formats
- Conversion des types de données
-
Analyse et visualisation
- Création de tableaux croisés dynamiques
- Réalisation d'analyses d'hypothèses
-
Fonctions avancées
- Réalisation d'une analyse statistique
- Construire des modèles de prévision
Par exemple, un responsable des ressources humaines qui passait des jours à compiler les indicateurs de performance des employés peut désormais accomplir cette tâche beaucoup plus rapidement, ce qui lui permet de consacrer plus de temps à la planification stratégique.
Ces outils montrent comment Copilot peut améliorer votre expérience à travers la suite Microsoft 365.
Conseils pour de meilleurs résultats avec Copilot
Rédiger des instructions claires
Pour tirer le meilleur parti de Copilot, il est essentiel de concevoir des messages-guides efficaces. Jennifer Marsman, ingénieure principale au bureau du directeur de la technologie de Microsoft, l'explique très bien :
"Savoir comment demander est la clé pour libérer le pouvoir et le potentiel de l'IA générative"."
Lorsque vous créez des messages-guides, incluez des détails tels que l'objectif, le contexte, la portée, le format de sortie et le ton. Par exemple, au lieu de dire "faites un document", essayez quelque chose comme :
"Veuillez rédiger un résumé de projet de deux pages sur la base des notes de la réunion de l'équipe de mars 2025, en vous concentrant sur les principaux résultats attendus et les actions à entreprendre."
Adapter les paramètres à vos besoins
La personnalisation des paramètres de Copilot peut aider l'outil à s'intégrer parfaitement dans votre flux de travail. Des applications telles que Microsoft Teams et Office offrent des options permettant d'ajuster les préférences telles que le ton de la réponse, le format de sortie et le niveau de détail. En définissant des configurations cohérentes au sein de votre organisation, Copilot s'aligne sur les normes et les processus de votre entreprise.
Résolution des problèmes courants
Voici quelques mesures pratiques pour résoudre les problèmes les plus courants rencontrés par les copilotes :
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Problèmes de connexion
Si Copilot ne répond plus, essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter. Cette simple étape permet souvent de résoudre les problèmes de connectivité. -
Améliorer les performances
Maintenez vos applications Microsoft 365 à jour. Le redémarrage de l'application ou de votre appareil peut également contribuer à résoudre des problèmes temporaires. Comme l'explique l'assistance Microsoft :"L'incitation [est] comme une conversation, en utilisant un langage simple mais clair et en fournissant un contexte comme vous le feriez avec un assistant"."
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Problèmes d'accès aux fichiers
Si Copilot ne peut pas accéder à certains fichiers, vérifiez que les documents sont stockés dans des emplacements accessibles et que vous disposez des autorisations nécessaires. Notez que l'application des mises à jour des paramètres d'accès peut prendre quelques minutes.
Conclusion : Faire travailler Copilot pour vous
Principaux enseignements
Microsoft 365 Copilot change la façon dont les équipes collaborent et gèrent les tâches quotidiennes au sein de l'écosystème Microsoft. Pour en tirer le meilleur parti, une configuration et une personnalisation appropriées sont essentielles. Les administrateurs informatiques jouent un rôle crucial en activant Copilot dans le centre d'administration de Microsoft 365 et en définissant les bonnes autorisations.
Voici trois domaines sur lesquels se concentrer :
- Vérification de l'abonnement: Assurez-vous que votre plan Microsoft 365 inclut Copilot.
- Configuration des autorisations: Coordonnez-vous avec votre équipe informatique pour confirmer les niveaux d'accès et les paramètres de sécurité.
- Configuration des fonctionnalités: Intégrez Copilot dans les applications Microsoft 365 pour stimuler la productivité.
Ces étapes jettent les bases d'une transition en douceur et d'une utilisation efficace de Copilot.
Étapes à suivre pour commencer
Vous pouvez commencer à bénéficier de Copilot dès aujourd'hui en suivant ces étapes pratiques :
- Assurez-vous que toutes les applications Microsoft 365 sont à jour. Utilisez l'option ‘Vérifier les mises à jour’ pour éviter les problèmes de compatibilité et débloquer les dernières fonctionnalités.
- Personnalisez votre espace de travail en créant des instructions claires pour des activités telles que.. :
- Résumer les réunions et rédiger les documents de suivi
- Création et mise en forme de documents
- Analyser des données dans Excel
- Rédiger des courriels et y répondre
Partagez ces instructions avec votre équipe pour vous assurer que tout le monde utilise Copilot de manière cohérente. Des directives bien documentées renforcent l'efficacité de Copilot et permettent de gagner du temps.
Enfin, mettez en place une routine de mise à jour régulière pour rester informé des nouvelles fonctionnalités et des améliorations. Microsoft met fréquemment Copilot à jour. En informant votre équipe des dernières fonctionnalités, vous vous assurez de toujours en tirer le meilleur parti. Mettez en œuvre ces mesures dès aujourd'hui pour exploiter tout le potentiel de Copilot.
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