5 façons d'améliorer l'expérience des employés à distance

Cela fait plus d'un an que la pandémie de COVID-19 s'est emparée du monde et a modifié nos habitudes quotidiennes, des courses à la salle de sport. Le travail et les études à distance sont devenus la nouvelle norme, et nous n'avons eu que très peu de temps pour nous y adapter. Chat Les discussions en ligne ont remplacé les discussions avec les collègues et les salles de réunion ont été remplacées par des salles de réunion virtuelles. réunions. Quel que soit le secteur d'activité, le passage au travail en ligne était un défi (et l'est toujours). Les chefs d'équipe, les responsables des ressources humaines et les services informatiques ont dû faire preuve de discernement et rendre la transition vers le travail à distance aussi facile que possible. En conséquence, l'expérience des employés à distance est devenue une préoccupation majeure.

Un an plus tard, il semble que la plupart des équipes aient établi les bases de l'expérience des employés à distance. Il est donc temps de l'améliorer. Travail à distance a certainement été popularisée (ou plutôt imposée) au cours de la conférence COVID-19, mais elle existait déjà avant la pandémie. En s'appuyant sur la sagesse des équipes à distance d'avant le COVID et sur les leçons tirées de l'année et demie écoulée, permettez-nous de partager avec vous cinq façons d'améliorer l'expérience des employés à distance. 

#1 Établir des lignes directrices claires en matière de communication

Il n'est plus possible de se présenter à votre bureau pour poser une question rapide et obtenir une réponse instantanée. Aujourd'hui, les membres de l'équipe peuvent entrer en contact les uns avec les autres par différents moyens : courriels, applications de messagerie instantanée, appels, textes, etc. Réception notifications L'utilisation de toutes ces plates-formes peut rapidement devenir une source de confusion. Par conséquent, si vous ne l'avez pas encore fait, veillez à concevoir et à mettre en œuvre des procédures claires de communication et d'échange d'informations. lignes directrices en matière de communication. Cela comprend 

• Le canal de communication principal (par exemple, courriel, Microsoft Teams, Slack, etc.).
• Les rôles de chaque canal de communication au cas où vous en utiliseriez plusieurs. Par exemple, ce qui est approprié pour les applications de messagerie instantanée et ce qui doit être réservé aux courriels.
• Heures principales pendant lesquelles tout le monde devrait être disponible (s'il y en a)
• Temps d'attente raisonnable (en d'autres termes, combien de temps pouvez-vous pas répondre). 

Dans le cadre de vos lignes directrices en matière de communication, vous pouvez également créer des chaînes de communication. Cela est particulièrement utile pour les nouveaux employés, qui doivent comprendre qui est responsable de quoi. En outre, le travail à distance pose de nouveaux défis aux anciens employés. Il est utile pour eux aussi d'avoir une chaîne de communication à portée de main au cas où ils rencontreraient des problèmes inédits. Cette chaîne doit indiquer qui contacter en cas de problème particulier. Elle doit également contenir les coordonnées de ces personnes/services, leurs horaires de travail et leur méthode de communication préférée. 

#2 Courriels et annonces en masse vs. réunions en ligne 

À un moment donné, tous ceux qui travaillaient à distance ont fait une “overdose de réunions en ligne”. En particulier dans les premiers mois de la pandémie, lorsque le travail à domicile était nouveau pour tout le monde, il semblait que tenir une réunion en ligne était le meilleur moyen de recréer un espace de travail physique. Et c'est ainsi que nous nous sommes retrouvés à passer d'une réunion à l'autre, toutes d'une durée déraisonnable. Cette tendance se poursuit et c'est l'un des principaux facteurs qui affectent négativement l'expérience des employés à distance. C'est pourquoi il est très important que les responsables sachent faire la part des choses entre les courriels de masse et les annonces, et les réunions en ligne. 

Les réunions en ligne prennent beaucoup d'heures de travail, alors quand vous en organisez une, assurez-vous qu'elle est vraiment nécessaire. Beaucoup de choses peuvent être communiquées par le biais d'un courriel de masse ou d'une annonce si vous utilisez une plateforme de travail virtuelle. Il y a quelque temps, un célèbre mème disait : “une réunion sans repas devrait être un courriel”. Appliquez la même logique aux réunions en ligne. Voici quelques questions qui vous aideront à déterminer si vous devez organiser une réunion en ligne ou envoyer un courriel :

• Quel est l'ordre du jour ?
• Sera-t-il interactif ou ferez-vous l'essentiel de la conversation ? 
• Vous attendez-vous à recevoir beaucoup de questions et de commentaires ? 

Comment organiser des réunions en ligne efficaces

Si vous décidez qu'une réunion est nécessaire, la prochaine chose à faire est de vous assurer que seules les personnes absolument nécessaires y participent. Il est également essentiel que la réunion ne dure pas plus d'une heure. La durée idéale des réunions virtuelles se situe entre 30 et 60 minutes. S'il n'y a pas de conversations confidentielles, vous pouvez également enregistrer vos réunions. La plupart des plateformes de conférence en ligne, comme Microsoft Teams, vous permettent d'enregistrer et de partager la réunion. Avec Microsoft Teams, vous pouvez également partager la transcription. Les personnes qui ont manqué la réunion peuvent facilement se rattraper grâce à ces ressources. 

Une autre bonne pratique pour les réunions en ligne consiste à leur consacrer un ou plusieurs jours spécifiques dans la semaine. Par exemple, vous pouvez commencer et terminer la semaine de travail par des réunions - pour la plupart des équipes, ce serait le lundi et le vendredi. 

#3 Tout centraliser dans une plateforme collaborative 

Travailler à distance signifie qu'il n'y a pas d'espace de travail physique. Mais à notre époque, vous pouvez créer un espace de travail numérique, qui rendra le travail de vos équipes beaucoup plus organisé. Dans votre quête pour améliorer l'expérience des employés à distance, votre prochaine étape sera de choisir un centre virtuel pour la collaboration entre les membres de l'équipe. Vous ne manquez certainement pas d'options, ce qui est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. La bonne nouvelle, c'est que vous trouverez celui qui convient le mieux à votre équipe. La mauvaise, c'est qu'il vous faudra faire des recherches. Nous souhaitons attirer votre attention sur Microsoft Teams et l'intégrer à votre liste de recherches. 

Microsoft Teams est une plateforme qui rassemble les membres de votre équipe et leur fournit les outils nécessaires pour collaborer efficacement. Le principal argument de vente de Microsoft Teams est qu'il s'agit d'une plateforme tout-en-un, où les utilisateurs peuvent discuter, organiser des réunions, partager des fichiers et bien plus encore. Le principe de Microsoft Teams est assez simple. Vous créez des équipes en fonction de votre structure organisationnelle (par exemple, département, projet, client, etc.). Au sein de chaque équipe, vous pouvez avoir des canaux dédiés à un domaine de travail ou à un sujet (par exemple, la planification, les finances, les rapports, etc.). 

Pourquoi Microsoft Teams est-il adapté au travail à distance ?

Il existe de nombreux les raisons pour lesquelles vous devriez envisager de rejoindre ou de migrer vers Microsoft Teams. En voici quelques-unes :

1. Espace de travail structuré en fonction de vos départements, projets ou même clients. 
2. Amélioration de la collaboration.
3. Des réunions plus souples et plus interactives.
4. Messagerie instantanée et communication en déplacement.
5. Version mobile conviviale et sécurisée. 
6. Sécurité et conformité.
7. Stockage de fichiers.
8. Suite bureautique et intégration d'applications tierces.

Pour développer le dernier point, outre ses outils et applications natifs, vous pouvez intégrer Microsoft Teams à de nombreux outils tiers tels que Trello, e-Sign, YouTube, Kahoot, Adobe Acrobat, etc. L'une de ces applications est SalesTim, qui permet de créer des modèles pour les équipes, de sorte que vous n'ayez pas à les créer manuellement.

#4 Investir du temps et des ressources dans une formation initiale et continue appropriée

À moins que vous ne soyez en période de gel des embauches, le travail continue et de nouveaux membres viendront s'ajouter à votre équipe. Pour que l'expérience de vos nouveaux employés à distance soit aussi positive que possible, procédez à une bonne intégration. 

L'intégration dans le contexte du travail à distance peut s'avérer difficile. Les nouveaux embauchés n'ont pas l'occasion de faire connaissance avec tous les membres de leur équipe et au-delà. Il leur est également plus difficile de comprendre leur rôle et leurs responsabilités. Pour que l'expérience des employés à distance démarre sur une note positive, vous devez donc investir du temps et de l'énergie dans l'organisation d'un accueil adéquat. 

La façon la plus simple de le faire est de créer un plan d'intégration qui décrit les étapes par lesquelles les nouveaux employés doivent passer. Ce plan devrait idéalement inclure un calendrier de toutes les réunions, leur ordre du jour, des liens et une liste des personnes qui se joindront à elles. Vous pouvez partager ce plan avec les documents, les guides et les liens pertinents, afin que les nouveaux arrivants sachent à quoi s'attendre au cours des semaines suivantes. 

Si vous utilisez Microsoft Teams, vous pouvez dédier un canal distinct à l'intégration de cette équipe, de ce projet ou de ce service. 

Vous pouvez en savoir plus sur l'intégration des nouveaux employés avec Microsoft Teams ici.

Formation continue pour une expérience positive des employés à distance

L'expérience des employés à distance est également améliorée lorsque vous proposez une formation continue. Qu'il s'agisse d'un nouvel outil que vous introduisez ou d'une nouvelle application que vous intégrez dans votre flux de travail, veillez à ce que vos employés reçoivent une formation adéquate. La formation continue n'est pas seulement une nouveauté, elle peut aussi prendre la forme d'un dépannage ou d'une réunion de questions-réponses. 

#5 Synchronisation à l'échelle de l'entreprise et réunions tous azimuts

L'un des inconvénients du travail à distance est que les employés se sentent souvent détachés de l'organisation. L'essentiel de leur travail et de leurs interactions se limite souvent à leurs supérieurs hiérarchiques et aux membres de leur équipe. Par conséquent, la plupart des employés n'ont que peu (ou pas) de communication avec le reste de l'entreprise. C'est pourquoi il est essentiel d'organiser des réunions de synchronisation à l'échelle de l'entreprise et des réunions de travail. 

Synchronisations ou également appelées "huddles", "check-ins" ou "stand-ups", sont des réunions courtes (15 minutes ou moins) au cours desquelles les membres de l'équipe échangent des informations rapides. Certaines équipes les organisent quotidiennement, tandis que d'autres procèdent à des synchronisations hebdomadaires un peu plus longues. En fonction de la taille de votre équipe, vous pouvez opter pour des réunions à l'échelle de l'entreprise ou les diviser en cohortes. 

Un autre excellent moyen de rassembler les équipes est de mettre en place un programme d'éducation et de formation à la citoyenneté. réunion générale, Il s'agit d'une réunion à l'échelle de l'entreprise au cours de laquelle tous les employés rencontrent l'équipe de direction. Ces réunions sont souvent l'occasion de discuter des succès, des échecs et/ou des défis auxquels l'entreprise est confrontée.

Pour ces événements d'entreprise, vous pouvez utiliser Événements en direct Microsoft Teams, qui permet aux organisations de diffuser des vidéos et du contenu de réunions à de vastes audiences en ligne. Il s'agit d'une option particulièrement intéressante pour les communications de type "one-to-many", où une ou quelques personnes dirigent les interactions. Par exemple, une présentation de votre dernier investissement ou le partage d'une nouvelle fonctionnalité que vous avez introduite dans le logiciel que votre entreprise est en train de développer. 

Travailler à distance n'est certes pas sorcier, mais il faut du temps pour que les équipes s'y habituent et trouvent leur rythme de croisière. Nous espérons que l'intégration de ces cinq conseils dans votre travail améliorera encore l'expérience des employés à distance.