8 conseils pour une gestion efficace des tâches

Votre liste de tâches apparemment interminable vous rend-elle fou ? Une longue liste de choses à faire peut être une source de distraction, de découragement et de stress. Le résultat final ? Une baisse de la productivité et un faible rendement, deux facteurs qui nuisent aux bénéfices. Améliorez-la dès aujourd'hui grâce à des conseils éprouvés pour une gestion efficace des tâches.

À ce stade, la clé de la réussite d'un projet réside uniquement dans la gestion efficace de toutes les tâches qui y sont liées. Un gestionnaire de projet peut y parvenir en utilisant les bons outils et les bonnes astuces.

Cet article de blog passe en revue huit méthodes éprouvées pour une gestion plus efficace des tâches.

8 façons de gérer efficacement les tâches

Une étude a montré que les travailleurs qui estiment ne pas disposer de suffisamment de temps pour s'acquitter de leurs responsabilités quotidiennes éprouvent une 68% baisse de productivité due à la surcharge de travail. Il est donc essentiel d'acquérir des compétences en matière de gestion des tâches pour maintenir la productivité de votre équipe.

Voici huit conseils pratiques de gestion des tâches pour aider les membres de votre équipe à être plus productifs.

1. Mettre en œuvre le concept "Getting Things Done" (GTD) 

Expert en productivité David Allen a développé la Faire avancer les choses (GTD). Elle s'adresse aux personnes qui ont beaucoup à faire mais qui veulent en faire plus en moins de temps.

Disposer d'un système de stockage fiable pour l'ensemble de ses tâches permet d'évacuer le stress lié à la nécessité de se souvenir de tout. David Allen affirme que l'objectif du cerveau n'est pas de stocker des informations, mais plutôt de générer des idées.

Si vous ne notez pas les choses là où elles doivent l'être (sur un calendrier, un système de gestion des tâches, une liste de choses à faire, etc.), vous risquez de ressentir une certaine tension lorsque vous vous efforcerez de vous souvenir de tout et que vous vous inquiéterez de ce que vous auriez pu oublier.

Il ne s'agit pas d'une recette pour travailler sans stress. La méthode GTD est conçue pour vous aider à gérer les nombreuses demandes de votre temps et de votre attention plutôt que de vous submerger avec un arriéré ingérable de tâches inachevées.

Le cœur du processus GTD se compose des cinq étapes suivantes :

Capture

La première étape pour faire avancer les choses consiste à enregistrer tout ce qui requiert votre attention et à le placer dans une boîte de réception jusqu'à ce que vous ayez le temps ou l'occasion de le traiter.

Clarifier

Lorsque vous avez toutes vos données en un seul endroit, vous pouvez les traiter et décider de ce qu'il convient d'en faire. Nettoyez régulièrement les entrées pour éviter les retards et la démotivation.

Organiser

Lorsque vous identifiez la catégorie d'entrée dans votre boîte de réception, placez-la au bon endroit. Par exemple, ajoutez-la à votre outil de travail. Si l'information n'est pas exploitable, mais que vous pourriez en avoir besoin plus tard, conservez-la dans un endroit où vous pourrez la retrouver plus tard. Les événements sensibles au facteur temps, tels que les réunions et les rendez-vous, doivent être planifiés en conséquence.

Révision régulière

Vous devez régulièrement évaluer votre production et apporter des changements pour maximiser l'efficacité. Si vous voulez que les choses se passent bien, vous devez désencombrer votre réflexion, mettre à jour vos listes et ajouter tout nouvel intrant non traité.

S'engager

Vous êtes maintenant prêt à accomplir vos tâches. Vous savez que vous concentrez vos efforts là où ils donneront les meilleurs résultats. Le respect des quatre premières étapes peut vous aider à vous sentir organisé et maître de votre journée.

2. Diviser les grands projets en tâches gérables

Souvent, des tâches simples deviennent complexes parce qu'elles ont été regroupées en plusieurs petits projets ou flux de travail. Le danger dans cette situation est que la complexité nous incite à retarder le passage à l'action, ce qui bloque les progrès. Peut-être que le projet semble difficile et que vous ne savez pas par où commencer. Par conséquent, vous retardez le démarrage du projet.

Si vous voulez éviter cet écueil, décomposez votre projet ou votre flux de travail en tranches de travail gérables. Lorsque vous attribuerez ces tâches à votre équipe dans un logiciel de gestion de projet, celle-ci pourra se référer à cette décomposition et comprendre plus efficacement son rôle dans le projet. Travaillez sur chaque tâche, une à la fois, jusqu'à ce que le projet soit terminé.

Avec nBold, Avec Microsoft Teams, vous pouvez concevoir des modèles de collaboration de projet personnalisés pour couvrir vos cas d'utilisation. Créez une liste d'actions à entreprendre pour les tâches récurrentes et assignez-les aux membres de votre équipe. Lorsqu'un nouveau projet est lancé, tous les membres de votre équipe connaissent leurs responsabilités individuelles et l'état d'avancement général du projet.

3. Employer Kanban

Les tableaux Kanban constituent la méthode la plus efficace pour organiser les processus de travail et les projets. En utilisant un tableau Kanban, vous et votre équipe pouvez voir où vous en êtes dans l'accomplissement d'une tâche spécifique ou d'une phase du projet. De nombreux chefs d'entreprise estiment que l'utilisation de Kanban pour organiser leurs responsabilités est la méthode la plus pratique pour gérer leur charge de travail.

La représentation visuelle du Kanban répond à toutes les questions essentielles, telles que “quelles sont les tâches en cours” et “quelles sont les prochaines activités à réaliser”. Ce n'est qu'une des nombreuses raisons pour lesquelles sa mise en œuvre est essentielle pour améliorer la façon dont votre équipe gère son travail.

Si vous utilisez Microsoft 365 dans votre organisation, vous pouvez tout aussi bien utiliser Planificateur pour organiser vos tâches. Planner est un outil facile à utiliser et efficace qui utilise le concept du tableau Kanban pour gérer les tâches.

4. Restez fidèle à votre équipe

Ce n'est pas parce que vous avez délégué et planifié le travail que vos responsabilités sont terminées. Quel que soit le niveau de compétence des membres de votre équipe, ils auront toujours besoin de vos directives pour que les choses soient faites efficacement et dans les délais. Les employés qui pensent que vous vous désintéressez du processus sont moins susceptibles de s'engager à faire leur travail au mieux de leurs capacités.

Selon la recherche, un tiers de tous les projets ayant échoué auraient pu être évités si les cadres supérieurs avaient été davantage impliqués dans la prise de décisions critiques concernant le projet.

Ce n'est pas une excuse pour devenir un maniaque du contrôle et microgérer tout et tout le monde. Vous devez uniquement être disponible pour votre personnel à tout moment et lui inspirer la confiance que vous l'aiderez à surmonter les difficultés qu'il pourrait rencontrer.

Suivre l'évolution de la tâche à intervalles réguliers et proposer des suggestions pour l'améliorer. Aidez l'équipe à résoudre les problèmes urgents, proposez des solutions perspicaces et veillez à ce que tout le monde respecte les délais impartis.

5. Utiliser les outils d'automatisation

L'automatisation des tâches routinières est une méthode efficace pour libérer du temps et des ressources. Une étude a montré que la plupart des emplois aux États-Unis comportent au moins une partie de tâches routinières. 30% de tâches routinières qui peuvent être automatisées. Il s'agit d'une occasion unique de récupérer les heures hebdomadaires consacrées à des activités qui pourraient être automatisées.

Les tâches relevant des groupes "déléguer" ou "décider" de la matrice d'Eisenhower peuvent être automatisées. Les tâches répétitives et fréquentes se prêtent le mieux à l'automatisation. En théorie, l'automatisation des processus robotiques fonctionne mieux avec des tâches clairement définies qui utilisent des structures de données cohérentes (RPA). L'automatisation des processus d'entreprise convient mieux aux activités et aux flux de travail compliqués (BPA).

6. Planifier les tâches

La planification des tâches est une excellente technique de gestion du temps qui aide les équipes à se concentrer sur leur travail plutôt que de se laisser distraire par ce qui doit être fait ailleurs.

Établissez un calendrier et fixez des heures de début et de fin. Lorsque nous fixons une date limite pour une tâche, nous sommes plus enclins à tenir compte du temps et de l'argent qu'il faudra pour la mener à bien.

Prendre un approche agile est une excellente option. Établissez un carnet de commandes et attribuez-le à un sprint spécifique. Les estimations de temps pour les activités individuelles peuvent également être calculées avec plus de précision.

7. Partager l'information et déléguer les tâches

La raison la plus fréquente de l'échec d'un projet est la défaillance de la communication, qui est à l'origine de 57% du temps. Le fait de rester en contact permanent les uns avec les autres et d'évaluer chaque jour les progrès accomplis peut permettre de détecter les problèmes dès les premiers stades. Maintenez une communication continue avec les membres de votre équipe en prenant de leurs nouvelles tous les jours.

La délégation est une autre méthode efficace pour gérer les tâches, mais seulement si vous savez à qui les confier et comment le faire. Une délégation appropriée peut améliorer le travail d'équipe et alléger le fardeau des membres individuels. Faites de votre mieux pour communiquer vos objectifs et vos attentes et soyez là pour donner un coup de main si nécessaire.

Lorsque vous êtes prêt à mettre en œuvre une ou plusieurs stratégies, réunissez votre équipe et informez-la du plan global. En outre, il est préférable de se rappeler que des essais et des erreurs sont parfois nécessaires pour trouver la meilleure approche.

8. Planifiez toujours vos tâches à l'avance

Avant de commencer un projet, vous devez rassembler les données et les informations nécessaires. Vous vous investirez davantage dans les tâches et gagnerez du temps dans la recherche d'informations pertinentes si vous disposez à l'avance de tout ce dont vous avez besoin.

nBold est un outil efficace pour améliorer la productivité dans les domaines suivants gestion de projet. Il permet la création de modèles dans les équipes qui incluent des outils de gestion des tâches pré-intégrés (tels que d'autres solutions tierces). Cela permet aux équipes de construire rapidement et facilement une équipe avec toutes les tâches nécessaires lorsqu'elles démarrent un nouveau projet. Il n'est pas nécessaire de faire marche arrière et de savoir par où commencer, car tout le monde sait déjà ce qu'il faut faire.

En conclusion

Si vous mettez en pratique toutes ces suggestions, vous deviendrez bientôt un expert dans la gestion de votre temps et de vos tâches. Ces stratégies peuvent vous aider à relever les défis de la gestion des tâches, et vous serez surpris par la différence qu'elles font dans vos tâches quotidiennes. Mais il vous faudra du temps et des efforts pour les apprendre et les maîtriser.