Comment convaincre les utilisateurs d'utiliser Microsoft Teams au lieu du courrier électronique ?

C'est probablement l'une des questions les plus fréquemment posées par nos clients. Vous avez peut-être déployé Microsoft Teams, montré à tous les membres de l'organisation comment l'utiliser, organisé des sessions de formation, mais tout le monde s'en tient toujours au courrier électronique. Alors, comment convaincre les utilisateurs d'utiliser Teams à la place ?

Et il ne s'agit pas d'essayer d'éradiquer complètement le courrier électronique - cela n'arrivera tout simplement pas. Cependant, il existe un moyen de montrer la valeur réelle de Teams pour la communication interne. Dans cet article de blog, nous expliquons comment aborder le défi Microsoft Teams vs. e-mail.

Passer du courrier électronique à Microsoft Teams

Il est probable que vous ayez déjà compris que vous ne pouvez pas simplement dire aux gens que Teams est plus efficace que le courrier électronique et vous attendre à ce qu'ils soient d'accord. Si toute la communication et la collaboration internes se font par courrier électronique, les gens ne verront pas l'intérêt de passer à autre chose. Voici donc la première étape pour changer cela.

Définissez les processus clés pour lesquels vous souhaitez passer du courrier électronique à Microsoft Teams.

Vous pouvez réunir la direction de votre entreprise et décider de ce qui doit être communiqué par le biais des équipes.

Tout d'abord, définissez scénarios puis de développer des cas d'utilisation. Le scénario peut être gestion de projet et les cas d'utilisation sont tous les aspects que la gestion de projet inclut. Par exemple, il peut s'agir de travailler sur la planification du projet, de programmer des réunions, de discuter du budget et des étapes, de préparer des propositions, etc.

Une fois que vous aurez défini les domaines de votre entreprise qui relèvent pleinement de Microsoft Teams, il sera plus facile d'aller de l'avant. Et il ne s'agit pas seulement d'arrêter d'utiliser les courriels et de passer à Teams chat. Il s'agit plutôt d'un passage progressif à une collaboration totale dans Teams. Cela inclut également la communication sur les mises à jour clés avec l'ensemble de l'entreprise (aka le travail en plein air) par le biais de messages sur les canaux, en travaillant sur des tâches, en stockant et en partageant de la documentation dans Teams, en envoyant des messages sur les sites web de l'entreprise. demandes d'approbation, remue-méninges, etc.

Lorsque vos employés verront que tout se fait dans un seul espace, ils seront plus enclins à s'y tenir.

Commencer par le haut

Vous pouvez supplier vos utilisateurs d'utiliser Microsoft Teams, mais si les cadres et la direction communiquent avec le personnel par courrier électronique, vous n'irez nulle part.

Le passage à la collaboration en équipe doit être encouragé par les personnes qui donnent l'exemple à tous les autres employés.

Imaginez ce scénario. Vous êtes chef de projet et vous téléchargez tous les documents clés sur lesquels les membres de votre équipe doivent collaborer dans un site SharePoint ou directement dans l'un des canaux de leur équipe dans Teams. Ensuite, vous démarrez un fil de conversation dans un canal, ajoutez des liens vers ces documents et fichiers, @mentionnez les bonnes personnes et laissez des commentaires leur demandant de préparer, par exemple, un plan de projet.

Ils n'auront rien d'autre à faire que d'ouvrir ce fichier directement via Teams et de commencer à travailler dessus. Ensuite, ils pourront même faire savoir à tout le monde qu'ils ont terminé leur travail en donnant un "j'aime" à l'article ou en laissant un commentaire. Il ne sera plus nécessaire d'envoyer un courriel avec une version mise à jour puisque toutes les modifications sont automatiquement enregistrées et facilement suivies.

Vous obtiendrez ainsi des résultats beaucoup plus rapides que si vous demandiez aux employés de faire le premier pas. Si les employés ont l'habitude d'envoyer des courriers électroniques pendant des années, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'ils changent leurs habitudes du jour au lendemain. Mais si vous établissez le format qu'ils doivent suivre pour répondre aux vous spécifiquement en tant que gestionnaire, c'est ce qu'ils feront.

Afficher les avantages de Microsoft Teams

Certes, l'utilisation de Microsoft Teams présente de nombreux avantages par rapport au courrier électronique et vous devez absolument les communiquer à votre personnel. Néanmoins, nous le placerions en deuxième position. La raison en est simple : les gens ne vous écouteront pas si vous leur dites simplement que Teams est la meilleure chose qui soit. Ils doivent au moins accepter et être curieux de changer leurs habitudes. Et il est plus facile de le faire en suivant d'abord les étapes mentionnées ci-dessus.

Nous avons préparé une série d'articles sur la stratégie d'adoption de Microsoft Teams et la gestion du changement que vous pouvez consulter. ici.

Passons maintenant aux avantages d'Équipes, dont voici les plus importants à nos yeux.

Fini les fils d'e-mails interminables

Le courrier électronique peut rapidement devenir incontrôlable. Le sujet initial peut être perdu dans les deux premiers courriels, puis la conversation peut prendre une tournure complètement différente et difficile à suivre. Ajoutez quelques destinataires supplémentaires, mettez toute votre équipe en copie conforme et voilà que la boîte de réception de chacun est pleine et désordonnée.

Avec Microsoft Teams, il est beaucoup plus facile de rester concentré, surtout si vous avez des conversations dans des canaux, car vous pouvez créer des messages avec des titres. Vous pouvez facilement revenir à la bonne conversation en lisant le titre et en ouvrant le fil de discussion. Oui, les conversations peuvent aussi être longues. Mais vous pouvez facilement les parcourir et comprendre le contexte.

Messages structurés

Si vous suivez meilleures pratiques pour les canaux, toute votre communication devient très bien structurée, ce qui est difficile à réaliser par le biais du courrier électronique. Normalement, vous avez au moins plusieurs canaux au sein d'une équipe qui représentent les sujets de collaboration de cette équipe. Ainsi, vous saurez toujours où partager une mise à jour ou où chercher une conversation spécifique.

Il est vrai que vous pouvez séparer vos courriels en différents dossiers, mais peu de gens le font en réalité. Et dans Teams, cela se fait de manière plus naturelle. Vous n'avez pas à perdre votre temps à parcourir l'ensemble de votre boîte aux lettres et à ‘recycler’ les courriels. Dans les conversations Teams, vous choisissez le ‘dossier’, c'est-à-dire le canal, au moment où vous décidez de commencer un fil de discussion sur un sujet spécifique.

Recherche facile

Il est également beaucoup plus facile de rechercher le bon message dans Microsoft Teams que dans le courrier électronique. Vous pouvez filtrer les conversations en fonction de l'équipe et du canal où elles ont été publiées, de la personne qui les a publiées, de la plage de dates, de la mention ou non de votre nom et de la présence ou non d'une pièce jointe. La recherche de fichiers est également très simple et directe.

Une fois que vous avez trouvé le bon message, vous pouvez rapidement parcourir l'ensemble du fil de discussion et vous familiariser avec le contexte. Ceci est particulièrement important pour les nouveaux membres de l'équipe. Une fois membre, il aura accès à toutes les conversations précédentes. - ce qui n'est pas possible avec les courriels. De cette façon, toutes les conversations sont documentées et facilement accessibles à tous.

Pas de partage de fichiers dans les deux sens

Les membres de votre équipe s'envoient-ils encore les mêmes fichiers avec ‘-V1’, ‘-V2’, ‘-V100’ dans le titre en essayant de garder une trace de toutes les versions ? Ils détestent certainement cela autant que vous et si on leur propose une solution pour travailler simultanément sur le même fichier, je parie qu'ils l'accepteront volontiers.

Il est fastidieux et très inefficace d'attendre que tout le monde ait ajouté ses commentaires et ajustements, puis d'envoyer la version finale qui sera également révisée par la suite. Vous risquez de vous retrouver avec une douzaine de versions du même document et de perdre facilement ‘la bonne’.

Lorsque vous partagez un document dans Teams au moyen d'un lien, tout le monde peut travailler dessus en même temps. Il n'est pas nécessaire de créer des doublons : toutes les modifications sont appliquées automatiquement. Vous pouvez lire les commentaires de chacun et co-éditer les fichiers en même temps.

Et cela devrait probablement être votre point numéro 1 - la coécriture de fichiers change vraiment la donne.

Messages ciblés

Un autre avantage de l'utilisation de Microsoft Teams au lieu du courrier électronique est la possibilité de diffuser facilement des messages à différents groupes de personnes. Par exemple, vous pouvez utiliser étiquettes, ou mentionner l'ensemble de la chaîne.

Vous pouvez également ajouter plusieurs destinataires à un courriel. Cependant, il y a toujours un risque d'oublier quelqu'un. Avec les balises, vous savez exactement qui vous ciblez : il peut s'agir des membres d'une équipe spécifique, de la direction, des personnes ayant un certain titre de poste, etc.

De plus, s'il est publié dans un canal standard, le message sera visible par tous les membres de l'équipe. Ils ne recevront peut-être pas de notification si vous ne les mentionnez pas, mais ils pourront accéder librement à cette conversation si nécessaire.

Ainsi, votre boîte de réception n'est pas submergée par d'innombrables courriels. En même temps, vous pouvez accéder à toutes les informations lorsque vous en avez besoin, en vous rendant simplement sur le bon canal.

Tout en un seul endroit

Passer du courrier électronique à Microsoft Teams n'est que la partie émergée de l'iceberg. Une fois que vous en aurez fait votre principale plateforme de collaboration, il sera naturel pour tous les employés de partager leurs mises à jour publiquement dans un canal.

Lorsque toute votre documentation est stockée dans Teams, d'où vous pouvez collaborer avec vos collègues, lorsque vous ouvrez des onglets Teams pour accéder à vos tâches, directives et outils internes, que vous suivez les progrès de votre équipe et que vous effectuez littéralement tout votre travail par l'intermédiaire de Microsoft Teams, celle-ci commence à être une application que vous ouvrez en premier lieu lorsque vous allumez votre ordinateur.

En fin de compte, il est tellement pratique pour les gens d'avoir tous les outils dont ils ont besoin au même endroit. C'est à ce moment-là que l'habitude d'utiliser Teams au lieu du courrier électronique commencera à se développer.

Quand il est plus judicieux d'utiliser le courrier électronique plutôt que Microsoft Teams

Bien entendu, le courrier électronique reste un canal de communication important et n'est pas appelé à disparaître. S'il est préférable de communiquer en interne via Teams, il est plus pratique d'utiliser le courrier électronique pour communiquer avec des parties externes.

Il est vrai que vous pouvez inviter des utilisateurs dans vos équipes et y avoir des conversations. Mais cela n'a de sens que si vous collaborez avec eux. Par exemple, si vous devez constamment rester en contact avec vos sous-traitants, fournisseurs ou clients dans le cadre d'un projet sur lequel vous travaillez ensemble.

Cependant, une fois qu'il est terminé, ou si l'intensité de votre collaboration avec les externes est assez faible, le courrier électronique fera l'affaire.

Vous pouvez également vous en tenir au courrier électronique si vous souhaitez transférer un message à une personne spécifique ou à deux personnes de votre équipe. Vous pouvez également le publier dans un canal (chaque canal a sa propre adresse électronique), mais cela signifie toujours que vous l'enverrez par courrier électronique. De plus, si vous n'avez besoin de le transférer qu'à quelques personnes, il n'est pas nécessaire d'en informer toute l'équipe.

Voilà, c'est fait. En suivant ces étapes et en montrant les avantages de Teams, vous parviendrez à convaincre vos utilisateurs d'utiliser Teams plutôt que le courrier électronique. Cela prendra du temps, mais si vous définissez clairement ce que vous voulez atteindre et que vous incitez la direction à faire le premier pas, vous verrez les choses bouger plus vite que vous ne le pensez. Nous vous souhaitons bonne chance !