Outils d'IA en Microsoft Teams gagner du temps et simplifier le travail. Les employés consacrent 57% de leur temps à des réunions, des courriels et des chats, ce qui ne leur laisse que 43% pour se concentrer sur des tâches précises. Des fonctions alimentées par l'IA telles que Microsoft Copilot, introduites en 2024, contribuent à réduire cette charge de travail en automatisant les tâches répétitives et en améliorant la productivité. Les principaux points forts sont les suivants :
- Outils de réunion: Résumés en temps réel, actions à entreprendre et isolation de la voix.
- Gestion des tâches: Copilot crée des listes de tâches personnalisées et organise les responsabilités de l'équipe.
- Traduction en direct: Prise en charge de 9 langues pour une collaboration sans faille.
- Connecteur Power Automate: Les flux de travail sans code automatisent les tâches telles que les approbations de documents et les mises à jour de projets.
- Recherche d'IA: Des outils de recherche avancés facilitent et accélèrent la recherche d'informations.
Ces outils aident les professionnels à se concentrer sur le travail stratégique, en réduisant les tâches inutiles et en augmentant l'efficacité. Par exemple, les utilisateurs de Copilot économisent en moyenne 10 heures par mois et réduisent de 64% le temps passé à envoyer des courriels.
| Fonctionnalité | Bénéfice |
|---|---|
| Résumés des réunions | Des actions et des décisions claires |
| Automatisation des tâches | Gain de temps pour les tâches répétitives |
| Recherche alimentée par l'IA | Recherche rapide de fichiers et de messages |
| Traduction en direct | Simplifier la collaboration multilingue |
| Analyse de l'utilisation | Suivre et améliorer les performances de l'équipe |
Les outils d'IA de Microsoft Teams transforment les lieux de travail en réduisant l'encombrement numérique et en aidant les équipes à se concentrer sur le travail utile.
Comment utiliser Microsoft Copilot dans Outlook et Teams : Améliorer vos communications
Outils d'IA en Microsoft Teams
Microsoft Teams inclut désormais des fonctions d'IA conçues pour réduire l'encombrement numérique et simplifier les tâches grâce à une automatisation intelligente.
Les bases de Microsoft 365 Copilot
Copilot examine les messages des 30 derniers jours pour fournir une aide pertinente et contextuelle. Pour obtenir les meilleurs résultats, soyez précis dans vos demandes :
| Type d'invite | Exemple | Résultat |
|---|---|---|
| Axé sur les tâches | "Récapituler la réunion de collecte de fonds et créer un tableau de l'ordre du jour avec les points d'action et les propriétaires." | Un résumé structuré de la réunion avec les tâches assignées |
| Personnel | "Quelles sont les suites à donner en priorité aux discussions d'aujourd'hui ?" | Une liste de tâches personnalisée |
| Esprit d'équipe | "Créer un tableau montrant les engagements de chaque membre de l'équipe dans le cadre de ce fil de discussion." | Une vue d'ensemble claire des responsabilités de l'équipe |
Au-delà de la gestion des tâches, Copilot permet également d'organiser les messages en classant les plus importants par ordre de priorité.
Gestion de la priorité des messages
La gestion du temps est un défi courant - 64% des personnes déclarent avoir des difficultés à cet égard, et 70% se disent intéressées par l'utilisation de l'IA pour alléger leur charge de travail.
"Rédiger de bons messages-guides est la clé d'une meilleure interaction avec Microsoft Copilot dans Teams. Tout comme pour parler à un collègue, une communication claire et certaines techniques peuvent vous aider à obtenir de meilleurs résultats avec certaines invites qu'avec d'autres." - Luca_Valadares, Microsoft
L'IA ne s'arrête pas là. Ses outils de réunion améliorent la communication et la collaboration.
Outils d'organisation de réunions
L'IA de Microsoft Teams fournit des résumés en temps réel, des briefings pour rattraper les discussions manquées et des récapitulatifs détaillés des appels qui incluent l'attribution de l'orateur. Les principales fonctionnalités sont les suivantes :
- Isolation de la voix pour un son plus clair pendant les appels
- Agent interprète pour une traduction en temps réel dans neuf langues, garantissant une qualité vocale naturelle pour des conversations plus fluides
"Avec notre nouveau copilote pour le travail, nous donnons aux gens plus d'autonomie et rendons la technologie plus accessible par le biais de l'interface la plus universelle - le langage naturel." - Satya Nadella, président-directeur général, Microsoft
L'assistant IA assure également le suivi des réunions, en identifiant automatiquement les décisions clés et les actions à entreprendre, sans prise de notes manuelle. Les participants peuvent ainsi se concentrer sur la discussion elle-même plutôt que de se préoccuper de la documentation. Ensemble, ces outils permettent aux professionnels de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Automatisation des tâches avec Connecteur Power Automate
Power Automate simplifie les tâches répétitives dans Microsoft Teams en offrant des solutions sans code, complétant les fonctions d'IA de Teams conçues pour minimiser la charge de travail.
Création de flux de travail de base
Avec Power Automate, la création de flux de travail dans Teams est simple. L'application Workflows fournit des modèles prêts à l'emploi pour les tâches courantes, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts.
Voici quelques exemples de flux de travail qui peuvent contribuer à rationaliser les opérations quotidiennes :
| Type de flux de travail | Déclencheur | Action |
|---|---|---|
| Approbation des documents | Nouveau fichier dans SharePoint | Envoi d'une demande d'approbation dans Teams |
| Mise à jour des projets | Nouvelle étape du projet | Publie un message sur le canal |
| Tickets de soutien | Soumission du formulaire | Création d'un ticket et notification à l'équipe |
| Rapports quotidiens | Déclencheur programmé | Génère un résumé de l'état d'avancement |
"Power Automate vous permet de rationaliser les flux de travail et les flux d'informations entre vos services Microsoft et les solutions tierces. Il agit comme un assistant personnel, s'attaquant rapidement aux tâches banales afin que votre équipe ait plus de temps pour se concentrer sur les objectifs stratégiques de l'entreprise." - Core BTS
Ensuite, nous verrons comment la connexion de Teams à d'autres applications peut optimiser votre flux de travail.
Connecter les équipes à d'autres applications
Power Automate intègre Teams avec plus de 200 services d'entreprise. Par exemple, lorsqu'un nouveau projet est ajouté à une liste SharePoint, Power Automate peut.. :
- Création automatique d'un canal dédié aux équipes
- Ajouter les membres de l'équipe appropriés
- Mettre en place les onglets nécessaires
- Envoyer un message de bienvenue avec les détails du projet
Cette intégration réduit les étapes manuelles, minimise les changements de contexte et garantit un environnement de travail plus fluide.
Une fois les intégrations en place, la sécurisation et le contrôle des flux de travail sont la clé de l'efficacité à long terme.
Lignes directrices pour la configuration du flux de travail
Pour tirer le meilleur parti de Power Automate, suivez les étapes suivantes :
-
Commencer par les modèles
Utilisez les modèles prédéfinis disponibles dans la boutique Microsoft Teams. Ces modèles offrent un point de départ fiable et intègrent les meilleures pratiques. -
Configurer les droits d'accès
Veillez à ce que l'authentification et les autorisations soient correctes lorsque vous liez plusieurs services. Vérifiez que l'application Workflows est activée dans le centre d'administration Microsoft Teams. -
Test et suivi
Les flux de travail créés dans l'application sont stockés dans l'environnement par défaut de votre organisation, ce qui facilite leur gestion et leur suivi de manière centralisée.
Envisagez d'automatiser les tâches qui ont le plus d'impact, par exemple :
- L'intégration de nouveaux projets
- Acheminement des pistes de vente à partir des conversations Teams
- Gestion des tickets d'assistance
- Traitement des approbations de documents
- Produire des rapports d'avancement quotidiens
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Outils de communication d'équipe
Microsoft Teams utilise l'IA pour simplifier la gestion des messages et des fichiers. Des études montrent que 62% des personnes passent trop de temps à rechercher des informations. Voici comment la recherche avancée, une meilleure organisation des documents et des outils de réunion automatisés peuvent s'intégrer parfaitement à votre routine de travail.
Recherche et recherche de fichiers
La recherche alimentée par l'IA de Teams va au-delà de la simple correspondance de mots clés en utilisant le traitement du langage naturel pour comprendre le contexte et l'intention. Cela signifie que vous pouvez effectuer des recherches en utilisant des phrases conversationnelles plutôt que des termes exacts. Dashworks AI s'intègre à Teams pour permettre des recherches plus intelligentes dans les chats, les canaux, les fichiers et les notes de réunion.
"Dashworks AI transforme la façon dont vous interagissez avec le contenu de Microsoft Teams. En offrant des capacités de recherche intelligentes et contextuelles, il répond aux frustrations courantes liées à la surcharge d'informations et aux recherches fastidieuses." - Dashworks AI
Les résultats de la recherche comprennent des détails utiles tels que le nom des auteurs, l'horodatage et les liens pertinents, tandis que les recherches en temps réel vous permettent d'accéder en permanence aux informations les plus récentes.
Gestion des documents
Les outils de traitement intelligent des documents (IDP) de Microsoft simplifient la gestion du contenu grâce à l'automatisation de l'IA. En fonction des besoins de votre équipe, ces options se distinguent :
| Solution | Meilleur pour | Caractéristiques principales |
|---|---|---|
| Microsoft Syntex | Utilisateurs professionnels | Extraction de connaissances à partir de documents Microsoft 365 |
| AI Builder avec Power Automate | Développeurs citoyens | Traitement complet des documents avec validation humaine |
| Reconnaissance de formulaires Azure | Développeurs professionnels | Solutions personnalisables dans le nuage et sur site |
Pour une meilleure gestion des documents :
- Utilisez des structures de dossiers claires pour les projets et les services.
- Nommez les fichiers de manière descriptive afin de refléter leur contenu.
- Ajoutez des balises de métadonnées pour faciliter les recherches.
- Permettre la co-écriture pour les collaboration en temps réel.
Compte rendu de réunion et tâches
L'IA a changé la façon dont les équipes gèrent les notes de réunion et les suivis. La fonction de récapitulation intelligente de Microsoft Teams Premium offre :
- Notes de réunion générées par l'IA.
- Reconnaissance de noms et de sujets parlés.
- Chapitres et actions proposés.
- Les orateurs sont identifiés par un code couleur.
"Microsoft Teams Intelligent Recap change la donne, en particulier pour les dirigeants d'entreprise très occupés. Que vous ayez besoin de suivre des tâches, de partager des notes ou de rattraper une réunion que vous avez manquée, Intelligent Recap vous couvre." - Claire Sisson, chef de produit principal, Microsoft Digital
Pour utiliser ces fonctionnalités, activez l'option "Notes générées par l'IA" dans l'invitation à la réunion ou pendant la session. Tous les participants à la réunion (à l'exception des invités externes) peuvent contribuer aux notes et les affiner, ce qui garantit une documentation complète et précise.
Suivi des performances de l'équipe
Microsoft Teams simplifie les flux de travail numériques grâce à ses analyses alimentées par l'IA, donnant aux responsables les outils nécessaires pour repérer les inefficacités et améliorer les processus. Une étude révèle que les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à rechercher des informations. Cela souligne l'importance de rationaliser les opérations pour gagner du temps et stimuler la productivité.
Rapports d'utilisation des équipes
Le centre d'administration de Microsoft Teams fournit des analyses d'utilisation détaillées pour aider les entreprises à comprendre comment la plateforme est utilisée :
| Type de rapport | Suivi des indicateurs clés | Valeur de l'entreprise |
|---|---|---|
| Utilisation des équipes | Utilisateurs actifs, canaux, messages | Suivi de l'adoption de la plateforme |
| Activité des utilisateurs | Mentions, réponses, réactions | Mesure l'engagement individuel |
| Utilisation des appareils | Utilisation de Windows, Mac, iOS, Android | Évalue l'accessibilité de la plate-forme |
Vous pouvez exporter ces rapports vers Excel (.csv) pour une analyse plus approfondie. Par exemple, le suivi du nombre d'utilisateurs actifs et des heures de pointe permet de surveiller l'adoption de la plateforme et les tendances en matière d'engagement.
Identifier les problèmes de flux de travail
Des outils d'IA tels que Microsoft Copilot offrent des perspectives en analysant des données telles que les modèles de conversation, les habitudes de partage de fichiers, la participation à des réunions et l'utilisation d'applications. Par exemple, MyAnalytics révèle que les chefs de projet passent environ 60% de leur temps en réunion, souvent pendant les heures les plus productives (9-11 heures du matin). Ces schémas mettent en évidence les domaines dans lesquels les flux de travail peuvent être ajustés pour améliorer l'efficacité.
Mise en œuvre de changements fondés sur des données
L'utilisation de ces informations peut conduire à des flux de travail plus intelligents et plus efficaces. Selon Gartner, l'automatisation peut permettre aux équipes financières d'économiser jusqu'à 25 000 heures par an. Voici comment mettre ces informations à profit :
- Définir des indicateurs de performance clés (KPI) pour l'utilisation de Teams, en se concentrant sur la collaboration et la sécurité.
- Garder un œil sur les incidents de sécurité et les contrôles d'accès.
- Mesure collaboration d'équipe en suivant la fréquence des partages de fichiers et les activités de communication.
Les outils d'IA de la plateforme peuvent également suggérer des améliorations pratiques, comme la programmation de périodes de travail ciblées, la réorganisation des heures de réunion pour protéger la productivité et l'optimisation de la gestion des courriels. Ces petits changements se traduisent par des gains d'efficacité importants.
Conclusion
La dernière étape pour exploiter efficacement l'IA consiste à l'intégrer dans les flux de travail et à suivre son impact. Les outils alimentés par l'IA dans Microsoft Teams sont conçus pour réduire les tâches répétitives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur le travail utile. Par exemple, ces outils permettent d'économiser en moyenne 11 minutes par jour, ce qui prouve leur utilité dans la rationalisation des flux de travail.
Voici comment déployer efficacement les outils d'IA :
| Phase de mise en œuvre | Actions clés | Résultats attendus |
|---|---|---|
| Configuration initiale | Mise en place de Copilot et d'automatismes de base | Réduction des tâches routinières |
| Adoption par les utilisateurs | Former les équipes aux fonctionnalités de l'IA | Stimule l'engagement de la plateforme |
| Optimisation | Analyser les mesures et ajuster les flux de travail | Améliorer la collaboration |
Un bon exemple est fourni par la Banque de développement du Pays de Galles. En utilisant Teamwork Analytics, ils ont vu les messages de chat interne passer de 5 000 à 15 000, ainsi qu'une augmentation mensuelle de 15% de l'utilisation des réunions. Après seulement un trimestre, les équipes ont signalé des améliorations notables de la productivité et de l'efficacité des réunions.
"L'IA peut aider les travailleurs à automatiser les tâches banales et à protéger leur temps de concentration afin qu'ils puissent consacrer plus d'heures au travail qu'ils aiment faire"."
- John McDonald, producteur exécutif Solutions créatives, Réservoir de travail
Pour mesurer le succès, les organisations doivent se concentrer sur les huit catégories du Microsoft Productivity Score, y compris la communication et la santé de Microsoft 365 Apps. Cette stratégie fondée sur les données garantit que l'adoption de l'IA produit des résultats mesurables tout en maintenant l'engagement et la productivité des équipes.
L'introduction d'outils d'IA doit se faire à petite échelle et progressivement. Comme l'a dit un expert :
"J'ai rapidement appris que l'IA n'est pas accompagnée d'un manuel d'utilisation, mais seulement d'invites - et les invites sont tout ce qu'il faut savoir pour démarrer".
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