Courrier électronique, messages sur le canal, chat ou réunions ?

Tout le monde est confronté à ce dilemme à un moment ou à un autre : envoyer un courrier électronique, publier un message sur un canal, envoyer un message dans un chat ou organiser une réunion.

Nous utilisons tous ces canaux de communication, ou du moins la plupart d'entre eux, au quotidien. Et la plupart du temps, nous avons tout compris. Cependant, il arrive parfois que cela s'avère délicat. Alors, découvrons quand utiliser quoi une fois pour toutes 😉

Pourquoi choisir entre le courrier électronique, le chat, la conversation par canal ou la réunion ?

Même si ce n'est pas la fin du monde de ne pas choisir ‘la meilleure’ option, il est préférable de bien comprendre quelles sont les meilleures pratiques à cet égard. Cela vous permettra de rester cohérent et de donner aux gens des attentes claires quant à l'urgence, la complexité et d'autres aspects du message que vous souhaitez transmettre.

Le temps de réponse moyen pour différents canaux de communication peut varier. Il dépend également de l'objet du message, bien entendu. Mais pour les besoins de cet article de blog, disons que nous parlons d'un courriel professionnel. La recherche suggère que la moitié des employés s'attendent à recevoir une réponse par courrier électronique dans un délai de 12 à 24 heures.

Ce n'est pas nécessairement le cas dans toutes les entreprises : dans certains cas, les gens ont tendance à répondre dans les minutes qui suivent lorsqu'il s'agit d'un courrier électronique interne. Ce à quoi vous devez prêter attention ici, c'est à la culture de votre propre entreprise en matière d'e-mails.

Avec l'essor des plateformes de collaboration et de messagerie, de plus en plus de personnes communiquent en interne par le biais de messages sur les canaux ou de chats. Si vous choisissez ces options, vous pouvez vous attendre à une réponse plus rapide. Chat, En particulier, il exige une réponse dans les secondes ou les minutes qui suivent.

Lorsque vous choisissez un canal de communication, il est important de tenir compte de la ou des personnes qui le reçoivent. En effet, quel que soit votre choix, ils devront vous suivre.

Vous devez également garder à l'esprit l'importance de votre message et sa portée. Par exemple, vous ne feriez pas d'annonce importante par le biais de messages privés. Cela donnerait un mauvais ton et diminuerait le sérieux du message. De plus, vous souhaiteriez que l'annonce soit documentée et peut-être même recueillir les commentaires de l'équipe. C'est la raison pour laquelle le poste de canal est idéal. Une réunion pourrait également faire l'affaire, mais si cela ne nécessite pas la participation active de tout le monde, il vaut mieux que ce soit sous forme écrite.

Approfondissons maintenant les cas d'utilisation de l'e-mail, du canal, du chat et des réunions afin de mieux comprendre quand utiliser chacun d'entre eux.

Aperçu de l'utilisation

Courriel

Lorsqu'il s'agit de communication interne, les courriels ne concernent généralement qu'une ou quelques personnes. L'ajout de nombreux destinataires est une bonne pratique, surtout pour les lettres d'information.

Étant donné que de nombreuses organisations utilisent aujourd'hui des plateformes de collaboration, l'utilisation des courriels en interne devient moins d'actualité.

Les courriers électroniques fonctionnent mieux avec des parties externes. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un message à un client ou à un partenaire et que les interactions que vous avez normalement avec eux ne sont pas trop étroites (c'est-à-dire que vous n'avez pas d'espace de travail numérique commun). Dans ce cas, contentez-vous du courrier électronique.

Vous pouvez également transférer un courriel reçu d'un tiers à un membre de votre équipe ou à votre supérieur hiérarchique. Toutefois, si cet e-mail est important pour l'ensemble de l'équipe, la meilleure pratique consiste à l'envoyer à un canal. Pour cela, il vous suffit d'utiliser la fonction l'adresse électronique de la chaîne si vous utilisez Microsoft Teams. L'e-mail apparaîtra comme un message dans ce canal.  

Fil de chaîne

Les conversations sur les canaux deviennent de plus en plus importantes pour la communication et la collaboration internes.

Tout d'abord, ils sont destinés à un public plus large. Tous les membres de votre équipe pourront voir une conversation dans un canal, à moins qu'elle ne soit partagée dans un canal privé ou partagé.  

Si vous souhaitez que seul un groupe de personnes au sein de votre équipe reçoive une notification concernant votre message, vous pouvez les @mentionner par leur nom ou par un nom de domaine. étiquette.

L'avantage des canaux est qu'ils permettent de rester concentré sur un sujet spécifique. Normalement, une équipe contient plusieurs canaux en fonction du sujet de la discussion. Ainsi, si vous vous en tenez aux lignes directrices et que vous publiez toujours des mises à jour dans les canaux pertinents, toutes les conversations deviennent faciles à naviguer. Contrairement à un fil de discussion par courrier électronique, où le désordre peut s'installer.

Vous pouvez également utiliser des fils de discussion, même avec des personnes externes. Si vous créez une équipe et y invitez des membres invités, vous pouvez tout aussi bien communiquer avec eux par le biais de messages afin que tout soit documenté et facilement accessible.

En fait, vous n'avez peut-être même pas besoin de les inviter dans votre équipe, mais plutôt d'utiliser des canaux partagés. Pour en savoir plus sur leur utilisation ici.

Chat

Le chat est le plus populaire pour la communication 1:1. Il est plus personnel que le courrier électronique ou la conversation par canal, le message ne suit généralement pas une structure spécifique et le temps de réponse tend à être assez court.

Il existe également des chats de groupe. Mais là encore, ils sont plus privés et ne conviennent pas pour discuter de questions liées à l'exécution du travail. Pourquoi ? Tout d'abord, il est difficile de suivre tous les messages d'un chat lorsqu'ils atteignent un certain nombre. Si vous souhaitez revenir à un message spécifique, cela peut prendre un certain temps, ce qui vous fait perdre en productivité.

Les discussions de groupe sont idéales pour partager des informations au cours d'une réunion. Dans Microsoft Teams, les chats pour les réunions sont créés automatiquement. Si vous enregistrez la réunion, l'enregistrement et les transcriptions apparaîtront dans le chat. De plus, vous pouvez l'utiliser pour partager des ressources que vous avez mentionnées au cours d'une réunion, pour ajouter des notes et d'autres éléments.

Les chats de groupe peuvent également être une bonne idée pour discuter d'un événement surprise de l'équipe ou d'autres activités informelles de votre équipe.

Réunions

C'est un peu différent avec réunions. Ils conviennent à la fois à la communication interne et externe, peuvent impliquer seulement deux personnes ou un millier, et sont adaptés aux interactions formelles et informelles.

Le seul problème avec les réunions, c'est qu'elles peuvent facilement échapper à tout contrôle et devenir une véritable perte de temps si elles ne sont pas gérées correctement. Vous ne tiendriez pas votre équipe au courant de l'avancement du projet lors d'une réunion ; un simple message sur un canal suffit.

Le conseil de base est le suivant : recourir aux réunions lorsque les autres options ne suffisent pas. Les réunions prennent beaucoup de temps dans la vie de chacun. Il est donc souhaitable que leur nombre soit le plus faible possible, car elles ne font que nous distraire du travail proprement dit.

Quelles sont les raisons ‘valables’ d'organiser des réunions ? Il peut s'agir de séances de remue-méninges ou de discussions sur des sujets complexes lorsque la forme écrite risque d'entraîner des confusions et des malentendus. Les réunions d'équipe hebdomadaires et mensuelles sont également valables, bien entendu. De même que les pauses café virtuelles et les événements de renforcement de l'esprit d'équipe si votre équipe travaille à distance. Chaque fois qu'une ‘touche humaine’ est nécessaire, il s'agit d'une réunion.

Mais avant de programmer une nouvelle réunion, rappelez-vous ce que l'on dit souvent de nos jours : ‘Cette réunion aurait dû se faire par courrier électronique’. Ou un message sur un canal, d'ailleurs.

Avantages et inconvénients du courrier électronique, de la conversation par canal, du chat et des réunions

Courriel

Pour :

• - Tout le monde l'a, il est donc facile de s'adresser à n'importe quelle personne
• - Largement utilisé dans le monde des affaires, ce qui le rend approprié pour la communication professionnelle.
• - Possibilité de suivre la délivrabilité, les ouvertures et les clics
• - Capacité d'archivage

Cons :

• - Assez formel : nécessite le maintien d'une structure de message et d'un ton spécifiques
• - Le temps de réponse peut être long
• - Désordre pour la collaboration interne : risques de duplication des données, de perte d'informations et de manque de structure de conversation
• - Spam

Conversation sur les canaux

Pour :

• - Les conversations restent documentées en un seul endroit
• - Discussions structurées et ciblées
• - Plus d'engagement et de partage des connaissances
• - Navigation et recherche faciles
• - Une portée plus large
• - Capacité à @mentionner les bonnes personnes/les bons groupes de personnes

Cons :

• - Pas encore répandu
• - Nécessite des efforts d'adoption de la part de l'organisation
• - Convient surtout à la communication interne
• - Le temps de réponse peut être long, en particulier dans les équipes asynchrones.

Chat

Pour :

• - Largement répandu : facile à atteindre
• - Temps de réponse court, en règle générale
• - Rapide et pratique
• - Possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs
• - Privé

Cons:

• - Manque de structure de communication : difficile de s'y retrouver
• - Ne convient pas à la collaboration en équipe
• - Pas d'archivage
• - Constant notifications

Réunions

Pour :

• - Facile à mettre en place
• - Possibilité d'ajuster l'heure de la réunion en fonction de l'emploi du temps de chacun
• - Prise de décision rapide
• - Un meilleur engagement

Cons:

• - Nécessité d'une simultanéité
• - Peut perturber la concentration du travail
• - Temps de travail

Quand utiliser quoi ?

Pour mieux comprendre si vous devez utiliser le courrier électronique, la conversation par canal, le chat ou une réunion, la meilleure solution est de vous poser les questions suivantes.

Communication externe ou interne ?

Pour la communication externe, la meilleure option peut être le courrier électronique. S'il s'agit d'une équipe avec laquelle vous travaillez en étroite collaboration et qui dispose d'un espace de travail numérique commun, vous pouvez opter pour un canal de conversation.  

S'il s'agit de communication interne, voici d'autres questions que vous pouvez vous poser pour prendre la bonne décision.

Est-ce que je veux parler à quelqu'un en privé ou est-ce que le message concerne une équipe ou un groupe de personnes ?

Si le sujet dont vous souhaitez discuter ne concerne que vous et une autre personne, optez pour le chat.

Les questions relatives à l'équipe sont mieux discutées dans les fils de discussion.

Questions complexes ou directes ?

Si vous estimez que le message que vous souhaitez faire passer nécessite des discussions complexes, un engagement et un partage d'idées, il est préférable d'organiser une réunion. Cela vaut aussi bien pour la communication interne que pour la communication externe.

Si vous souhaitez simplement informer votre équipe, demander un retour d'information ou transmettre un message qui va droit au but, la conversation par canal peut être la meilleure solution.

Bien entendu, il ne s'agit pas de règles universelles et il peut y avoir d'autres nuances. Néanmoins, en répondant à ces questions, vous serez en mesure de mieux équilibrer les différents canaux de communication.