Guide de l'utilisateur expérimenté : Fonctionnalités avancées de Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot transforme la productivité grâce à des outils alimentés par l'IA qui simplifient les tâches, automatisent les flux de travail et améliorent la collaboration dans des applications telles que Teams, Word, Excel et Outlook. Voici ce qu'il faut savoir :

• Prix: $30 par utilisateur/mois.
• Caractéristiques principales:
  • Traitement des références: Rédaction de documents comportant jusqu'à 10 références et 80 000 mots.
  • Galerie d'idées: Économiser et réutiliser invites personnalisées.
  • SharePoint Intégration: Automatiser les flux de travail avec des agents personnalisés.
• Sécurité: Conformité au GDPR, données cryptées et outils de gouvernance robustes.
• Automatisation des flux de travail: Traitement du langage naturel en Connecteur Power Automate pour simplifier les tâches.
• Informations sur les entreprises: De nouveaux outils d'analyse seront lancés en 2025 pour suivre les indicateurs clés de performance et l'utilisation.

Pourquoi c'est important :

Microsoft 365 Copilot associe l'IA à des intégrations d'applications approfondies pour gagner du temps, améliorer la prise de décision et rationaliser les opérations. Qu'il s'agisse de rédiger des rapports, d'automatiser des flux de travail ou d'analyser des données, Copilot est conçu pour rendre le travail plus intelligent et plus rapide.

Microsoft 365 Copilot Principes de base

Comment fonctionne Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot utilise Microsoft Graph pour accéder au contenu de l'organisation et le traiter. Il s'appuie sur des modèles linguistiques préformés hébergés par Microsoft, ce qui garantit que les données de l'organisation ne sont pas utilisées pour former ces modèles.

Copilot simplifie les tâches complexes en s'intégrant de manière transparente à Applications Microsoft 365. Par exemple, dans Teams, il peut suggérer des heures de réunion à l'aide des données du calendrier, extraire des détails clés de SharePoint et rédiger des messages basés sur des communications antérieures.

Ces caractéristiques sont étayées par de solides mesures de sécurité, décrites ci-dessous.

Normes de sécurité et de conformité

Microsoft 365 Copilot associe des fonctionnalités avancées à des protocoles de sécurité stricts.

Toutes les données sont cryptées pendant le traitement et le stockage, conformément aux normes de sécurité du GDPR, du EU Data Boundary et de Microsoft 365. Il respecte les autorisations Microsoft 365 existantes, Il applique les politiques de Microsoft Entra et de Microsoft Purview, ainsi que les barrières à l'information et les règles d'accès conditionnel.

Les fonctions d'audit permettent une journalisation détaillée, avec des périodes de conservation de 180 jours pour les clients Audit (Standard), jusqu'à un an pour les clients Audit (Premium), et une extension optionnelle jusqu'à 10 ans.

"Microsoft 365 Copilot est conforme à nos engagements existants en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité envers les clients commerciaux de Microsoft 365, y compris le règlement général sur la protection des données (RGPD) et la frontière de données de l'Union européenne (UE)."

Les administrateurs peuvent renforcer la sécurité des données en activant plusieurs fonctions clés :

• Protection du contenu: Des outils tels que les classificateurs Azure AI Content Safety, les politiques DLP et les mécanismes de blocage des injections rapides contribuent à la protection des informations sensibles.
• Gestion de l'accès: Des caractéristiques telles que étiquettes de sensibilité, La recherche SharePoint restreinte et les autorisations granulaires sur le contenu permettent de mieux contrôler qui peut accéder à des fichiers et des données spécifiques.
• Gouvernance des données: Microsoft Purview offre des outils de recherche de contenu, des politiques de conservation, des journaux d'audit détaillés et des restrictions basées sur les groupes afin d'assurer une gouvernance solide.

Le cadre de sécurité suit une approche de défense en profondeur, combinant des renseignements sur les menaces et des mesures de protection proactives pour atténuer les risques tout en maintenant des opérations fluides.

Microsoft 365 Copilot Power User Tips

Fonctionnalités de l'automatisation du flux de travail

Microsoft 365 Copilot simplifie les tâches répétitives et facilite les flux de travail complexes. En travaillant en parallèle avec Power Automate, il aide les entreprises à se concentrer sur des tâches plus importantes.

Connecteur Power Automate Intégration

Microsoft 365 Copilot améliore Power Automate en utilisant le traitement du langage naturel pour créer des flux de travail. Grâce à des outils d'IA prédéfinis, les utilisateurs peuvent :

• Extraire et analyser des données à partir de sources non structurées
• Classer automatiquement les communications entrantes
• Créer des réponses basées sur des données historiques
• Analyser le retour d'information des clients pour connaître leur sentiment

Actions personnalisées avec Copilot Studio

Pour des solutions plus personnalisées, Copilot Studio offre des options de personnalisation supplémentaires. Au-delà des fonctionnalités standard de Power Automate, Copilot Studio répond aux besoins d'automatisation spécifiques des entreprises.

"AI Builder et Copilot dans les produits Power Platform ont transformé Projectum. Nos utilisateurs peuvent désormais utiliser de puissantes capacités d'IA au sein même de notre solution Power PPM. La possibilité de créer des invites personnalisées, d'invoquer l'analyse SWOT pilotée par l'IA et de générer de nouveaux types d'informations a élevé la proposition de valeur de notre produit." - Peter Charquero Kestenholz, fondateur et responsable de l'innovation et de l'IA chez Projectum

Projectum a intégré l'IA générative dans son produit Power PPM, permettant aux chefs de projet de.. :

• Effectuer une analyse SWOT
• Générer des mises à jour en temps réel de l'état d'avancement du projet
• Identifier les risques du projet
• Résumer les rapports de projet

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Business App Connections

Copilot fait passer l'automatisation des flux de travail à un niveau supérieur grâce à une intégration poussée dans les applications professionnelles essentielles. Microsoft 365 Copilot se connecte à des outils tels que SharePoint et OneDrive, simplifiant les opérations et stimulant l'efficacité des équipes. Ci-dessous, nous explorons comment ces intégrations étendent les fonctionnalités de Copilot dans les outils professionnels de tous les jours.

SharePoint et intégration d'outils externes

Copilote amélioré intégration avec SharePoint permet aux utilisateurs de récupérer automatiquement des éléments de marque sur des sites et des documents. Il suffit de décrire l'élément nécessaire dans le volet de discussion de Copilot pour que le système le récupère et l'intègre, garantissant ainsi la cohérence de la marque tout en accélérant la création de contenu.

DocuSign est un excellent exemple de la manière dont des outils externes peuvent s'intégrer à Copilot :

" Grâce à notre partenariat avec Microsoft, nous révolutionnons la façon dont les organisations font des affaires. Les intégrations de DocuSign avec Copilot pour Microsoft 365 et Copilot pour Sales exploitent la puissance de l'IA pour favoriser l'automatisation intelligente et l'innovation, en s'appuyant sur les plugins Microsoft Power Platform et Microsoft Copilot Studio. Ces intégrations permettent aux organisations d'accélérer leur chiffre d'affaires, de réduire les risques et de créer de meilleures expériences à partir des accords qui régissent leur activité. Ensemble, nous ne nous contentons pas de rationaliser les processus, nous redéfinissons ce qui est possible à l'ère numérique."
- Janine Grasso, vice-présidente générale du développement des partenaires et des alliances, DocuSign

Cela montre comment les intégrations externes simplifient la gestion des documents et des processus, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts.

Caractéristiques de l'analyse des données

Copilot Analytics ajoute une couche supplémentaire de fonctionnalité en fournissant des informations qui aident les entreprises à améliorer leurs performances. Lancée au début de l'année 2025, cette fonctionnalité offre des outils pour mesurer et optimiser l'impact. Les principaux composants sont les suivants :

Fonctionnalité	Objectif	Disponibilité
Tableau de bord du copilote	Suivi des mesures d'utilisation et d'adoption de base	Actuel
Rapport d'impact sur les entreprises	Analyse les indicateurs clés de performance dans les domaines de la vente, du service et de la finance.	Avant-première
Perspectives avancées	Offre des données détaillées sur les performances et l'utilisation des fonctionnalités	Bientôt disponible

Ces outils permettent aux organisations de suivre plus facilement les progrès réalisés et d'affiner les stratégies.

nBold Gestion des modèles

nBold améliore la collaboration en introduisant une gestion avancée des modèles qui fonctionne de manière transparente avec l'IA de Copilot. Cette intégration permet aux équipes de créer des modèles de collaboration personnalisés, d'automatiser la configuration des canaux, d'organiser les structures de fichiers et d'appliquer des politiques de gouvernance - tout en restant adaptable aux besoins de l'équipe.

Technologie de la menthe poivrée souligne la valeur de cette intégration :

"Chez Peppermint Technology, nous sommes ravis d'utiliser les connaissances de Copilot Studio pour non seulement extraire le maximum de valeur des données de l'entreprise, mais aussi pour améliorer de manière significative la capacité de nos clients à s'engager avec leurs clients et à augmenter l'efficacité de la facturation. Cette adoption stratégique s'aligne parfaitement sur nos priorités commerciales de réduction des risques et d'augmentation de l'engagement des clients, permettant à nos clients d'offrir un service de qualité supérieure et d'obtenir de meilleurs résultats.’
- Mike Walker, directeur de la technologie (CTO), Peppermint Technology

Ces intégrations et fonctionnalités montrent comment Copilot améliore la collaboration, l'analyse des données et l'efficacité des flux de travail dans tous les secteurs d'activité.

Collaboration d'équipe assistée par l'IA

Microsoft 365 Copilot apporte des outils d'IA avancés à la collaboration d'équipe, simplifiant la communication et améliorant la prise de décision. Ces fonctionnalités aident les équipes à travailler plus efficacement tout en conservant des enregistrements clairs des discussions et des décisions.

Gestion des réunions et du contenu

Copilot transforme la façon dont les équipes traitent le contenu des réunions. Il fournit des informations en temps réel et crée automatiquement des récapitulatifs détaillés, ce qui permet aux participants de gagner un temps précieux.

La recherche met en évidence un avantage essentiel :

"Les études menées auprès des clients montrent qu'il suffit de 11 minutes de gain de temps pour que la plupart des gens se sentent concernés par l'utilité de l'IA. Après 11 semaines, la plupart des utilisateurs affirment que Copilot améliore leur travail dans des domaines clés tels que la productivité et la réduction du nombre de réunions."

Le tableau ci-dessous présente les paramètres de réunion de Copilot et leurs applications pratiques :

Réglage du copilote	Fonctionnalité	Meilleur cas d'utilisation
Pendant et après la réunion	Transcription complète et analyse	Sessions de planification stratégique
Seulement pendant la réunion	Données temporaires de conversion de la parole en texte	Réunions rapides de l'équipe
Arrêt	Pas de fonctions de copilotage disponibles	Discussions confidentielles

Ces paramètres permettent aux équipes d'adapter l'utilisation de Copilot aux différents besoins des réunions.

Copilot offre également des outils avancés pour améliorer l'expérience des réunions :

• IntelliFrame améliore les vues des participants lors des réunions hybrides.
• Isolation de la voix garantit un son clair, même dans les environnements bruyants.
• Reconnaissance des orateurs améliore la précision des transcriptions en utilisant des profils vocaux et faciaux.

Gestion des connaissances de l'équipe

Au-delà des réunions, Copilot favorise une collaboration plus large en centralisant les informations et en simplifiant la gestion des tâches. Il garantit que les connaissances partagées sont faciles d'accès, ce qui aide les équipes à rester productives.

"Microsoft Teams est l'endroit où l'on travaille, et nous sommes ravis d'annoncer les nouvelles améliorations de Copilot dans Teams qui vont dynamiser la collaboration et rendre les réunions hybrides encore meilleures."

"Notre vision de Copilot est de mettre la puissance de l'IA générative à la portée de tous. Nous nous engageons à continuer d'améliorer l'expérience Copilot dans Teams pour aider chacun à être plus créatif et productif."

Les principales caractéristiques de la gestion des connaissances sont les suivantes

• Transcription automatique des réunions avec contenu consultable
• Identification en temps réel des actions à entreprendre et des tâches à accomplir
• Récapitulatifs d'appels générés par l'IA avec des informations exploitables
• Intégration avec SharePoint pour un accès organisé aux documents

Ces outils garantissent que les connaissances de l'équipe restent accessibles et exploitables, réduisant ainsi le temps de recherche et favorisant une collaboration plus harmonieuse.

Guide d'installation et de gestion

Il est essentiel de configurer correctement Microsoft 365 Copilot pour tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités tout en préservant la sécurité. Les utilisateurs chevronnés doivent comprendre à la fois la configuration technique et les exigences de conformité pour utiliser pleinement ses outils avancés.

Configuration de Copilot Studio

Copilot Studio s'appuie sur des outils de flux de travail antérieurs et offre une interface conviviale permettant de personnaliser les fonctionnalités. Sa conception à code bas facilite la création de flux de travail avancés sans nécessiter de connaissances approfondies en matière de codage.

Voici quelques points clés de la configuration :

Type de configuration	Objectif	Exemple de cas d'utilisation
Connecteurs de données	Intégrer les systèmes d'entreprise	Suivi des affaires dans Salesforce
Sujets personnalisés	Mettre en place des réponses personnalisées de l'IA	Questions relatives à la conformité au GDPR
Actions de flux de travail	Automatiser les tâches	Approbation des notes de frais
Contrôles d'accès	Gérer les autorisations des utilisateurs	Caractéristiques propres au département

"Copilot Studio fournit un canevas visuel pour créer des plugins, les publier et les gérer de manière centralisée, et les sécuriser avec l'accès, les contrôles de données et les analyses appropriés. - Richard Riley, Microsoft

Conformité et contrôles informatiques

De solides mesures de sécurité sont essentielles lors du déploiement de Copilot, d'autant plus que 16% des données critiques sont partagées au sein des entreprises.

Les principales mesures de sécurité sont les suivantes :

• Gestion de l'accès aux données: Appliquer des contrôles stricts sur qui peut accéder à quelles données. Les études montrent que 83% des fichiers à risque sont partagés en interne.
• Évaluation des risques: Évaluer régulièrement les vulnérabilités potentielles en matière de sécurité.
• Formation des employés: La formation des employés peut réduire de manière significative les incidents liés à l'accès non autorisé aux données.

Des mesures de sécurité adéquates permettent non seulement de protéger les données, mais aussi d'améliorer l'efficacité globale des processus automatisés.

Comparaison des processus automatisés et manuels

Une configuration réfléchie de Copilot peut améliorer considérablement l'efficacité par rapport aux flux de travail manuels. En voici un aperçu :

Domaine d'activité	Approche manuelle	Copilot Automation
Création de documents	Rédigé individuellement	L'IA crée des brouillons avec jusqu'à 10 références
Utilisation du modèle	Formatage manuel	Présentations automatisées de marques
Accès à la connaissance	Des recherches qui prennent du temps	Des réponses instantanées et adaptées au contexte
Gestion du flux de travail	Manutention manuelle étape par étape	Des processus entièrement automatisés

Pour obtenir les meilleurs résultats, les entreprises devraient utiliser le rapport Copilot sur l'impact commercial. Ce rapport permet de suivre les mesures de performance dans des départements tels que les ventes, les services, la finance et le marketing. Grâce à ces données, les entreprises peuvent justifier leurs investissements dans l'automatisation et identifier les domaines à améliorer.

Conclusion

Microsoft 365 Copilot présente des outils alimentés par l'IA conçus pour améliorer la productivité. Des fonctionnalités telles que Business Chat permettent des interactions d'équipe plus intelligentes, tandis que l'intégration avec Viva Engage élargit l'accès aux connaissances organisationnelles. À l'avenir, Copilot Analytics - dont le lancement est prévu début 2025 - offrira des rapports personnalisables et un suivi des indicateurs clés de performance pour les responsables informatiques et les chefs d'entreprise.

Principales améliorations dans la création de contenu

Fonctionnalité	Mise à jour	Avantages pour les entreprises
Traitement des références	Prend en charge jusqu'à 10 références et 80 000 mots	Permet de créer des documents plus détaillés
Agents SharePoint	Expertise basée sur le contenu délimité	Simplifie les flux de travail des départements
Galerie d'idées	Messages-guides partageables et personnalisables	Aide à la standardisation des processus d'équipe
Chat d'affaires	Mode web pour Teams et Outlook	Accès à l'information en temps réel

Ces mises à jour mettent en avant les derniers outils permettant d'améliorer la création de contenu. Pour les organisations qui souhaitent tirer le meilleur parti de Copilot, il est essentiel de se concentrer sur la création de modèles et d'optimiser les messages-guides grâce à la Copilot Prompt Gallery. En outre, l'introduction de huit nouvelles mesures de fonctionnalités dans le tableau de bord Copilot et Advanced Insights permet aux équipes de suivre et d'affiner leur utilisation.

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