Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent différents systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour optimiser leurs processus de vente. Les CRM permettent aux entreprises de suivre les nouvelles pistes, de communiquer avec les prospects à travers les différents canaux, ainsi que d'organiser et de consolider les données. Puisque vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous connaissiez déjà les avantages d'utiliser un CRM, en particulier HubSpot. Ce que vous recherchez, c'est la possibilité d'intégrer HubSpot dans votre plateforme de collaboration existante. Et c'est exactement ce dont nous allons parler dans cet article de blog : les cas d'utilisation de l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams. Alors, c'est parti !
Pourquoi intégrer HubSpot à Microsoft Teams ?
Avant de passer aux scénarios courants que les entreprises appliquent pour intégrer efficacement les deux plateformes, plongeons dans des exemples réels expliquant pourquoi vous devez même intégrer HubSpot et Microsoft Teams. En fait, je tire ces exemples de notre propre pratique, ici à nBold. Je vais partager avec vous les détails de la collaboration entre nos équipes de marketing, de ventes et de produits parce que nous aimons HubSpot et Teams et que nous les utilisons quotidiennement.
Alignez vos équipes de vente, de marketing et de produits
Les directeurs commerciaux, les représentants des ventes et les responsables de la réussite des clients sont ceux qui utilisent le plus souvent les systèmes de gestion de la relation client. Avec HubSpot, les commerciaux peuvent rapidement consulter les informations sur les contrats, mettre à jour les pipelines et comparer les résultats des plans et des faits grâce à des rapports utiles et visualisés.
Mais aujourd'hui, les vendeurs ne sont pas les seuls à participer au processus de vente. Par exemple, le service marketing fournit aux commerciaux des informations sur les nouveaux clients potentiels, les campagnes de marketing à venir et les résultats des activités de marketing. En retour, les commerciaux doivent partager les commentaires des clients, les succès commerciaux et les mises à jour des transactions afin de produire un contenu plus pertinent et, enfin, d'offrir aux clients une meilleure expérience.
Où établir ces flux d'informations ? Comment intégrer les données d'un système de gestion de la relation client dans les canaux de communication existants ? Comment s'assurer qu'il n'y a pas de perte d'information entre toutes les parties impliquées dans le processus de vente ? C'est là que l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams peut vous aider à aligner les équipes et à mieux gérer les processus de communication et de collaboration.
Automatiser et numériser votre processus de vente
Il est difficile de surestimer l'importance de la numérisation en 2022. Les entreprises s'efforcent d'automatiser les processus de routine et de gagner du temps. Les flux d'e-mails automatisés, les notifications sur les mises à jour des contrats, les créateurs de rapports, les assistants virtuels ne sont qu'une petite partie des avantages que les derniers CRM peuvent apporter à votre entreprise.
Avec l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams, vous pouvez entièrement automatiser vos processus existants et gagner du temps pour rester concentré sur les étapes importantes et maximiser vos opportunités de vente. Ainsi, vous pouvez gérer les notifications, partager automatiquement les mises à jour HubSpot dans les canaux Microsoft Teams, automatiser le partage d'informations, et même construire des flux de travail automatisés liés à vos scénarios d'affaires uniques.
Retrouvez votre équipe là où elle se trouve déjà, dans Microsoft Teams
Enfin, permettez-moi de vous présenter nos processus de collaboration chez nBold. Je peux ainsi vous démontrer l'importance d'une intégration efficace de HubSpot et de Microsoft Teams.
Nous faisons tout dans Teams. Nous disposons de plusieurs canaux, tels que Marketing, Idées, Produit pour stocker et partager des informations en fonction du sujet. Au sein des différents canaux, nous stockons nos documentations, entamons de nouvelles conversations, partageons notre expertise et collaborons sur des tâches. Je ne plaisante pas, ma journée commence et se termine avec Microsoft Teams ! Chats, réunions vidéo, webinaires, processus d'approbation, suivi des problèmes - des tonnes d'informations sont partagées chaque heure.
Mais nous utilisons également des dizaines d'autres applications, dont HubSpot. Mon collègue qui travaille dans la vente passe certainement plus de temps dans HubSpot que moi. Il crée de nouvelles affaires, laisse des commentaires et des suivis, suit les flux de travail des courriels et connaît notre base de données de contacts sur le bout des doigts.
En même temps, en tant que participant au processus de collaboration, je veux connaître la source et les mouvements des marchés, les réactions des clients et les intérêts des produits.
Pour nous assurer que nous ne perdons aucun détail de ce flux d'informations, nous utilisons l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams en personnalisant les flux de travail et en gérant les alertes si quelque chose se produit. En d'autres termes, nous avons intégré HubSpot à notre principale plateforme de communication et de collaboration - Microsoft Teams.
Intégration de HubSpot et de Microsoft Teams - la liste des cas d'utilisation
Voyons maintenant les cas d'utilisation réels de l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams. Vous pouvez vous inspirer de nos exemples et construire quelque chose de similaire qui correspond aux besoins de votre entreprise.
Collaborer sur des affaires HubSpot dans Microsoft Teams
Supposons que vous ayez un Salle des négociations dans Microsoft Teams avec des membres des départements marketing, vente et service. Vous pouvez avoir plusieurs salles de marché pour chaque secteur de vente, chaque marché prioritaire ou les bureaux de votre entreprise.
Découvrez comment créer des salles de vente dans Microsoft Teams. à partir de votre propre catalogue de modèles
Avec l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams, vous pouvez partager automatiquement les mises à jour des affaires directement dans le canal Teams indiqué. Ainsi, tous les participants peuvent rester informés des nouveaux contrats et des changements de coordonnées.
Ainsi, les membres de votre équipe peuvent communiquer en temps réel sur plusieurs affaires sans perdre de temps à saisir manuellement des données. De plus, vos responsables des ventes peuvent rapidement fournir un soutien aux affaires dans les moments critiques. L'intégration entre HubSpot et Microsoft Teams permet à votre équipe et à vos managers de première ligne d'avoir une vision en temps réel des affaires, des contacts et des comptes créés en quelques clics.
Améliorer la communication avec les grands comptes
De la même manière, vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe sur vos comptes clés afin de bénéficier d'accords et de partenariats essentiels.
Par exemple, grâce à l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams, vos chargés de clientèle peuvent facilement planifier une réunion Microsoft Teams à partir de n'importe quel enregistrement. Organisez des réunions avec vos grands comptes, des présentations de démonstrations et des appels d'intégration directement à partir de votre calendrier HubSpot et obtenez des liens de réunion Teams automatiquement ajoutés à votre calendrier Teams.
Discutons d'une autre capacité de l'intégration de Microsoft Teams et HubSpot. Vous savez peut-être déjà que vous pouvez créer différents flux de travail avec HubSpot. Chez nBold, nous utilisons cette fonctionnalité pour envoyer automatiquement des e-mails de suivi et interagir avec nos prospects. Après avoir connecté Microsoft Teams via la place de marché HubSpot, vous pouvez ajouter des actions Teams à vos propres workflows.
Par exemple, vous pouvez créer automatiquement des canaux d'équipes. Dans ce cas, nous aimerions créer un canal par compte clé afin que vous puissiez collaborer sur des contrats clés avec vos experts en vente, votre équipe de réussite client et d'autres personnes.
Pour ce faire, je crée un nouveau flux de travail et je choisis le bon déclencheur avec plusieurs filtres. Par exemple, mon flux de travail s'exécutera chaque fois qu'une nouvelle affaire sera créée pour une entreprise dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à $100 000.
Ajouter une action Microsoft Teams aux flux de travail HubSpot
Lorsque le filtre est défini, vous pouvez ajouter une action Teams. Lire ici sur la façon de connecter Teams et HubSpot.
Dans ce cas, je souhaite créer un canal dans mon propre environnement Microsoft Teams. Ici, je peux gérer une convention de dénomination dynamique pour les canaux contenant des informations sur les détails de l'accord. En outre, je peux gérer les politiques de confidentialité et choisir entre les canaux standard et privés.
Désormais, chaque fois qu'une affaire importante est conclue, un canal dédié est créé dans mon environnement Microsoft Teams. Cela me permet de collaborer sur des affaires avec mes collègues dans un espace de travail unique, de stocker des documents connexes tels que des contrats, des accords et des présentations, ainsi que de me connecter avec des experts et de leur demander de l'aide et de l'expertise si nécessaire.
A ce propos, il convient de mentionner la Plate-forme nBold qui vous permet de créer automatiquement des espaces de travail collaboratifs avec un contenu prédéfini. Cela inclut la structure du canal, les modèles de documents, les tableaux de tâches, les playbooks pour vos chargés de clientèle et bien plus encore. Tout est créé à partir de votre propre catalogue de modèles de collaboration !
Gérer les notifications et rester informé des mises à jour du CRM
Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez ajouter des actions Microsoft Teams dans vos flux de travail existants dans HubSpot. Avec le connecteur Teams, vous pouvez ajouter des canaux et recevoir des notifications Teams basées sur vos propres déclencheurs.
Ainsi, vous pouvez recevoir des notifications sur l'état d'avancement des transactions, lorsque des entreprises correspondent à votre territoire, et bien d'autres choses encore.
Par exemple, vous pouvez envoyer une notification Teams au propriétaire de l'affaire chaque fois qu'une nouvelle tâche est créée dans HubSpot. Assurez-vous que votre directeur commercial ne manque aucune activité importante ou qu'il peut demander de l'aide à ses collègues pour terminer la tâche.
Vous pouvez également notifier votre département marketing pour chaque nouveau lead créé dans HubSpot. Ou envoyer une notification chaque fois qu'une personne soumet un formulaire HubSpot particulier sur votre site web.
Enfin, vous pouvez créer un flux de travail qui déclenche une notification Teams à des membres spécifiques de l'équipe d'assistance à la clientèle lorsque quelqu'un a besoin d'aide.
Les possibilités sont donc infinies et dépendent vraiment de vos scénarios commerciaux uniques. L'idée principale est de vous montrer qu'avec l'intégration de HubSpot et de Microsoft Teams, vous pouvez combler le fossé entre les différents départements impliqués dans votre processus de vente et améliorer votre interaction avec les prospects et les clients existants.
Améliorer la collaboration à grande échelle
Pour conclure, je voudrais mentionner nBold - la technologie de gestion de la collaboration qui peut vous apporter encore plus de valeur grâce à l'intégration entre les deux plateformes. Voici quelques exemples d'intégration avec la plateforme HubSpot :
- Créez des espaces de travail entièrement construits dans Microsoft Teams à partir de vos propres modèles de collaboration pour n'importe quel enregistrement HubSpot.
- Recevoir automatiquement les notifications HubSpot sur les mises à jour d'enregistrements dans Microsoft Teams
- Ajouter automatiquement un onglet avec la liste des contacts HubSpot
- Supprimer ou archiver des équipes/canaux lorsque la transaction correspondante est clôturée dans HubSpot, et bien plus encore.
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