Le travail ouvert est une culture qui consiste à partager le travail avec d'autres, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation. Alors que de nombreuses entreprises sont aux prises avec des cloisonnements organisationnels, le travail ouvert devient de plus en plus d'actualité, car il favorise le partage des connaissances et l'approfondissement des liens sur le lieu de travail, améliorant ainsi la collaboration entre les équipes et les départements.
Dans cet article, nous expliquerons ce que signifie travailler de manière ouverte en interne et nous décrirons les moyens de travailler de manière plus ouverte que vous pouvez appliquer dans votre organisation.
Qu'implique le travail en milieu ouvert ?
D'accord, voyons ce que signifie réellement le travail en milieu ouvert.
Partager les activités de l'équipe, les mises à jour et le plan d'action
En d'autres termes, vos équipes exposent le travail qu'elles effectuent à tous les membres de l'organisation - et la manière la plus simple de le faire est d'utiliser un outil de collaboration numérique que votre entreprise a adopté.
Au lieu de se mettre d'accord en interne sur une certaine décision et de la mettre en œuvre ‘en silence’, ils tiennent tout le monde au courant de chaque activité liée au travail par le biais de messages ou pendant les heures de travail. réunions. Il peut s'agir de partager des articles récemment publiés et des messages sur les médias sociaux, de donner des informations sur la dernière réunion avec un compte, de partager des informations sur le déroulement de la mise en œuvre d'un projet, d'informer sur les blocages pour la conclusion d'une affaire, etc.
Cela ne signifie pas que vos équipes doivent étiqueter tous les membres de l'organisation dans ces messages. Cependant, ces informations seront potentiellement disponibles pour tout le monde, même pour les employés qui ont rejoint l'entreprise plus tard, ce qui est essentiel pour travailler à voix haute, ou au grand jour.
Ouverture des dirigeants
Travailler de manière ouverte implique également la transparence de la part des dirigeants. Non seulement cela renforcera la confiance des employés et favorisera le sentiment d'esprit d'équipe et d'appartenance, mais cela servira également d'exemple pour les autres. Les dirigeants doivent être ouverts quant à leur propre contribution à l'organisation et être disposés à recevoir des informations en retour et à répondre aux questions de leurs employés.
Offrir un espace de partage d'idées et de retour d'information
Un autre aspect important du travail ouvert est l'existence d'un espace sur le lieu de travail où les gens peuvent partager ouvertement leurs idées, donner leur avis et faire des suggestions. De cette manière, vous pouvez tirer parti de l'atout le plus important de votre entreprise : ses employés. Ils peuvent avoir de bonnes idées sur la manière d'améliorer différents processus - qui peuvent être liés au travail au sein de leur propre équipe, ainsi qu'au sein de leur département ou de l'organisation en général. En leur offrant cet espace, vous leur donnez la parole et encouragez ainsi le travail à haute voix.
Il est toutefois important de comprendre que les leçons que vous partagez avec les autres ne concernent que le parcours professionnel individuel de chacun. Il n'est pas nécessaire qu'il soit parfait, et il n'est pas nécessaire d'avoir l'autorité finale sur les sujets que vous partagez. Il suffit d'être ouvert, sincère et désireux d'aider les autres grâce à sa propre expérience.
Pourquoi le travail en milieu ouvert est-il important ?
L'objectif principal du travail ouvert est de tirer le meilleur parti des talents de votre organisation, c'est-à-dire de ses employés. Apprendre des autres, écouter leurs meilleures idées et les mettre en œuvre peut aider votre organisation à augmenter la productivité et obtenir de meilleurs résultats.
Approfondissons le sujet et expliquons pourquoi il est si important de travailler à découvert.
Aide à l'apprentissage
Lorsque chacun partage ses succès et ses échecs avec les autres, il est plus facile de tirer des leçons, d'appliquer les meilleures pratiques et de réussir les initiatives à venir. Et lorsque vous apprenez à mieux communiquer sur ce que vous faites, vous comprenez mieux ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ce qui vous évite de commettre les mêmes erreurs à l'avenir.
Promouvoir la responsabilité
Partager les résultats de son travail avec tout le monde permet de réfléchir à deux fois avant de prendre une décision. Ainsi, nous nous sentons plus responsables, ou plutôt plus prudents à chaque pas que nous faisons. Et ce n'est pas parce que votre travail est exposé que vous vous sentez plus responsable. En revanche, d'un point de vue psychologique, cela stimule le sentiment de responsabilité et le désir de faire un meilleur travail.
Stimule la productivité
Les doubles emplois et les chevauchements sont monnaie courante dans de nombreuses organisations. Ils sont dus à un manque de communication et à une mauvaise répartition des tâches et des responsabilités. Cependant, lorsque vos employés travaillent de manière ouverte et que les équipes partagent constamment les initiatives sur lesquelles elles travaillent, leurs progrès et leurs résultats, tout le monde dans l'organisation voit ce que font les autres. Le travail ouvert est l'un des moyens les plus efficaces d'éviter les chevauchements d'activités. Il permet à vos employés d'économiser du temps et de l'énergie et d'accroître la productivité globale.
Aide à prendre des décisions plus réfléchies
Travailler au grand jour vous permet, ainsi qu'à vos employés, de mieux réfléchir à ce qui fonctionne le mieux et donc de prendre de meilleures décisions. Lorsque les résultats de l'effort collectif sont sous vos yeux, vous pouvez tirer plus rapidement les leçons des échecs précédents, tirer les conclusions qui s'imposent et vous assurer que les décisions que vous prenez sont fondées sur l'expérience de chacun par le biais d'essais et d'erreurs.
Comment travailler en milieu ouvert ?
Cela semble assez clair et très bien en théorie. Mais comment travaille-t-on au grand jour ? Et par où commencer ? Voici quelques idées qui pourraient vous aider à vous mettre sur la bonne voie.
Encourager la culture de la transparence
Communiquez-la dans la vision de votre organisation et dans l'ensemble de ses politiques. Vous voulez vous assurer que l'ouverture fait partie de votre culture de travail et de votre identité. Et elle n'est pas seulement écrite dans les lignes directrices - elle est activement pratiquée tout au long de la journée par tout le monde.
Lors de l'embauche d'un nouveau collaborateur, il est utile d'évaluer sa position sur le travail ouvert. Une fois que vous avez une équipe qui valorise l'ouverture et la transparence, il est beaucoup plus facile de mettre en œuvre et d'étendre cette pratique.
Montrer la voie
L'une des meilleures façons d'encourager votre équipe à adopter une nouvelle pratique est de joindre le geste à la parole. Montrez par l'exemple ce que signifie travailler de manière ouverte : communiquez sur le travail que vous effectuez, faites savoir aux membres de votre équipe quelles actions ont été entreprises récemment, quelles décisions ont été prises et quelle valeur ils pourraient apporter à l'organisation.
Vous pouvez le faire en partageant des messages sur vos activités dans votre outil de communication et de collaboration interne. Vous pouvez également répondre aux fils de discussion laissés par votre équipe, encourageant ainsi le partage d'opinions entre tous les membres de votre équipe.
Optez pour des espaces collaboratifs numériques ouverts
Il est difficile d'imaginer travailler à l'extérieur sans utiliser activement un outil numérique pour la communication interne. Dans les exemples ci-dessous, nous nous concentrerons sur l'un de ces outils : Microsoft Teams. Et si la plupart des organisations utilisent encore Teams principalement pour chats et les réunions, il y a tant de possibilités à exploiter pour obtenir de meilleurs résultats et rationaliser la collaboration.
Voici quelques moyens de tirer le meilleur parti de cet outil pour travailler de manière plus ouverte.
Rendre les équipes publiques par défaut
Dans Microsoft Teams, toutes les nouvelles équipes sont définies comme privées par défaut. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre et choisir de rendre la plupart de vos équipes publiques.
Vous pouvez apprendre la différence entre les équipes publiques et privées. ici.
Nous ne voulons pas dire qu'il est absolument nécessaire que TOUTES les équipes soient publiques. Du point de vue de la sécurité, il peut être nécessaire d'avoir des équipes privées si des informations sensibles sont en jeu. Toutefois, si ce n'est pas le cas, le simple fait de passer par défaut d'une équipe privée à une équipe publique permettra également d'évoluer vers une culture de travail plus ouverte.
Si l'on y réfléchit bien, les équipes de département ou certaines équipes de projet pourraient tout aussi bien être ouvertes aux membres d'autres équipes et départements. Il y a de fortes chances qu'ils ne les rejoignent pas, car nous avons tous déjà beaucoup à faire. Mais le fait de savoir que l'on est potentiellement le bienvenu dans n'importe quelle équipe crée un sentiment de confiance accrue et une plus grande responsabilisation.
Exploiter les communautés Yammer
Il est beaucoup plus facile de rester en contact et de suivre les activités de toutes les équipes si l'on travaille dans une petite organisation. En revanche, s'il s'agit d'une entreprise ayant de multiples succursales à travers la planète, il est beaucoup plus difficile de maintenir la connexion et de s'assurer que votre voix est entendue à l'autre bout du monde.
C'est ici que vous pouvez profiter de Yammer les communautés. C'est un excellent moyen de se tenir au courant des actualités importantes de l'entreprise, d'entrer en contact avec les dirigeants et de trouver des experts dans votre domaine au sein de l'entreprise.
La communauté CEO connection a pour but d'encourager une communication ouverte entre les cadres et les employés. Selon le domaine dans lequel vous travaillez - qu'il s'agisse de gestion de projet, de marketing, d'assistance à la clientèle, etc. - vous pouvez créer votre propre communauté et inviter toutes les personnes intéressées par ce domaine à la rejoindre. Vous pouvez ainsi partager les résultats de votre travail et de celui de votre équipe, recevoir des commentaires et apprendre des autres.
Organiser des réunions ouvertes et partager les notes de réunion
Vous pouvez également vous assurer que toutes les réunions que vous organisez sont ouvertes à tous (sauf s'il s'agit de questions confidentielles). Pour ce faire, vous pouvez programmer des réunions directement dans les canaux. De cette manière, tous les membres de votre équipe pourront y participer, si nécessaire.
De même, vous pouvez résumer les points abordés lors de vos réunions en OneNote. Ensuite, les partager publiquement sur les canaux correspondants afin que chacun puisse se familiariser avec les sujets abordés lors des réunions.
N'oubliez pas les canaux
Canaux devient votre principal espace de communication d'équipe lorsqu'il s'agit de travailler de manière ouverte. Par le biais de messages sur les canaux, chaque individu partage les résultats de son travail avec le reste de l'équipe et de l'organisation.
Pour vous assurer que les bons articles sont faciles à parcourir, demandez aux membres de votre équipe d'ajouter un titre à chaque article. Ainsi, chaque fois que vous aurez besoin de revenir à un article spécifique, vous pourrez remonter à la surface en fonction du sujet que vous recherchez.
Vous pouvez également marquer un canal entier ou des personnes spécifiques sous vos messages pour vous assurer qu'ils reçoivent une notification et qu'ils ne manquent rien de ce que vous avez à partager. En outre, vous pouvez publier le même message sur plusieurs canaux et équipes dont vous êtes membre.
Il est conseillé de ne pas communiquer dans les chats de groupe et d'encourager les conversations par canal lorsque les sujets abordés concernent l'ensemble de l'équipe.
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques en matière de chats et de canaux de groupe, consultez la rubrique cet article de blog.
Comme vous pouvez le constater, il est relativement facile de travailler à découvert. Tout ce dont vous avez besoin, c'est de partager votre travail avec d'autres et d'obtenir l'adhésion de vos collaborateurs ! Chez SalesTim, nous avons opté pour le travail ouvert et nous pouvons dire en toute honnêteté que les avantages de ce mode de travail font que tous les efforts déployés pour y parvenir en valent la peine ! Vous pouvez donc essayer de le faire 🙂 .
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