Le secteur des soins de santé est l'un des plus dynamiques et des plus exigeants au monde. Jamais auparavant les soins de santé n'ont été aussi accessibles, abordables et avancés. L'évolution de la technologie a permis aux médecins de guérir des maladies autrefois incurables, d'améliorer la qualité de vie des patients et même de la prolonger. D'après OMS (ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ), L'espérance de vie a augmenté de 5 ans entre 2000 et 2015.
Dans le même temps, les organisations de soins de santé doivent relever de nombreux défis afin de continuer à améliorer leurs services et à fournir une aide médicale à un nombre croissant de patients. Aujourd'hui, nous allons voir comment Microsoft Teams peut aider les hôpitaux à atteindre cet objectif.
Je tiens à remercier tout particulièrement Guillaume Rossi - Customer Success Manager chez Microsoft, spécialisé dans le secteur de la santé - pour avoir partagé avec moi des informations précieuses qui ont encouragé la publication de cet article.
Tendances et défis dans les soins de santé modernes
Vieillissement de la population
L'augmentation de la population vieillissante crée une énorme demande de services de soins de santé. Les personnes âgées ont souvent besoin de soins constants et, dans les cas extrêmes, d'un maintien en vie, ce qui augmente considérablement les coûts des hôpitaux. La forte demande de soins intensifs et leur offre limitée obligent le personnel médical à prendre des décisions difficiles en matière de soins de fin de vie.
Maladies de longue durée
Les maladies nouvelles et de longue durée constituent un défi supplémentaire pour les hôpitaux, car il faut beaucoup plus de temps pour guérir le patient.
Pour relever ce défi, de nombreux hôpitaux dans le monde commencent à utiliser la technologie pour coordonner le personnel hospitalier et partager les bonnes informations au bon moment. Les médecins peuvent ainsi mieux suivre les patients et les faire sortir à temps.
Numérisation
De nos jours, dans la plupart des pays, les hôpitaux utilisent le dossier médical électronique (DME) pour collecter et stocker les données des patients. Ils peuvent améliorer la qualité des soins en utilisant les données et les analyses pour prévenir les hospitalisations.
En outre, comme le besoin d'une meilleure communication et d'une meilleure coopération du personnel médical se fait de plus en plus sentir, les hôpitaux utilisent désormais activement les outils de collaboration numérique. Ils permettent aux médecins de gagner un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à la prise en charge des patients.
Ces outils numériques permettent également aux hôpitaux de collaborer avec d'autres institutions médicales et de récupérer et partager des données.
Cependant, même si les hôpitaux adoptent de nouvelles solutions de communication, celles-ci ne touchent pas l'ensemble de l'équipe de soins, y compris les médecins, les infirmières, les médecins spécialistes, le personnel administratif, etc. Cela entraîne des incohérences et un manque de communication et de coordination entre les différents acteurs responsables des soins aux patients.
L'informatique fantôme
La numérisation des hôpitaux est un processus long et en plusieurs étapes. Elle nécessite une approche systématique qui couvrirait tous les aspects des activités au sein de l'hôpital : de la collecte des données des patients à l'administration des locaux.
Malheureusement, dans de nombreux cas, la numérisation des hôpitaux n'est que partielle, une grande partie du travail étant encore effectuée manuellement. En conséquence, de nombreux membres du personnel commencent à utiliser l'informatique parallèle, comme les applications de messagerie, pour communiquer et partager des données. Cela pose des risques de conformité et des menaces pour la sécurité des données.
Comment Microsoft Teams peut aider les hôpitaux à relever ces défis
Améliorer la collaboration
Nous avons déjà mentionné que la numérisation partielle des hôpitaux entraînait une mauvaise communication et un manque de coordination entre les différents acteurs. L'adoption de Microsoft Teams permettra de relever ce défi.
Les équipes peuvent facilement être utilisées à partir d'un appareil mobile ou d'une tablette. Le personnel médical peut ainsi rester en contact avec ses collègues et les informer à tout moment des questions importantes. En outre, le personnel hospitalier n'aura plus besoin de recourir à l'informatique parallèle. Grâce à Microsoft Teams, ils pourront communiquer par le biais de chats, de messages privés et de messages de groupe, et publier des messages et des annonces sur différents canaux.
L'existence de différents canaux dans Microsoft Teams permet aux hôpitaux de mieux structurer les différentes activités et de mieux organiser le stockage des informations.
En outre, les @mentions et les notifications intelligentes permettent de s'assurer que les bons groupes d'employés reçoivent et voient le message instantanément. Cela permettra de faire sortir un patient en temps voulu et de préparer un service pour un nouveau patient.
Élimination de la collecte manuelle de données
Dans de nombreux établissements, les infirmières collectent encore manuellement les données des patients. Les logiciels de DSE sont trop lourds pour les appareils portables. Par conséquent, les infirmières doivent faire le travail deux fois : d'abord noter toutes les informations pendant les tournées de service, puis les saisir dans le système.
Microsoft Teams n'est pas destiné à remplacer le logiciel de DSE. Cependant, il peut grandement faciliter le travail à l'hôpital en l'intégrant dans son environnement. Il peut servir au personnel médical pour les cas d'utilisation qui ne sont pas applicables au DSE.
Microsoft Teams permet de saisir facilement des données à partir d'une tablette ou d'un téléphone. En prenant de petites mesures, comme la saisie des données d'un patient dans un fichier Excel dans Teams à partir d'un appareil mobile, les infirmières et les médecins gagneront beaucoup de temps qu'ils pourront consacrer à leurs patients.
Télémédecine
La télémédecine a récemment gagné en popularité en raison de l'épidémie de Covid-19. Il y a une demande croissante pour différents types de télémédecine qui pourraient être organisés à travers Microsoft Teams.
Consultation virtuelle
Les capacités de réunion de Microsoft Teams permettent d'organiser téléconsultation .
Avec l'application Bookings dans Teams, les prestataires de soins médicaux peuvent programmer, gérer et effectuer des visites virtuelles avec les patients, par exemple pour un suivi chirurgical.
Les consultations en ligne peuvent aider les hôpitaux à réduire les coûts et à accélérer l'accueil des patients. En outre, elles élargissent le champ d'action des patients en éliminant les contraintes géographiques.
Télé-expertise
Les médecins peuvent également organiser des réunions de télé-expertise lorsqu'un patient souffre d'une affection nécessitant l'intervention d'un spécialiste pour confirmer un diagnostic.
Diffusion pendant l'intervention chirurgicale
Avec Microsoft Teams, les hôpitaux peuvent organiser des conférences en direct pour diffuser des opérations chirurgicales uniques et compliquées qui nécessitent l'assistance d'autres spécialistes ou d'une communauté médicale. Cela peut représenter une véritable économie pour les hôpitaux et une bouée de sauvetage pour les patients.
Il est également possible d'enregistrer la réunion. Les médecins peuvent ainsi la partager avec leurs collègues ou revenir en arrière pour réviser certaines étapes de l'opération.
Téléassistance
La téléassistance peut être nécessaire pour les infirmières en l'absence de cliniciens. C'est le cas, par exemple, dans les zones rurales reculées où il n'y a pas assez de médecins, et dans les prisons.
Trouver et transporter un médecin peut prendre beaucoup de temps et de ressources. Si le patient n'est pas dans un état critique, la téléassistance peut suffire à le soigner. Grâce à la réunion vidéo Teams, le clinicien peut partager son expertise, guider l'infirmière dans son diagnostic et prendre soin d'un patient sans avoir à se déplacer.
Réunions internes
Et, bien sûr, les capacités de réunion de Microsoft Teams peuvent être utilisées pour organiser des réunions internes telles que des conseils médicaux et des réunions pluridisciplinaires.
Microsoft Teams est un moyen d'organiser des réunions faciles et sécurisées avec d'autres médecins à l'intérieur ou à l'extérieur de l'institution médicale.
Structurer les données
Teams permet de créer de nombreux canaux au sein d'une équipe. En tirant parti de cette capacité, le personnel hospitalier peut mieux structurer sa communication et donc accroître sa productivité. Ils peuvent également télécharger toute la documentation nécessaire dans le canal approprié, ce qui facilite grandement la recherche des bonnes données par la suite.
Coordination des équipes
Le personnel hospitalier peut également s'appuyer sur L'application Microsoft Shifts qui permet de gérer les horaires et les équipes. Il peut être créé à partir de zéro ou d'une feuille de calcul Excel téléchargée.
L'application permet de planifier les équipes pour les jours, les semaines ou les mois à venir et de répondre à des besoins changeants s'ils se présentent. Les employés peuvent échanger leurs postes, si nécessaire, et demander un congé.
L'application Shifts permet d'ajouter des notes, le lieu et la durée des gardes, et d'exporter les gardes dans des feuilles de calcul.
Il s'agit d'un outil formidable qui permet de coordonner le travail du personnel médical des différentes équipes. Étant donné qu'ils peuvent voir qui a pris une garde particulière, il sera plus facile de communiquer avec les infirmières ou les médecins concernés en cas de question concernant un patient spécifique et son traitement.
Planification des consultations et des traitements
Un autre moyen de coordonner le personnel et de déléguer les responsabilités consiste à Planificateur.
Il existe de nombreux cas d'utilisation où Planner pourrait être exploité dans un hôpital. Prenons l'exemple du traitement d'un patient.
Après avoir établi le diagnostic, le médecin peut prescrire des médicaments et des procédures au patient et les ajouter à Planner. De cette manière, il est facile de suivre la façon dont le patient est traité et d'éviter les erreurs de communication entre les travailleurs médicaux des différentes équipes.
Vérification de l'état de préparation
Tous les membres du personnel médical participant à une opération chirurgicale devraient disposer d'un espace numérique où ils pourraient discuter de l'état de préparation du patient et de la salle d'opération et coordonner leurs activités.
Dans Microsoft Teams, chaque unité chirurgicale peut créer un chat de groupe avant l'opération et communiquer sur son état de préparation.
Modèles Microsoft Teams pour les hôpitaux
Un hôpital peut avoir besoin d'un nombre considérable d'équipes : par exemple, pour chaque département, service, unité médicale, etc. Pour que toutes les équipes soient organisées et suivent une structure similaire et une politique de dénomination, les hôpitaux peuvent s'appuyer sur les modèles Microsoft Teams avancés. Ils permettent de préconstruire des modèles avec des canaux, des onglets et des fichiers et de définir la bonne structure pour les futures équipes. Pour en savoir plus sur les modèles Teams, cliquez ici. ici.
Nous aimerions partager avec vous deux cas d'utilisation courants pour les hôpitaux et vous montrer comment les modèles Microsoft Teams de SalesTim peuvent les aider à améliorer la collaboration à grande échelle.
Modèle de quartier
Un hôpital peut compter des dizaines, voire des centaines de services, en fonction de sa taille et de sa spécialité. Au lieu de créer manuellement une nouvelle équipe pour chaque service de l'hôpital, vous pouvez constituer l'équipe initiale une seule fois et l'utiliser comme modèle pour toutes les futures équipes de service.
Les équipes de service peuvent faciliter la prise en charge des patients, ainsi que les besoins opérationnels du service.
Canaux
Le modèle doit inclure des canaux pour tous les sujets pertinents pour la gestion des quartiers, par exemple :
Annonces, patients, traitements, tournées, etc.
La liste n'est pas exhaustive et les canaux dépendent fortement du pays, de la spécialité de l'hôpital et des règles et procédures établies dans l'institution médicale.
Fichiers et onglets
Vous pouvez télécharger la documentation pertinente que vous souhaitez inclure dans chaque équipe. Il peut s'agir de règles de sécurité, de règles et de responsabilités, de listes de contrôle pour l'accueil des patients, de feuilles de calcul Excel avec des modèles pour les équipes et les horaires, etc.
En outre, vous pouvez inclure dans le planificateur des tâches de base prédéfinies qui peuvent être modifiées ultérieurement par chaque membre de l'équipe. La pré-construction du planificateur permet de structurer la gestion du service et de mieux coordonner le travail des médecins, des infirmières et du personnel de soutien.
Pour planifier les gardes, ajoutez l'application Gardes en tant qu'onglet dans le canal de dotation.
Modèle de département
Chaque service d'un hôpital fonctionne de manière spécifique et gère ses patients et son personnel différemment. Vous pouvez néanmoins créer un modèle de service avec une structure de base afin d'aider le personnel médical à définir une structure à suivre et à améliorer sa collaboration.
Canaux
La plupart des canaux au sein des équipes départementales seront spécifiques et correspondront aux besoins de ces départements. En même temps, vous pouvez préconstruire des canaux de base qui peuvent s'appliquer à tous les services de l'hôpital.
Par exemple : annonces, discussions d'entreprise, canal ludique, informations sur l'industrie, recherche, sécurité, etc.
Plus tard, lorsque vous créerez de nouvelles équipes à partir du modèle, vous pourrez modifier ces canaux et en créer de nouveaux.
Fichiers et onglets
Téléchargez tous les fichiers qui pourraient être utiles à chaque service de l'hôpital et ajoutez les applications utilisées dans l'ensemble de l'établissement. Par exemple, Planner pour la gestion des tâches, Lists pour le suivi des informations, des feuilles de calcul Excel avec des modèles pour les dossiers des patients, etc.
Vous pouvez garder la structure de ce modèle très simple, car il sera ensuite modifié en fonction des besoins de chaque service. En même temps, il donnera à votre personnel médical un exemple de la manière d'organiser et de coordonner son travail.
Le temps du personnel médical n'a pas de prix. Chaque minute supplémentaire compte. C'est pourquoi il est essentiel de les aider à améliorer la collaboration entre les différents acteurs, à mieux coordonner le travail et les responsabilités et à structurer leur lieu de travail.
En savoir plus sur la façon dont SalesTim peut contribuer à améliorer la collaboration au sein de votre établissement médical.
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