10 cas d'utilisation courants de l'application Approval

Au début de l'année 2021, Microsoft a lancé l'application Approvals, un flux de travail simple qui aide les utilisateurs à gérer les approbations pour toutes sortes d'objectifs. L'obtention d'une approbation est un élément important de tout processus commercial, qu'il s'agisse d'une demande d'autorisation pour effectuer une action spécifique, d'un accusé de réception d'une tâche ou d'une signature officielle d'une partie prenante. 

Avec autant d'utilisateurs collaborant dans Microsoft Teams dans divers espaces de travail et canaux, il est essentiel de disposer d'une méthode de suivi des demandes et des approbations. Cela permet d'améliorer la productivité sur le lieu de travail et d'ajouter un niveau de responsabilité aux différentes demandes. Précédemment sur notre blog, nous avons parlé de la nouvelle fonction de suivi des demandes et des approbations. Agréments app et ses avantages pour les utilisateurs de Microsoft Teams. Aujourd'hui, nous allons approfondir les détails et mettre en lumière ses fonctionnalités dans des scénarios réels.

Un bref rappel de l'application Approvals 

Les demandes d'approbation ont été conçues pour être productives et simples. Comme l'indique Microsoft, Vous pouvez rapidement lancer un flux d'approbation à partir de l'endroit où vous envoyez un chat, une conversation de canal ou à partir de l'application Approvals elle-même. Il vous suffit de sélectionner un type d'approbation, d'ajouter des détails, de joindre des fichiers et de choisir des approbateurs. Une fois la demande soumise, les approbateurs en sont informés et peuvent l'examiner et y donner suite.“

La nouvelle application Approvals présente trois caractéristiques essentielles :

• Créer une demande d'approbationLes étapes sont assez simples et vous pouvez lancer une demande d'approbation à partir des chats et des canaux ou directement depuis l'application elle-même. Lors de la création d'une demande d'approbation, vous pouvez ajouter un destinataire, également appelé approbateur, nommer la demande correctement, ajouter des détails connexes et joindre des fichiers si nécessaire.
• Approuver ou rejeter une demandeLe système d'approbation : chaque fois qu'une personne vous envoie une demande d'approbation, vous en êtes informé pour prendre les mesures nécessaires. Vous pouvez l'approuver ou la rejeter. Dans les deux cas, votre décision sera archivée pour référence ultérieure.
• Suivre et gérer les approbationsSi vous souhaitez revoir toutes les demandes d'approbation que vous avez envoyées ou reçues, vous pouvez rapidement les consulter dans l'application, où vous obtiendrez une liste des approbations, leur statut et tous les détails.

L'intégration étant essentielle aux performances de Microsoft Teams, Microsoft a récemment ajouté une nouvelle fonctionnalité à l'application Approvals en l'intégrant à des fournisseurs de services de signature numérique tels qu'Adobe Sign et DocuSign. Parfois, vous avez besoin que l'approbateur signe officiellement votre demande, et pas seulement qu'il l'approuve. Cette intégration a accru la fiabilité de l'application Approbations et permet d'ajouter une signature numérique pour approuver les demandes sans avoir à passer de Microsoft Teams à des applications de signature numérique.

Comment le département RH peut utiliser l'application Approvals

En règle générale, les spécialistes des ressources humaines doivent faire face à de nombreuses communications quotidiennes. Plus l'entreprise est grande, plus les responsabilités qui leur incombent sont nombreuses. Tout le monde envoie des demandes sur différents sujets, qu'il s'agisse de demander un jour de congé ou de remettre en question la rémunération des heures supplémentaires, et bien d'autres choses encore. La nouvelle application Approvals les aide à organiser leur travail et à fournir des réponses accréditées aux différentes demandes.

Vacances

Si un employé souhaite prendre des vacances, au lieu d'envoyer un courriel à ce sujet ou de discuter de manière informelle, votre collègue peut envoyer une demande d'approbation par le biais de l'application. Par exemple, le titre peut être une demande de vacances, et vous pouvez mentionner le nombre de jours et la date dans les détails.

Lorsqu'un responsable des ressources humaines reçoit la demande, il peut l'approuver ou la rejeter. La possibilité de revenir en arrière et d'examiner toutes les demandes d'approbation documentées est essentielle dans ce cas. Elle responsabilise les personnes pour leurs actions, et toutes les données sont stockées en conséquence afin de pouvoir y revenir si nécessaire.

Jours de congé

Ce cas est similaire au précédent avec une fonctionnalité supplémentaire, à savoir la pièce jointe. Les salariés peuvent envoyer une demande de congé et y joindre tout document connexe, par exemple une déclaration de santé indiquant qu'ils sont malades. De cette manière, le document joint sera également archivé avec la demande pour référence ultérieure. 

Heures supplémentaires

Lorsqu'une situation critique se présente, l'entreprise se précipite pour y faire face avec toutes les ressources disponibles. Comme nous l'avons vu précédemment, le décideur peut lancer un espace de travail d'urgence afin d'organiser le travail et d'agir rapidement.

Dans ce cas, les services des ressources humaines peuvent être amenés à augmenter la capacité de travail et à demander aux employés de faire des heures supplémentaires. Le responsable des ressources humaines peut envoyer des demandes d'approbation à tous ceux qui ont besoin de faire des heures supplémentaires. La demande peut également être accompagnée d'une pièce jointe contenant l'horaire de travail et quelques détails sur les compensations.

Les employés peuvent approuver les demandes ou les rejeter, et le département des ressources humaines aura une vue d'ensemble claire de toutes les réponses. Au lieu d'envoyer de nombreux courriels ou de passer des appels téléphoniques, vous pouvez organiser l'ensemble du processus avec un simple flux de travail dans Microsoft Teams.

Lettres de confirmation d'emploi

L'application Approvals peut gérer les demandes des utilisateurs internes et externes. Supposons que le responsable des ressources humaines approuve un candidat pour le service juridique. Le responsable des ressources humaines doit approuver la nouvelle embauche, puis le dernier mot reviendra au responsable juridique.

Le responsable des ressources humaines peut envoyer un processus d'approbation, dans lequel plusieurs utilisateurs seront invités à approuver la demande dans l'ordre. Le processus d'approbation peut être envoyé au responsable des ressources humaines et au responsable juridique, même si ce dernier fait partie d'une autre équipe. Le responsable juridique peut examiner le CV joint, la conversation et les notes d'entretien, puis approuver ou rejeter officiellement le candidat.

Le nouvel employé peut être informé de la décision de l'entreprise en envoyant une demande d'approbation avec le contrat de travail joint et en demandant une signature. Toutefois, le nouvel employé n'est toujours pas membre de cet espace de travail. Les utilisateurs externes peuvent recevoir des demandes d'approbation s'ils sont invités dans l'organisation en tant qu'utilisateurs invités. Il s'agit là d'une autre fonctionnalité très utile de l'application. 

Comment le département financier peut utiliser l'application Approvals 

L'application Approvals deviendra rapidement un incontournable et l'une des applications préférées de vos équipes financières. Voici pourquoi.

Demandes budgétaires

Le service marketing souhaite disposer d'un budget pour la nouvelle campagne publicitaire. Il peut envoyer une demande au directeur du marketing, au directeur financier et au directeur de la marque. La demande détaille la campagne et le budget nécessaire à son exécution. Une fois que le responsable de la marque a approuvé la demande, le responsable financier peut l'approuver ou la rejeter en fonction de la situation financière et de la disponibilité des fonds.

Il est très important de documenter cette demande, car cela permet d'identifier la personne qui a demandé le budget et celle qui l'a approuvé avant que le service financier n'effectue le transfert. 

Demandes de rapports trimestriels, mensuels ou annuels

Les gestionnaires financiers ne peuvent pas simplement envoyer des informations aussi sensibles à quiconque les demande. Il doit y avoir une demande officielle émanant d'une partie autorisée au sein de l'entreprise. Lorsqu'un cadre supérieur ou un membre du conseil d'administration demande de tels rapports, la demande d'approbation protège le département financier contre les risques potentiels. En particulier, une approbation signée peut être demandée dans ce cas afin de s'assurer que la personne qui demande les rapports est bien au courant de la demande.

Cas d'utilisation divers

Voici d'autres scénarios dans lesquels l'application Approbations peut vous faire gagner du temps :

Signature de documents 

Au lieu de passer de Microsoft Teams à DocuSign ou Adobe Sign pour demander à quelqu'un de signer un document numériquement, puis de l'envoyer par courrier électronique, vous pouvez utiliser l'application Approvals. Elle vous permet de signer des documents au sein de Microsoft Teams grâce à son intégration avec d'autres 3^, des applications de signature électronique. Par exemple, l'équipe de conception a conçu les affiches finales de la campagne publicitaire et doit les envoyer à l'imprimerie pour lancer une opération d'impression en masse. Avant de procéder à cette opération, le directeur marketing doit d'abord signer l'approbation.

Approuver les messages, les articles et les propositions 

De nos jours, les comptes de médias sociaux sont des canaux officiels qui représentent les entreprises. Il arrive que les responsables aient besoin de revoir la copie des messages publiés sur les médias sociaux avant qu'ils ne soient mis en ligne. Les créateurs de contenu peuvent préparer les posts et envoyer des demandes d'approbation au responsable du contenu, qui examine tout et approuve les posts appropriés pour la publication. Ce processus aurait nécessité un nombre incalculable d'échanges d'e-mails, en particulier pour les entreprises actives sur les médias sociaux qui ont de nombreux créateurs de contenu travaillant en même temps.

Demandes de création d'équipes 

Le service informatique peut également utiliser l'application Approbations pour traiter les demandes de création d'équipe dans Microsoft Teams. 

Dans la plupart des organisations, la création d'équipes est limitée. Cela permet d'éviter les risques de sécurité et L'étalement des équipes qui survient lorsque les utilisateurs commencent à créer de multiples équipes qui ne remplissent pas toujours leur fonction.

Pour en savoir plus sur la façon d'empêcher les utilisateurs de créer de nouvelles équipes, cliquez ici. ici.

Pour faire gagner du temps aux utilisateurs finaux et aux administrateurs, vous pouvez automatiser ce processus et mettre en place des demandes de création d'équipe par le biais de Connecteur Power Automate, le connecteur nBold et l'application Approvals. Voici à quoi ressemblera le flux de travail :

Avec Power Automate et le connecteur nBold, vous pouvez envoyer un signal à l'application Approvals qui crée une demande de création d'équipe à partir d'un modèle. L'approbateur approuvera la création de l'équipe ou la rejettera. 

Microsoft ne cesse d'améliorer les services Microsoft Teams afin de répondre aux besoins des utilisateurs et de créer un environnement propice à un travail d'équipe productif. Lorsque vous commencerez à utiliser l'application Approvals, vous remarquerez l'importance de ses fonctionnalités. Très simple mais très efficace, elle est essentielle pour garantir un flux de travail fluide dans toute entreprise. L'intégration qu'elle offre avec 3^, Les applications pour les partis vous feront gagner du temps et vous aideront à vous concentrer sur vos objectifs clés au lieu de passer constamment d'une application à l'autre.