Une année entière s'est déjà écoulée depuis le début de la pandémie mondiale. Pendant tout ce temps, nous nous sommes habitués à la nouvelle façon d'organiser notre travail, et les problèmes liés au travail à distance résonnent en chacun de nous. À cet égard, Microsoft a annoncé la sortie d'un nouveau produit - Microsoft Viva. Aujourd'hui, nous allons analyser en détail ce qu'est Microsoft Viva à travers des cas d'utilisation réels.
Les défis du travail à distance
Bien sûr, le travail à distance nous offre des possibilités infinies. Vous n'êtes plus lié à votre espace de travail et vous organisez vous-même votre emploi du temps. De plus, les technologies modernes nous permettent de rester en contact permanent avec nos collègues.
Cependant, le travail en dehors du bureau comporte plusieurs défis. Chez SalesTim, nous apprenons constamment comment travailler efficacement à distance. Ainsi, à cause de la pandémie, j'ai dû partir à des centaines de kilomètres de mes collègues (et franchement, j'envie ceux qui peuvent facilement se retrouver et prendre un café 😊 ). Par conséquent, les problèmes que je vais décrire ci-dessous m'ont touché personnellement et peuvent vous être familiers également.
Manque de communication
Réunions vidéo, chats, courriels, messageries, conversations dans Teams - tous ces moyens nous permettent de rester en contact avec nos collègues. En même temps, vous ne pouvez pas voir la personne à qui vous parlez dans la vie réelle. Cela peut entraîner des malentendus et des erreurs de communication. En outre, il arrive que vous ne receviez pas de réponse instantanée de la personne à laquelle vous vous adressez.
Faible productivité
En fait, le travail à distance augmente notre productivité car il permet d'éviter de nombreuses distractions liées au bureau. Cependant, le travail à domicile présente également un inconvénient. Il est très difficile pour certaines personnes de rester concentrées, connectées et productives depuis leur domicile. Et travailler depuis la table de votre cuisine ne vous met pas de bonne humeur, n'est-ce pas ?
Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
En même temps, si certaines personnes ne peuvent pas être productives à la maison, d'autres oublient complètement les pauses. Chacun travaille à son propre rythme et on peut perdre le sens du moment où l'on doit s'arrêter de travailler. Être capable de ‘basculer’ peut être un défi, car il arrive que l'on ne sache pas quand le travail s'arrête et quand la vie personnelle commence.
Processus d'intégration
Selon la recherche Selon une étude menée par le BCG, 51% des salariés estiment que le travail à distance rend plus difficile le maintien de la culture d'entreprise, notamment en ce qui concerne l'intégration. Ce processus prend du temps et l'intégration à distance ne peut que l'accroître.
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Qu'est-ce que Microsoft Viva ?
Afin d'accroître l'efficacité du travail à distance, ainsi que d'optimiser l'ensemble des processus, Microsoft a annoncé un nouveau produit - Microsoft Viva. Cette plateforme est destinée au développement professionnel et au maintien d'un état émotionnel favorable des employés travaillant à distance.
Viva contient des outils pour l'engagement et l'apprentissage et permet aux employés de partager leurs connaissances pendant les processus de travail. Microsoft Viva a un haut niveau d'intégration avec Microsoft 365 et Teams. Microsoft Viva se compose de plusieurs modules clés :
- Viva Insights
- Viva Learning
- Sujets du Viva
- Viva Connections
Décrivons chacun d'entre eux.
Microsoft Viva Insights
Viva Insights vous propose des recommandations personnalisées tout au long de votre journée de travail. Vos informations personnelles y sont collectées à partir de votre courrier électronique, de votre calendrier, de vos réunions, de vos chats et de vos appels. Grâce à l'intégration de Microsoft Teams et de Viva Insights, vous pouvez facilement rester productif pendant votre journée de travail et communiquer efficacement avec vos collègues.
Pour ajouter Viva Insights à votre environnement Teams, sélectionnez cette application dans la boutique.
Ensuite, vous verrez deux fonctions possibles :
- Rester connecté
- Protéger le temps
Dans l'onglet Rester connecté, vous trouverez les informations suivantes :
- Mettre en place des rappels pour les réunions 1:1
- Rester à l'affût des suggestions de tâches en suspens
- Prochaines réunions nécessitant un RSVP
- Identifier et épingler les collaborateurs importants, et bien plus encore
Ce système offre des possibilités infinies. Il n'offre pas seulement les meilleures options pour une réunion 1:1. En outre, il rappelle les engagements pris avec des collègues par courrier électronique, et il est facile de trouver des documents non lus, d'épingler des contacts importants, et bien d'autres choses encore.
Dans l'onglet Protéger le temps, vous pouvez choisir le moment le plus propice à un travail ciblé. Nous comprenons qu'il est parfois difficile de se rendre au travail si l'on dispose de peu de temps ou si l'on est facilement distrait par les messages entrants. Désormais, en fonction de vos données personnelles, vous pourrez choisir le moment le plus propice pour vous concentrer sur votre travail, sans être dérangé par les notifications des chats et des appels.
Microsoft Viva Learning
Suivre une série de formations et de cours de recyclage est un aspect essentiel du développement de sa propre carrière. Mais souvent, les employés n'ont pas assez de temps libre. En effet, se distraire de la routine du travail, passer une tonne de temps à chercher le bon cours, cela semble fastidieux. Et voici une autre solution efficace de Microsoft - Viva Learning
En le connectant directement à Microsoft Teams, vous pouvez évoluer et apprendre de nouvelles disciplines au sein d'un même espace de travail. Vous y trouverez toutes les ressources disponibles pour un apprentissage efficace et rapide. Cette plateforme relie de nombreuses ressources en un seul endroit, notamment LinkedIn Learning, Microsoft Learn, des fournisseurs de contenu tiers et le propre contenu de l'entreprise. En outre, prêtez attention à la liste des partenaires, tels que Skillsoft, Coursera, Pluralsight, et bien d'autres encore.
Cette fonction est particulièrement utile lorsque, en tant que nouvel employé, vous devez apprendre une multitude de nouvelles informations.
Sujets du Viva Microsoft
Chacun d'entre nous s'est déjà trouvé dans une situation où il faut beaucoup de temps pour trouver l'information dont on a besoin. Vous ne savez pas à qui vous adresser pour traiter une question, et les suggestions de recherche ne donnent pas le résultat escompté. La recherche est d'autant plus difficile que les informations se trouvent dans différents silos et systèmes. En outre, vous pouvez être confronté à une fuite des connaissances lorsque des personnes quittent votre organisation.
La solution à ce problème est Microsoft Viva Topics. Associée à la technologie AI, aux sites modernes SharePoint et à Microsoft Search, la plateforme vous permet de suivre toutes vos informations en un seul endroit. L'IA identifie les connaissances et les personnes et les organise automatiquement dans les rubriques correspondantes.
Grâce à la carte des sujets et à la recherche Microsoft, vous pouvez facilement trouver les informations dont vous avez besoin. Vous y trouverez tous les détails concernant le sujet souhaité : description, personnes liées, fichiers et pages épinglés, sites SharePoint et ressources.
Microsoft Viva Connections
Enfin, Microsoft Viva Connections est un endroit où vous pouvez connecter littéralement n'importe quoi ! Viva Connections est un lieu de travail numérique personnalisé qui permet aux employés de communiquer en interne et d'accéder aux ressources de l'entreprise, telles qu'un recueil de politiques internes, des actualités, etc. Tout cela sera disponible dans le cadre d'une application personnalisée dans Microsoft Teams. L'application Connections pour PC fera l'objet de tests publics préliminaires au cours du premier semestre 2021, et l'application mobile sera lancée d'ici la fin de l'année 2021.
Viva Connections offre un flux unifié et personnalisé dans lequel les employés peuvent explorer les nouvelles et contribuer à la conversation depuis pratiquement n'importe quel endroit. Vous pouvez publier du contenu provenant de diverses applications Microsoft 365, telles que SharePoint, Yammer ou Microsoft Stream, vers un flux unique et afficher les actualités et le contenu externes que vous souhaitez que les employés voient.
En outre, grâce au ciblage de l'audience, vous pouvez atteindre des départements, des régions ou des fonctions spécifiques. Microsoft Viva permet également aux employés de partager leurs commentaires et de participer à des conversations grâce aux communautés Yammer.
Les possibilités sont infinies ! Intéressons-nous aux principales caractéristiques de l'intégration de Microsoft Viva avec d'autres plates-formes :
- Intégrer le contenu de vos sites SharePoint dans Microsoft Teams
- Ciblez vos employés en fonction des groupes Azure Active Directory
- Personnalisez vos tableaux de bord avec Power Apps et des solutions tierces.
- Susciter l'engagement et regrouper les nouvelles avec les communautés Yammer
- Épingler des fichiers à partir de OneDrive, et bien plus encore
Cas d'utilisation de Microsoft Viva
En effet, les possibilités de la plateforme Microsoft Viva sont infinies. Elle vous permet d'organiser efficacement le travail à distance dans l'ensemble de l'organisation. Prenons maintenant des exemples simples pour analyser comment Microsoft Viva nous aidera dans notre routine de travail.
Intégrer les nouveaux employés
Comme nous l'avons décrit plus haut, le processus d'intégration est essentiel lorsqu'un employé rejoint une nouvelle équipe. Microsoft Viva est en mesure de faciliter et d'optimiser considérablement ce processus.
Ainsi, avec l'aide de Microsoft Learning, un nouvel employé aura accès à tous les cours nécessaires en un seul endroit. Et le processus d'apprentissage sera facile et rapide.
Avec Microsoft Connections, un employé pourra suivre plus que la page d'accueil, qui affiche les principales nouvelles de l'organisation. Il pourra également créer un tableau de bord personnalisé dans lequel il ajoutera des sujets, des documents importants et des personnes liées. En outre, il est nécessaire de connecter un tableau de bord du bien-être, où ils peuvent suivre toutes les statistiques sur leur productivité afin de réduire le risque d'épuisement professionnel.
Collaborer à l'élaboration de propositions
Vous devez préparer un projet ou une proposition commerciale ? Avec Microsoft Viva, vous pouvez éviter une longue recherche des fichiers dont vous avez besoin ou la perte d'informations clés. Avec Microsoft Topics, vous pouvez utiliser l'IA pour rassembler toutes les informations dont vous avez besoin dans un seul sujet. Créez un thème pour chaque nouvelle proposition et accédez rapidement aux fichiers dont vous avez besoin ou aux sites SharePoint qui vous aideront à préparer votre proposition.
Veuillez noter qu'il existe plusieurs rôles dans le cadre de la collaboration avec Viva Topics :
- Topics Viewers - les utilisateurs peuvent lire les sites modernes SharePoint et accéder à Microsoft Search.
- Contributeurs - ils peuvent modifier des sujets existants ou en créer de nouveaux
- Gestionnaires de connaissances - utilisateurs qui guident les sujets tout au long de leur cycle de vie. Ils confirment également les sujets suggérés par l'IA ou suppriment les sujets qui ne sont plus pertinents.
- Les administrateurs des connaissances - ils mettent en place les sujets Viva et les gèrent par le biais des contrôles d'administration dans le centre d'administration.
Travailler sur des contrats de vente importants
De même, Microsoft Viva vous aidera à travailler avec des partenaires et des clients clés pour conclure des affaires rapidement et efficacement. Par exemple, avec l'aide de Viva Insights, vous pouvez planifier l'heure la plus pratique et la plus appropriée pour les réunions avec un partenaire ou un client. Vous réduirez ainsi le risque de rebond d'appel et améliorerez votre communication.
En outre, des notifications vous rappelleront les tâches dont vous avez discuté avec le client par courrier électronique. En outre, vous ne perdrez plus le fichier requis et réduirez le risque de perdre des informations de la part d'un agent clé.
Assurer une gestion efficace des projets
Enfin, Microsoft Viva est un outil indispensable pour les gestionnaires de projets. Lorsque vous êtes en charge de plusieurs projets, il est facile de perdre la trace d'informations clés. Les membres de votre équipe peuvent également être désorientés par un grand nombre de canaux.
Avec Viva Topics, vous pouvez collecter toutes les informations nécessaires relatives à chaque projet. Ajoutez les chefs de projet, les fichiers importants sur lesquels collaborer, les sites SharePoint, etc. Ainsi, toutes les informations relatives à votre projet seront regroupées en un seul endroit. Vous éviterez ainsi la perte d'informations et les erreurs de communication entre les membres de l'équipe de projet.
En connectant Viva Connections directement à votre équipe dans Microsoft Teams, vous aiderez vos coéquipiers à accéder facilement à toutes les questions et à tous les sujets clés du projet. Créez un tableau de bord pour chaque nouveau projet, ajoutez des sites SharePoint avec les dernières nouvelles et les réunions à venir, épinglez la documentation importante et partagez les connaissances et l'expérience des experts en un seul endroit.
Découvrez d'autres Cas d'utilisation de Microsoft Teams
En conclusion, je voudrais souligner que Microsoft Viva est une plateforme idéale pour organiser tous les processus de travail. Vous pouvez d'ores et déjà utiliser certaines fonctionnalités, par exemple Microsoft Insights avec Stay connected et Protect Time Tans. Et avec vous, nous attendrons la sortie d'autres nouveaux produits. Nous sommes convaincus que la technologie Teams Templates de SalesTim améliorera encore l'expérience des utilisateurs.
Explorez tous les Modèles Microsoft Teams qui sont disponibles aujourd'hui.
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