Modèles Microsoft Teams pour la gestion des transactions

La gestion des transactions est un processus complexe qui implique des personnes issues de différents départements. Il est donc extrêmement important d'organiser un espace de travail collaboratif efficace qui réunira sous un même toit des personnes ayant des domaines d'expertise différents. Ainsi, toutes les parties impliquées dans le processus de gestion des transactions peuvent collaborer sur les accords en cours, gérer les allocations et suivre les conversations avec les emprunteurs et les investisseurs potentiels. Puisque vous lisez cet article, vous vous demandez probablement comment réaliser une gestion efficace de la collaboration dans Microsoft Teams. Restez avec nous et nous vous expliquerons comment rationaliser vos processus de travail et améliorer la collaboration avec le modèle Microsoft Teams pour la gestion de la collaboration sur les transactions.  

Pourquoi avez-vous besoin de modèles Microsoft Teams pour la gestion de la collaboration ?  

Obtenir un espace de travail collaboratif structuré 

Vos négociateurs et vos agents de crédit analysent des tonnes d'informations chaque jour. Ils doivent mettre en relation les emprunteurs et les investisseurs, analyser les données financières, exécuter les processus de gestion des risques, obtenir des informations sur le marketing, etc. Comment organiser votre processus de gestion des transactions dans Microsoft Teams et améliorer la collaboration ?  

La meilleure façon de le faire est de créer un silo de collaboration distinct pour chaque transaction clé. Ainsi, en créant des équipes dans Microsoft Teams, vous fournirez aux membres de votre équipe un espace de travail hautement sécurisé et efficace. Vous pouvez ajouter vos applications quotidiennes, inviter les bonnes personnes impliquées dans la collaboration, partager de la documentation et gérer les paramètres de l'équipe pour exécuter les transactions.  

Avec les modèles Microsoft Teams, vous pouvez créer cet espace de travail collaboratif une seule fois et obtenir des équipes de collaboration qui suivent la même structure. Chaque fois qu'une nouvelle affaire est créée, vous obtenez en quelques secondes un espace de collaboration entièrement personnalisé. Ainsi, grâce aux modèles Microsoft Teams, vous pourrez structurer votre environnement Teams, contrôler la création d'équipes et éviter le désordre dans Teams. 

 Aligner les parties prenantes de la gestion des transactions dans les différents départements   

Comme nous l'avons mentionné précédemment, des personnes issues de différents services travaillent généralement sur la même opération. Les négociateurs, les professionnels de la finance et du droit, les responsables des relations avec les clients, etc. Comment les aligner ? Lorsque vous créez une équipe pour chaque nouvelle affaire, vous pouvez y ajouter n'importe quelle personne de votre environnement Office 365. Cela signifie que des personnes issues de plusieurs départements collaboreront sur le même projet en utilisant leurs outils quotidiens.  

De plus, avec les modèles Microsoft Teams, vous pouvez gérer membres permanents pour s'assurer que chaque équipe est sous le contrôle de la direction générale.  

Gain de temps et amélioration de la productivité 

Enfin, grâce aux modèles Microsoft Teams, vous pourrez gagner du temps en créant des équipes entières à partir de zéro et en recherchant les informations nécessaires. Toutes vos équipes de gestion des transactions disposeront de tous les outils, documents et contenus nécessaires. Cela permettra à votre équipe de rester concentrée sur la conclusion d'affaires d'une manière hautement sécurisée et efficace. 

Modèles Teams avancés pour la gestion de la collaboration commerciale - qu'obtiendrez-vous du point de vue de l'entreprise ?  

Gérer les conversations via les canaux Teams  

Avec les modèles avancés de collaboration Microsoft Teams, toutes les nouvelles équipes créées à partir de ces modèles incluront des canaux standards et privés déjà préconstruits. Vous pouvez ainsi définir toutes les étapes du cycle de vie de la gestion des transactions qui se répètent d'une transaction à l'autre. Ajoutez-les à l'équipe d'origine une seule fois et créez de nouvelles équipes de collaboration avec la même structure de canaux.  

Par exemple, créez un modèle avec les canaux suivants :  

Ainsi, votre équipe de collaboration aura des conversations ciblées dans des canaux prédéfinis. Elle saura ainsi exactement où partager les informations et la documentation sur différents sujets. Vous éviterez ainsi les erreurs de communication et la perte d'informations confidentielles.  

Améliorez la gestion de vos documents grâce aux fichiers et dossiers copiés 

Vous vous demandez comment guider votre processus de collaboration ? Grâce à la technologie avancée des modèles d'équipes, vous pouvez créer une équipe qui contient déjà tous les fichiers et dossiers nécessaires. Pour ce faire, vous devrez télécharger une seule fois vos modèles d'accords commerciaux, vos lignes directrices, l'historique de vos clients, vos factures, etc. Tout sera copié dans les nouvelles équipes créées à partir du modèle de collaboration. 

Vous pouvez ainsi améliorer votre gestion des fichiers de l'intérieur et de l'extérieur de votre organisation en créant un système de fichiers et de dossiers préétabli.  

Obtenir un ensemble de tâches pré-construites avec un planificateur ajouté au niveau du modèle 

Ensuite, pour améliorer la collaboration au sein de l'entreprise, vous pouvez créer un ensemble de tâches pour les activités répétitives d'une affaire à l'autre. Ainsi, les membres de votre équipe sauront exactement sur quelles tâches à venir ils doivent se concentrer.  

Construire un Planificateur pour collaborer une seule fois à une affaire et l'ajouter en tant que nouvel onglet. Cet onglet sera copié dans chaque nouvelle équipe créée à partir du modèle de collaboration.  

Créez votre propre site SharePoint avec des lignes directrices et des modèles d'équipes de gestion des transactions.

Ensuite, fournissez aux membres de votre équipe votre interface unique en créant des sites dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez télécharger des documents financiers et juridiques, mettre en place des politiques de collaboration, ajouter la liste des investisseurs et des fournisseurs, etc. Rassemblez tout en un seul endroit pour simplifier votre processus de recherche et stimuler la collaboration au sein de l'équipe. 

Ajoutez votre Site SharePoint en tant que nouvel onglet de l'équipe d'origine. Et soyez assuré qu'il sera ajouté automatiquement à chaque équipe de collaboration créée à partir du modèle. 

Créer des rapports et contrôler les données à l'aide de Power BI 

Afin d'orienter vos processus d'achat et votre comportement de vente pour maximiser les bénéfices, votre équipe doit établir des rapports et suivre l'évolution de vos nouvelles affaires. Vos analystes doivent donc examiner des tonnes de données, analyser les résultats et faire des prévisions sur les bénéfices escomptés. Pour tout regrouper en un seul endroit, vous pouvez utiliser Power BI. Cette application Microsoft permet de collecter et de stocker des données provenant de plusieurs plateformes et de créer facilement des rapports visuels.  

Ajouter Power BI tab sur le modèle de collaboration pour les transactions et rationaliser votre processus d'établissement de rapports. Améliorez vos prévisions, limitez les risques et partagez les résultats avec votre comité de pilotage.  

Modèles Teams avancés pour la gestion de la collaboration commerciale - Qu'obtiendrez-vous du point de vue de l'informatique ? 

Les modèles de collaboration Teams avancés vous permettent de créer des équipes en quelques secondes avec tout le contenu nécessaire. En outre, vous pouvez gérer les politiques de gouvernance de Microsoft Teams lors de la création d'un modèle. Cette option vous permet d'obtenir un environnement Teams solide et sécurisé pour collaborer à la conclusion d'affaires et protéger vos données. Voyons comment cela fonctionne.  

Créer des équipes avec les bons noms 

Lors de la création d'un modèle de collaboration commerciale, vous pouvez souhaiter configurer des règles de dénomination. Cela vous permettra d'éviter L'étalement des équipes et créer de nouvelles équipes avec des règles de dénomination prédéfinies. Ainsi, avec Convention d'appellation Microsoft Teams vous pouvez élaborer des politiques de dénomination dynamiques ou statiques à l'aide de la technologie des préfixes et des suffixes. Voyons quelques exemples.  

Supposons que vous travailliez avec des clients dans différents secteurs de vente. Vous pouvez nommer vos équipes en fonction de la localisation de l'utilisateur. Ainsi, chaque fois qu'un négociateur basé à Paris ouvre une nouvelle affaire, l'équipe qu'il crée à partir du modèle sera nommée en fonction de sa localisation. Par exemple, “Nom de l'opération” - Deal Collaboration - Paris. Où “Deal Collaboration” est un suffixe fixe, et “Paris” sera différent d'un créateur d'équipe à l'autre. 

En savoir plus à propos des exemples de conventions de nommage

Avec Microsoft Teams Naming Convention, vous pouvez réaliser n'importe quel scénario d'entreprise et permettre à vos collègues de comprendre rapidement l'objectif de l'équipe. Vous pouvez configurer un contenu dynamique pour les conventions d'appellation en fonction des données Azure AD ou de tout attribut personnalisé. 

Attirer les bonnes personnes grâce à l'adhésion permanente  

Vous vous demandez comment obtenir le même niveau d'exécution d'une transaction à l'autre ? Ajoutez les propriétaires et les membres permanents lors de la création du modèle. Une fois configurés, vos managers, responsables commerciaux et opérationnels seront automatiquement ajoutés à chaque nouvelle équipe créée à partir du modèle Équipes de collaboration sur les affaires. 

En savoir plus sur la propriété et l'appartenance des équipes.

En outre, vous pouvez ajouter le nombre obligatoire de propriétaires ou d'utilisateurs afin d'éviter les équipes sans propriétaire ou sans membre.  

Contrôler la création d'équipes à partir de modèles à l'aide de flux de travail d'approbation  

Les flux d'approbation vous permettent de contrôler le processus de création d'une équipe. Ainsi, chaque fois qu'une personne est sur le point de créer une équipe à partir d'un modèle, un approbateur reçoit une notification d'équipe. Une fois la demande approuvée, le processus de création d'équipe démarre immédiatement.

En savoir plus sur la création d'équipes avec processus d'approbation

Ainsi, chaque fois qu'un négociateur ouvrira une nouvelle affaire, il devra attendre l'approbation du responsable opérationnel pour créer une équipe.  

Définir les modèles que vos collègues peuvent utiliser avec le ciblage d'audience  

Même si vos offres ont la même structure, elles peuvent varier d'une zone de vente à l'autre. Pour résoudre ce problème, vous pouvez créer plusieurs modèles d'équipes de collaboration et définir qui peut les utiliser en fonction des données de l'utilisateur. Par exemple, les négociateurs dont la localisation ou la langue préférée est différente verront les différents modèles disponibles.  

Deal Collaboration Microsoft Teams Intégration des modèles avec les systèmes de gestion de la relation client 

Enfin, examinons un autre scénario. Supposons que vous stockiez l'historique de vos clients dans un système CRM externe, par exemple Salesforce. Mais pour collaborer à la conclusion d'une affaire, vous devez aligner vos responsables d'affaires avec des personnes d'autres services qui n'ont peut-être pas de licence Salesforce.  

Pour éviter la perte d'informations et améliorer la collaboration, vous pouvez intégrer les modèles Microsoft Teams à n'importe quelle application externe. Cela signifie qu'à chaque fois qu'une nouvelle affaire est ouverte dans l'application externe, une équipe est créée dans votre environnement Microsoft Teams avec tout le contenu essentiel que nous avons décrit ci-dessus.  

Vous pouvez ainsi créer automatiquement des équipes à partir d'enregistrements Salesforce. Vous pouvez également supprimer ou archiver automatiquement les équipes inutilisées, gérer les fichiers Teams dans Salesforce, et bien plus encore. 

En savoir plus sur l'intégration de Salesforce et de Microsoft Teams

Cela vous permettra d'améliorer votre gestion de la collaboration et d'aligner les personnes qui utilisent des outils différents dans un espace de travail unique.  

Nous avons décrit ci-dessus les capacités des modèles Microsoft Teams pour la gestion de la collaboration commerciale. Vous obtiendrez le même niveau d'exécution, la même structure d'équipe et le même espace de travail guidé dans toute l'organisation. En outre, vous pouvez gérer les politiques de gouvernance et les intégrations pour connecter les modèles Teams à votre système de gestion de la relation client (CRM). 

Réservez un moment avec notre équipe et nous trouverons une solution idéale et unique qui pourra être adaptée aux besoins de votre organisation.