Outils Office 365 : Quels outils utiliser ?

Microsoft Office 365 est devenu un outil universel offrant de multiples solutions qui peuvent être adaptées aux besoins de toute organisation. Et si Word, Excel et PowerPoint n'ont pas besoin d'une longue présentation, les applications Office 365 sont bien plus que cela. Avec autant d'applications à notre disposition, il est facile de ne pas savoir lesquelles utiliser. Par conséquent, de nombreuses applications sont indûment négligées.

Nous avons préparé un guide rapide pour vous aider à comprendre ce qu'est exactement Office 365 et quelles sont les applications Office 365 que vous pouvez utiliser pour stimuler la collaboration et l'innovation. la productivité.

Qu'est-ce qu'Office 365 ?

Office 365 est un abonnement qui vous donne accès à la collection d'applications les plus récentes, qu'il s'agisse de la version de bureau ou de la version en ligne. Elle est toujours à jour sur tous vos appareils, qu'il s'agisse d'un téléphone portable, d'une tablette ou d'un ordinateur de bureau. En outre, il s'accompagne du service en nuage OneDrive, qui vous permet d'accéder aux fichiers sur lesquels vous travaillez depuis n'importe où. Tout le contenu sur lequel vous travaillez est sauvegardé et sécurisé.

Il existe différentes versions de l'abonnement Office 365 que vous pouvez choisir en fonction de vos besoins : pour la maison, pour les affaires, pour l'entreprise ou pour l'éducation.

Office 365 comprend des applications bureautiques, un client de messagerie, des applications de stockage en nuage, de productivité et de collaboration, et bien d'autres choses encore. Il y en a tellement, en fait, qu'il est facile de s'y perdre. Jetons un coup d'œil à quelques-unes des principales applications pour mieux comprendre à quoi elles servent.

Applications bureautiques

Word, Excel, PowerPoint  

Ce sont les premières applications qui nous viennent à l'esprit lorsque nous parlons de Microsoft et d'Office 365. Je suppose qu'il n'est pas nécessaire d'en dire plus : nous les utilisons tous au quotidien.

OneNote

Cette application est la version numérique d'un bloc-notes qui vous permet de créer, de modifier et de partager des notes. Utilisez-la pour créer vos listes de tâches, établir l'ordre du jour de vos réunions, stocker les meilleures pratiques et noter vos pensées et vos idées. Vous pouvez facilement taper ou écrire à la main vos notes, ajouter des images, des fichiers audio et vidéo, intégrer des liens et même enregistrer des notes vocales. Vous pouvez organiser vos notes en différentes pages et sections au sein d'une même page pour faciliter la navigation.

OneNote peut remplacer votre application d'organisation personnelle qui vous aidera à structurer votre journée de travail et à organiser vos pensées.

Communication et collaboration

Les équipes

Microsoft Teams est un centre de collaboration d'Office 365, qui relie toutes ses applications en un seul endroit. Son espace de travail basé sur le chat permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel, en encourageant les réponses instantanées. Avec Teams, les utilisateurs peuvent également organiser des réunions vidéo, des événements en direct et des appels, partager et travailler ensemble sur des fichiers et des applications intégrées.

Étant donné que Microsoft Teams peut intégrer n'importe quel autre logiciel natif ou 3^, Les cas d'utilisation sont innombrables.

Yammer

Yammer est une application de réseau social d'entreprise, tout comme Facebook - mais pour les entreprises. C'est une excellente plateforme pour la création de communautés, le partage des connaissances et l'engagement inter-organisationnel. Elle permet aux employés de se connecter à toutes les unités et branches de l'entreprise autour de sujets spécifiques d'intérêt et d'expertise professionnelle.

Les utilisateurs peuvent participer à des discussions privées, créer des messages et se tenir au courant de l'actualité de l'entreprise.

Gestion des tâches

Planificateur

Avec Microsoft Planner chaque membre de votre équipe peut créer, partager et collaborer sur des tâches. Séparez-les dans différentes catégories, définissez des niveaux de priorité et des dates d'échéance, ajoutez des listes de contrôle, joignez des fichiers et des liens, affectez des membres de l'équipe à des tâches spécifiques et surveillez la mise en œuvre des tâches à l'aide de différentes vues et graphiques.

Planner vous permet de mieux organiser votre travail d'équipe, de répartir les responsabilités et de rester informé des travaux de votre équipe.

Projets

Cet outil de gestion de projet offre davantage de possibilités que le planificateur et convient à des tâches plus complexes. Avec Projets vous pouvez mettre en place une planification dynamique, visualiser l'état d'avancement du projet grâce à des tableaux de bord interactifs, gérer la documentation et le budget liés au projet, organiser la charge de travail, etc.

Envoi de courriels et calendrier

Perspectives

Considérez ce client de messagerie comme votre boîte aux lettres d'entreprise, où, en plus de gérer vos courriels, vous pouvez également organiser et enregistrer vos contacts, et gérer vos rendez-vous, réunions et tâches quotidiennes. Ce gestionnaire d'informations personnelles comprend un calendrier, un gestionnaire de tâches, un carnet de contacts et un stockage de fichiers intégré à SharePoint.

Le calendrier Outlook vous permet également de vérifier la disponibilité de vos collègues, de planifier des réunions avec Scheduling Assistant, de créer des événements récurrents et de rester informé des événements à venir.

Avec Outlook, vous pouvez avoir plusieurs comptes. Par exemple, vous pouvez disposer d'une adresse électronique d'entreprise partagée pour une communication rapide entre les collègues et le service d'assistance.

Stockage et partage de contenu

SharePoint

SharePoint est un outil basé sur l'informatique en nuage utilisé pour créer des sites web intranet. Il vous permet de partager et de gérer du contenu à travers l'organisation en favorisant le travail d'équipe et la communication interne. Il s'agit d'un emplacement central pour le stockage des données des applications Office 365 telles que Microsoft Teams, Forms, One Note et d'autres.

Avec SharePoint, Vous pouvez créer des sites d'équipe dynamiques pour chaque équipe de projet, chaque département et chaque unité d'entreprise. Dans chaque site, vous pouvez stocker et partager des fichiers, des données, des informations et des ressources.

OneDrive

De même, OneDrive est un système de stockage basé sur le cloud qui vous permet de stocker et de gérer des fichiers sur n'importe quel appareil. Vous pouvez l'utiliser comme espace de stockage personnel, car il n'est pas conçu pour la collaboration. Cependant, vous pouvez toujours gérer les autorisations et autoriser le partage de fichiers et la coécriture.

Plate-forme d'application commerciale

Applications de puissance

Avec la plateforme Power Apps, vous pouvez créer des applications à code réduit qui se connectent aux données de votre entreprise. Elle permet même aux débutants de créer des applications dotées de fonctionnalités avancées auparavant réservées aux développeurs professionnels. Pour ces derniers, vous pouvez étendre les capacités des applications avec Azure Functions et des connecteurs personnalisés vers des systèmes propriétaires ou sur site.

Connecteur Power Automate

Cet outil basé sur le cloud permet aux organisations de créer des flux pour automatiser les processus et les tâches répétitifs. Avec le connecteur Power Automate, vous pouvez réunir des applications natives, internes et tierces, ce qui vous permet de déplacer des données d'une application à l'autre par le biais d'un flux.

Vous pouvez créer des flux de travail pour mettre en place des notifications, suivre les réponses des clients, automatiser les processus d'approbation, etc.

Pour des exemples de cas d'utilisation de Microsoft Teams et de Power Automate, rendez-vous sur le site cet article.

Autres applications

Formulaires

L'application Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des questionnaires et des quiz, de recueillir les commentaires des clients et de mesurer la satisfaction des employés. Les données collectées peuvent être résumées et visualisées en temps réel, analysées avec Power BI et exportées vers une feuille de calcul Excel.

Forms est connecté à toutes les autres apps de la suite Office 365, telles que Microsoft Teams, SharePoint, Microsoft Flow, et d'autres. Ainsi, les utilisateurs peuvent collaborer plus efficacement sans avoir à jongler entre les apps et à exporter et importer des données.

Listes

Cette application vous permet de suivre les informations et d'organiser votre travail. Listes représente un système d'enregistrement : vous pouvez créer une base de données de contacts, organiser des événements, des problèmes, des actifs de l'entreprise, etc. Vous pouvez également collaborer et partager des listes avec d'autres personnes, et avoir des conversations par le biais de commentaires, de règles et de rappels.

Délivrer

Cet outil vous permet de gérer votre profil Office 365 et de découvrir les contenus les plus pertinents. Alimenté par Office Graph, il offre une expérience personnalisée en surfant sur des informations adaptées à chaque personne.

Délivrer apporte à ses utilisateurs les bonnes informations, leur évitant ainsi de perdre du temps à parcourir les courriels, à rechercher les bons documents et à se familiariser avec les ordres du jour des réunions. Avec cette application, vous pouvez facilement rechercher et gérer vos documents stockés dans SharePoint et OneDrive, vos courriels, vos réunions et vos contacts.

Cette liste n'est pas exhaustive et il existe d'autres applications Microsoft Office 365 à explorer.

Applications Microsoft Teams et Office 365

Microsoft Teams est bien plus qu'un outil de chat et de réunion. Il peut s'agir d'une plateforme de collaboration centralisée, qui rassemble les personnes et les contenus sous un même toit.

Il vous permet de travailler sur vos applications préférées, qu'il s'agisse de Planificateur, OneNote, Listes, Formulaires, ou même un 3^, directement dans l'environnement Teams, sans avoir à jongler d'une application à l'autre. Il vous suffit d'ajouter les applications appropriées en tant qu'onglets dans les canaux respectifs - et voilà ! Vous pouvez travailler sur différents contenus, les partager avec vos collègues, les co-éditer et collaborer en direct sans avoir à quitter Teams.

Toutes les données partagées dans Microsoft Teams sont sauvegardées et stockées en toute sécurité dans SharePoint ou OneDrive.

Développez votre collaboration avec les modèles nBold

Si vous et vos employés utilisez activement Microsoft Teams et les applications natives, vous vous êtes peut-être demandé comment personnaliser les équipes - avec toutes les applications et leur contenu répliqués d'une équipe à l'autre.

C'est possible avec les modèles de collaboration de nBold. Il vous suffit de créer une équipe originale sur laquelle vous baserez votre modèle et d'ajouter tout le contenu que vous souhaitez copier dans les nouvelles équipes - canaux, fichiers, dossiers et, bien sûr, applications. Vous pouvez créer un onglet avec une communauté spécifique dans Yammer, ajouter un formulaire que vous avez créé pour des équipes spécifiques ou créer un ensemble de tâches dans Planner. Toutes les configurations resteront intactes et seront reproduites dans les nouvelles équipes créées à partir de votre modèle.

En savoir plus sur les modèles de collaboration ou les voir à l'œuvre dans notre site web Centre de démonstration.