Quand utiliser les canaux partagés dans Microsoft Teams ?

Si vous êtes arrivé sur cette page, il y a de fortes chances que vous ayez déjà entendu parler des canaux partagés dans Microsoft Teams ou que vous les ayez même utilisés. Nous avons déjà écrit quelques articles de blog à ce sujet, en donnant un aperçu des canaux partagés. aperçu général des canaux partagés et en expliquant comment vous pouvez bénéficier d'une modèles avec canaux partagés. Cependant, vous pouvez toujours être confronté à un dilemme : la création d'un canal partagé est-elle la bonne solution ?.

Dans cet article de blog, nous allons vous présenter les choses à faire et à ne pas faire dans les canaux partagés de Microsoft Teams. Ainsi, la prochaine fois, vous saurez exactement si vous devez créer une nouvelle équipe, un canal partagé ou privé.

Quand est-il préférable d'utiliser des canaux partagés dans Microsoft Teams ?

Il y a un risque de partage excessif

Lorsque vous invitez des utilisateurs dans une équipe, ils ont automatiquement accès à tous les fichiers et conversations du canal standard de l'équipe. Par conséquent, si vous stockez certaines informations dans l'équipe et que vous ne souhaitez pas que les personnes extérieures à votre équipe les voient, créez plutôt un canal partagé. Vous vous assurerez ainsi qu'ils n'auront accès qu'à ce canal.

Le locataire hôte d'un canal partagé stocke les données du canal, et ses politiques de conformité s'appliquent ici. De même, les étiquettes de sensibilité de l'équipe hôte s'appliquent au canal, même si une autre équipe est invitée à collaborer.

Vous voulez éviter l'étalement des équipes

Vous pouvez tout aussi bien créer une nouvelle équipe et y inviter les personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer. Il peut s'agir, par exemple, de vos partenaires, fournisseurs ou clients. Toutefois, si cette nouvelle équipe traite du même sujet que l'équipe initiale et que les mêmes personnes participent à la collaboration, à l'exception des nouveaux invités, il s'agit plutôt d'un canal partagé. Les équipes dupliquées contribuent à L'étalement des équipes ce qui peut donner du fil à retordre à votre équipe informatique. Cela peut conduire à la propagation de shadow IT et affectent votre Adoption par les équipes efforts.

En outre, les membres de votre équipe devront partager deux fois la même information, ce qui peut réduire la productivité de l'équipe et augmenter le risque d'erreur humaine.

Vous devez collaborer avec des personnes extérieures de manière transparente.

Si vous invitez des tiers à rejoindre votre équipe, ils devront constamment changer de locataire pour collaborer avec vous. Pendant ce temps, un canal partagé apparaîtra à côté de leurs équipes et canaux existants, ce qui rendra le processus de collaboration beaucoup plus rapide et fluide. Pour les personnes qui passent le plus clair de leur temps à collaborer avec des personnes extérieures - qu'il s'agisse de partenaires, de consultants, de clients, etc. - la collaboration par le biais de canaux partagés peut être particulièrement d'actualité.

Vous pouvez collaborer sur un canal partagé de la même manière que vous le feriez au sein d'une équipe. Tous les membres du canal peuvent organiser des réunions ad hoc ou programmées, partager et collaborer sur des fichiers, et travailler ensemble sur certaines applications ajoutées au canal.

Vous souhaitez inviter toute une équipe

Imaginez que vous deviez collaborer avec une équipe de professionnels que vous avez engagée pour organiser votre campagne de marketing. Vous pourriez les inviter sur un canal partagé au sein d'une équipe que vous avez créée pour cette campagne particulière. Grâce aux canaux partagés, il est possible de collaborer avec des équipes entières au sein d'une même organisation ou entre organisations. Les membres d'un canal partagé sont automatiquement ajoutés ou supprimés en fonction de leur appartenance à l'équipe. Par exemple, si une nouvelle personne rejoint l'équipe marketing qui travaille sur votre campagne, elle sera automatiquement ajoutée à votre canal partagé. Elle sera automatiquement ajoutée à votre canal partagé.

Quand il n'est pas nécessaire d'utiliser les canaux partagés dans Microsoft Teams

Si vous souhaitez discuter de questions confidentielles avec des membres spécifiques de l'équipe tout en les tenant au courant.

Supposons que vous travailliez sur un projet et qu'il y ait des questions juridiques dont vous voulez discuter exclusivement avec l'équipe juridique et le client. Cependant, vous souhaitez qu'ils aient accès à toutes les autres informations partagées au sein de cette équipe. Dans ce cas, un canal partagé n'est donc pas envisageable. Si vous souhaitez discuter de certains sujets en privé avec des membres spécifiques de l'équipe - tant au sein de l'organisation que parmi les utilisateurs invités - la meilleure pratique consiste à créer un canal privé à leur intention. Ils pourront ainsi continuer à communiquer et à collaborer librement avec le reste de l'équipe.

Si tous les membres du canal font déjà partie de l'équipe

L'intérêt des canaux partagés est de, eh bien, les partager, n'est-ce pas ? Mais sans trop les partager, juste ce canal-là 😉 Donc, si tous les membres du canal sont aussi des membres de l'équipe, il n'y avait aucun intérêt à créer un canal partagé au départ. De la même manière que nous l'avons décrit plus haut, utilisez plutôt des canaux privés.

Vous devez utiliser des applications qui ne sont pas prises en charge dans les canaux partagés.

Si vous devez travailler sur des applications Microsoft 365, par exemple Planificateur ou Formulaires, pour collaborer avec des personnes extérieures à votre équipe, vous ne pouvez pas le faire par le biais des canaux partagés. Vous ne pouvez ajouter ces applications qu'en tant qu'onglets dans les canaux standard. Pour collaborer avec ces personnes, vous pouvez donc soit les inviter dans l'équipe d'origine, soit en créer une nouvelle exclusivement destinée à la collaboration avec des parties externes et leur accorder un accès invité.

La connexion B2B de l'autre organisation est désactivée.

La collaboration dans les canaux partagés est optimisée par B2B direct connect qui permet aux organisations Azure AD de collaborer de manière transparente sans avoir besoin d'ajouter des utilisateurs externes en tant qu'invités. Cependant, la collaboration externe est désactivée par défaut. Afin d'inviter des utilisateurs externes à un canal partagé, les deux organisations devront mettre en place des politiques d'accès inter-locataires.

Par conséquent, si la connexion directe B2B de l'autre organisation n'est pas configurée, vous ne pourrez pas inviter ses utilisateurs à un canal partagé.

Dernières réflexions

Les canaux partagés sont un moyen très utile nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de collaborer en douceur avec n'importe qui, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation, sans risque de partage excessif. Cependant, ils ne constituent pas toujours l'option optimale pour collaborer, c'est pourquoi il convient d'aborder leur création avec prudence. N'oubliez pas qu'une fois que vous avez créé un canal, vous ne pouvez plus le modifier.

Nous espérons qu'avec les chaînes partagées à faire et à ne pas faire que nous avons décrites ci-dessus, vous savez maintenant exactement quand les utiliser.