L'adoption de Microsoft Teams est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une stratégie et une préparation bien pensées. Elle se compose de plusieurs éléments d'égale importance et le développement de chacun d'entre eux garantira une adoption réussie et sans heurts de Teams dans votre organisation.
Auparavant nous avons énuméré tous les éléments de la stratégie d'adoption de Teams. Aujourd'hui, nous allons approfondir la question de la vision et du parrainage en tant que fondement d'une adoption réussie de Microsoft Teams. Vous apprendrez à créer une excellente déclaration de vision de projet qui encouragera vos employés à passer à l'action et à unifier votre équipe. Vous découvrirez également les rôles clés que vous souhaitez intégrer à votre projet.
C'est parti !
Vision du projet
La première étape de votre stratégie d'adoption de Microsoft Teams consistera à définir la vision. Elle répond aux questions suivantes pourquoi - un point de départ pour toute action - et inspire tout le monde à prendre cette action.
La vision du projet vous servira de guide pour comprendre comment la technologie peut être utilisée dans votre entreprise. Elle donnera également un sens à la stratégie d'adoption et incitera tous les membres de l'organisation à contribuer au projet et à atteindre un objectif commun.
L'objectif de la vision est de :
1. montrer la valeur que la nouvelle méthode de travail apportera à l'organisation
2. Contribuer à assurer l'adhésion du projet à l'entreprise
3. Faciliter le processus de gestion du changement.
La vision du projet doit être alignée sur la vision de l'entreprise. Elle vous aidera à identifier les objectifs du projet et à définir les scénarios commerciaux qui correspondront à chaque objectif.
Toutes les parties prenantes qui contribuent à la mise en œuvre et au soutien de l'adoption doivent être impliquées dans la définition de la vision. Cela permettra de s'assurer que la vision de l'organisation est à la fois informée et alignée.
Comment créer une vision de projet ?
PM Times suggère d'utiliser le modèle suivant pour créer une vision de projet : “[Action] un [produit livrable] qui [critères]”.
Il y a certains conseils à suivre qui vous permettront de créer une vision vraiment puissante qui aura un impact sur vos utilisateurs finaux.
1. le principe KISS (“keep it simple, stupid”) - en d'autres termes, veillez à ce que votre vision soit concise et rédigée dans un langage simple. Si vous ne la comprenez pas après l'avoir entendue une fois, c'est qu'elle n'est pas assez simple.
2. Message axé sur les personnes - il s'agit avant tout de personnes, alors assurez-vous que votre vision résonne avec elles à un niveau personnel. Il ne suffit pas de mentionner la technologie - montrez à vos utilisateurs finaux comment ils en bénéficieront.
3. Appel à l'action - incluez dans votre vision un appel à l'action puissant pour inspirer les gens, tel que ‘apporter’, ‘développer’, ‘augmenter’.
4. Appel à la coopération - veillez à souligner l'importance d'une action commune pour atteindre l'objectif final.
Voici quelques exemples de déclarations de vision pour alimenter votre inspiration :
- Une meilleure collaboration, des clients satisfaits
- Le travail d'équipe au cœur de la transformation numérique
- Mieux collaborer, résoudre les problèmes plus rapidement
- Intégrer les équipes, augmenter la vitesse, développer l'agilité
Pour élaborer la vision de votre projet, vous devez réunir toutes les parties prenantes, y compris les cadres. Ensuite, vous devrez organiser un atelier de réflexion et de construction de cette vision afin qu'elle soit partagée avec toutes les parties prenantes.
L'évolution du monde du travail, un élément clé pour soutenir votre vision
Pourquoi changer le mode de fonctionnement de votre organisation ? Vous aurez besoin d'arguments solides pour étayer la nécessité de la transformation, c'est-à-dire la vision de votre projet. Elle est essentielle pour convaincre les utilisateurs finaux d'abandonner leur ancienne méthode de travail.
Nous assistons déjà à des changements radicaux dans la façon dont les gens vivent et communiquent, et ils concernent tous les aspects de notre vie. Voyons maintenant comment le monde du travail évolue dans le monde entier. Quels sont les changements qu'il a subis ?
Tout d'abord, l'emploi à long terme et la sécurité de l'emploi ne sont plus une priorité dans le monde moderne. Nous accordons désormais plus d'attention à la flexibilité du poste et de la personne qui l'occupe. Les responsabilités sont plus polyvalentes et requièrent des connaissances dans différents domaines. Par conséquent, la capacité d'adaptation devient essentielle pour réussir dans n'importe quel emploi.
Il ne s'agit plus de rester au bureau de 9 à 18 heures, du moins dans les entreprises les plus progressistes. De nos jours, il est possible de travailler à Bali alors que l'entreprise est basée à Londres. Aujourd'hui, il s'agit plutôt de l'impact que chaque individu a au sein d'une entreprise. équipe.
Travail d'équipe et collaboration numérique
Le travail d'équipe est devenu un élément clé de la réussite des entreprises. Il contribue à générer des idées créatives, encourage les membres de l'équipe à démontrer tout leur potentiel, favorise la pensée critique et augmente la productivité.
Les progrès technologiques nous permettent de rester en contact avec nos équipes, que nous travaillions dans le même bureau ou à des milliers de kilomètres les uns des autres. La pandémie de COVID-19 a contraint de nombreuses personnes à travailler à domicile. En conséquence, de nombreuses organisations ont dû modifier leur mode de fonctionnement et adopter un système permettant à leurs employés de travailler efficacement en dehors du bureau et en même temps, d'accroître leur satisfaction au travail.
En fait, aujourd'hui, dans le monde entier, environ 55% des entreprises offrent une certaine capacité de travail à distance, et 18% de la main-d'œuvre sont des travailleurs à distance à temps plein.
En raison de ces changements, la transformation vers la collaboration numérique est plus que jamais d'actualité. Selon l'étude Marchés&Marchés, Selon les auteurs, le marché de la collaboration numérique devrait passer de $31 milliards en 2019 à $48,1 milliards en 2024. Ils soulignent que le taux d'adoption de la collaboration en entreprise augmentera en raison de l'utilisation croissante des outils de réseautage social et de la popularité grandissante des appareils mobiles utilisés pour la collaboration sur le lieu de travail.
Comment exploiter votre vision ?
Vous vous demanderez peut-être, après avoir lu cela, comment mettre en œuvre cette vision. Dans ce travail, il arrive souvent que la vision ait été élaborée une fois, mais qu'elle ne soit pas incluse dans tous les autres aspects du projet de gestion du changement.
La vision doit soutenir chaque élément du projet de gestion du changement : de la documentation interne aux supports de communication. La vision doit être explicitement partagée et cohérente partout.
Parrainage
Transformer le mode de fonctionnement d'une organisation nécessite un effort conjoint de la part des différentes parties prenantes qui contribueront à l'adoption du système au sein de l'organisation. Ils doivent être représentatifs de l'entreprise, comprendre clairement ce que l'on attend d'eux et être reconnus par toutes les personnes impliquées dans le projet. Chaque groupe doit se réunir régulièrement pour suivre l'avancement du projet et trouver le temps de s'acquitter de ses tâches.
Tout d'abord, parlons des sponsors exécutifs et de leur rôle dans la stratégie d'adoption de Microsoft Teams.
Implication des membres exécutifs
La participation des cadres au projet est essentielle à la réussite de sa mise en œuvre. Les cadres supérieurs façonnent la culture de travail de l'organisation et leur implication motivera le personnel à accepter le changement. Ils sont considérés par tout le monde dans l'entreprise et apportent donc autorité et crédibilité au projet en expliquant ce qui suit pourquoi la transformation est nécessaire.
Les sponsors exécutifs définissent l'orientation du projet et s'assurent qu'il est aligné sur les priorités de l'entreprise, allouent le budget, éliminent les obstacles internes et, enfin, font la promotion du changement au niveau de la direction pour s'assurer de l'adhésion des cadres supérieurs.
Les entreprises dont les dirigeants sont activement engagés réussissent mieux à mettre en œuvre des projets de transformation.
Selon l'étude menée par le cabinet de conseil en gestion du changement Prosci, Selon l'étude, le parrainage actif et visible de la direction figure en tête de liste des principaux facteurs de réussite des initiatives de l'entreprise. Parallèlement, la même étude suggère que l'absence d'un parrainage efficace est l'un des plus grands obstacles à la réussite des projets.
En même temps, un cadre indifférent et non engagé peut causer plus de tort au projet que l'absence totale de sponsor exécutif. Il est donc extrêmement important de choisir la bonne personne pour ce poste. Quels sont donc les critères à prendre en compte ?
Qualités d'un bon sponsor exécutif
Outre les compétences évidentes que possèdent la plupart des cadres, telles que le leadership, la communication et la résolution de problèmes, entre autres, Forbes a identifié les qualités suivantes d'un parrain réussi :
- Chef d'entreprise - inclure un dirigeant d'entreprise parmi les sponsors afin de s'assurer que le projet est en phase avec les besoins de l'entreprise et qu'il apportera une valeur commerciale maximale.
- Bénéficiaire principal - les cadres qui bénéficieront le plus de la rentabilité du projet s'investiront davantage dans sa réussite. Assurez-vous qu'ils sont d'accord.
- Croyant aux données - ils soutiendront votre vision et la valeur potentielle de votre projet.
- Influence et autorité - L'arrivée d'un leader charismatique et influent contribuera à garantir l'adhésion de la direction générale et le soutien du reste du personnel. Il sera également en mesure d'établir des priorités entre les différents besoins et de gérer les politiques qui se recoupent.
- Continuité - votre sponsor exécutif doit s'engager à long terme dans le projet. La phase de post-lancement est tout aussi importante que la phase de pré-lancement.
Gardez ces critères à l'esprit lorsque vous choisissez le bon sponsor exécutif pour votre stratégie d'adoption de Microsoft Teams.
Rôles du parrain
Prosci a identifié trois rôles pour le sponsor et les a appelés L'ABC d'un parrainage efficace:
A - Participation active et visible tout au long du projet.
Être actif et visible est considéré comme l'une des caractéristiques les plus importantes d'un parrain exécutif. Cela inclut diverses activités telles que la communication avec les employés, la participation régulière aux événements du projet, l'allocation de fonds, etc. Ils ne peuvent pas disparaître après l'atelier de lancement - votre personnel doit voir votre sponsor. Cela les encouragera à suivre son exemple et à s'adapter plus rapidement au changement.
B - Former une coalition avec d'autres cadres
Le parrain exécutif doit mettre en place une coalition efficace avec d'autres dirigeants qui soutiennent l'adoption du projet. En obtenant le soutien d'autres membres de haut rang, ils pourront faire pression pour défendre les intérêts du projet dans d'autres parties de l'organisation.
C - Communiquer avec tous les membres du personnel
Communiquer pourquoi Il est essentiel de faire comprendre aux employés que le changement est nécessaire pour qu'ils l'adoptent. Entre-temps, le message doit être transmis par les principaux dirigeants de l'organisation afin d'accroître la crédibilité. En communiquant directement avec les employés, le sponsor exécutif valide et fixe les priorités du changement.
Exemple de sponsor exécutif
Afin de vous donner une idée de la manière dont le rôle et les responsabilités du sponsor exécutif sont mis en pratique, nous allons vous présenter un exemple.
Titre du poste :
Chef de l'exploitation.
Rôle :
Sensibiliser et promouvoir l'utilisation de Microsoft Teams dans l'ensemble de l'organisation.
Implication dans le temps :
Environ une heure par semaine pour la formation, la préparation du projet et la communication après le lancement.
Comportement :
- Adopte une approche créative pour résoudre les problèmes ;
- Possède un esprit stratégique ;
- Maîtrise de la technologie.
Responsabilités :
- Promouvoir l'utilisation des équipes dans l'ensemble de l'organisation ;
- Communiquer avec d'autres cadres sur la valeur commerciale du projet ;
- Assister aux réunions et événements liés au projet ;
- Servir de modèle au personnel.
Prochaines étapes avec les équipes :
Communiquer avec les employés et faire toutes les annonces futures dans l'organisation par le biais de Teams et de ses applications.
Aujourd'hui, nous avons parlé de l'importance d'une vision convaincante comme point de départ de votre stratégie d'adoption de Microsoft Teams, ainsi que de l'importance de sponsors actifs et engagés pour la réussite de votre projet et de la manière d'en trouver un.
Restez à l'écoute et découvrez plus sur la façon de faire de votre adoption de Microsoft Teams un succès.
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