Dans les articles précédents de la série, nous avons parlé de vision et parrainage, cas d'utilisation, gouvernance, critères de réussite et analyse, plan de communication et stratégie de formation en tant qu'éléments clés d'une Stratégie d'adoption de Microsoft Teams. Nous arrivons maintenant au dernier : le réseau des champions.
Les champions sont essentiels pour favoriser la sensibilisation et l'adoption, ainsi que pour encourager l'apprentissage et une meilleure compréhension de la manière d'utiliser Microsoft Teams dans l'organisation.
Une fois de plus, nous souhaitons souligner l'importance de l'apprentissage par les pairs. C'est pourquoi nous avons décidé de consacrer un article distinct aux champions, à leur rôle dans l'entreprise et dans la stratégie d'adoption, à la manière de les recruter et à la façon de créer un réseau durable de champions.
C'est parti !
Rôles clés pour une adoption réussie
Quatre rôles principaux doivent faire partie de votre stratégie d'adoption.
Parrains exécutifs valider le projet, communiquer la vision à l'ensemble de l'organisation et encourager le personnel à accepter le changement.
Équipe de projet’Le rôle du chef de projet est de mettre en place la planification du projet, de coordonner le déploiement et l'adoption des équipes et de communiquer avec les utilisateurs finaux.
Encadrement intermédiaire sont chargés de favoriser l'adoption dans leurs propres équipes/départements au moyen de scénarios et de cas d'utilisation établis.
Champions sont des ambassadeurs de Microsoft Teams. Ils servent de point de référence pour la communauté des utilisateurs et leur offrent soutien et assistance dans le processus d'adoption.
Pourquoi les champions sont-ils importants ?
Les champions sont l'un des groupes clés de votre stratégie d'adoption, car ils encouragent l'utilisation de la nouvelle technologie parmi leurs pairs et les aident à apprendre à l'utiliser. Ils sont passionnés non seulement par la mise en œuvre de la technologie dans leur propre travail, mais aussi par le fait de voir les autres réussir à l'adopter.
L'apprentissage collaboratif s'est avéré efficace car il encourage l'interaction et veille à ce que chacun participe au processus d'apprentissage. Profitez donc de cette méthode d'apprentissage et impliquez vos champions dans le plan de formation pour qu'ils travaillent en groupe avec leurs pairs.
Selon la taille de votre organisation, un champion peut assumer cette responsabilité en tant que fonction indépendante au sein de l'entreprise. Mais en général, les employés prennent cette responsabilité en plus de leurs tâches principales en raison de leur motivation et de leur désir d'aider.
Vous devriez également envisager de créer un Réseau des champions. Vos champions réduiront la charge de travail de l'équipe de projet en prenant une partie de leurs responsabilités pour former le personnel. Ils encourageront également l'adoption pendant toute la durée du projet, impliqueront les employés et favoriseront la création de communautés.
Les champions aident :
1. Susciter l'enthousiasme pour l'adoption des équipes.
2. Influencer le personnel.
3. Favoriser l'adoption et mettre en œuvre les équipes conformément aux scénarios établis.
4. Reconnaître les difficultés liées à l'adoption et rechercher des solutions.
5. Fournir un retour d'information à l'équipe de projet et aux autres parties prenantes.
Recruter des champions
Pour devenir champion, il n'est pas nécessaire d'être un génie de l'informatique et d'avoir des années d'expérience avec les produits Microsoft. Le plus important est d'avoir envie d'apprendre et d'aider les autres.
Comment les trouver ? Il existe plusieurs façons de recruter des champions :
- Attirer des volontaires
Les champions sont des passionnés. Ils s'efforcent de participer à différentes activités et sont proactifs et passionnés par les équipes. Par conséquent, certains d'entre eux peuvent s'inscrire aux Champions sur une base volontaire parce qu'ils aimeraient faire partie de cette communauté et y apporter leur contribution. Veillez à bien communiquer au sein de l'organisation sur votre réseau de champions et certains d'entre eux se manifesteront.
- S'entretenir avec les responsables des services commerciaux
S'appuyer sur l'encadrement intermédiaire pour faire connaître les champions et les différents avantages qu'offre la fonction.
- Utiliser les réseaux sociaux
Publiez des annonces et des appels à l'action sur le réseau social de votre entreprise, tel que Yammer, ou sur d'autres outils de communication interne, afin de vous assurer que votre message atteindra son public.
- Repérer les champions potentiels
Utilisez vos outils de communication interne pour repérer les champions potentiels en suivant les utilisateurs les plus actifs.
Une fois recrutés, vous pouvez encourager vos champions à devenir membres de l'association. Programme Microsoft 365 Champions où ils bénéficieront de nombreux avantages et bénéfices.
Voici quelques points à garder à l'esprit en ce qui concerne les champions :
- Vous devez leur fournir une formation complète afin de vous assurer qu'ils peuvent également partager leurs connaissances avec leurs pairs.
- Motivez vos champions à guider, assister et partager leurs connaissances avec leurs collègues.
- Récompensez-les pour l'impact précieux qu'ils ont sur le processus d'adoption dans l'organisation.
- Fournissez-leur un plan d'exécution clair pour les guider tout au long de leur parcours de champions.
Fonctions et responsabilités des champions
Comment les champions peuvent-ils aider votre organisation à favoriser l'adoption ? Quels sont leur rôle et leurs responsabilités ?
- Comprendre le projet
Tout d'abord, ils doivent être correctement formés afin de partager leurs connaissances et de se familiariser avec les scénarios d'entreprise et les cas d'utilisation. Il est essentiel de les aider à démontrer à leurs pairs comment la nouvelle technologie peut améliorer leur façon de travailler.
- Communiquer activement
Les champions doivent être vos haut-parleurs et communiquer sur Teams à travers différents canaux (Teams, e-mail, Yammer, hors ligne). Ils peuvent partager des supports de formation et promouvoir l'utilisation de Teams.
- Informer et présenter
Ils informeront les équipes de leur département des différentes mises à jour et avancées et montreront comment utiliser Teams à toutes les personnes intéressées.
- Suivre les progrès
Vos champions seront responsables de leur propre champ d'action. Par la suite, ils fourniront des rapports réguliers sur le nombre de personnes formées, les questions et problèmes courants, le retour d'information, etc. Veillez à communiquer en permanence avec vos champions et à utiliser leurs rapports pour adapter votre stratégie.
Compétences
Quelles sont les compétences à rechercher chez un champion ?
Il va sans dire qu'un champion doit posséder de grandes qualités. communication et relation compétences. Ils devront trouver l'approche de leurs pairs et être capables d'établir une relation de confiance avec eux. Ces compétences leur permettront d'obtenir l'adhésion de leurs collègues et de créer un environnement détendu parmi les membres de l'équipe, où chacun se sentira à l'aise pour poser des questions et interagir avec les autres.
Ils doivent également posséder compétences en matière de leadership afin de montrer l'exemple et de préparer les actions de changement.
Vos champions doivent également être technophile. Nous avons déjà mentionné qu'il n'est pas nécessaire d'être un expert de Microsoft pour devenir un champion. Il faut néanmoins être curieux de la nouvelle technologie et savoir comment elle fonctionne.
Enfin, ils doivent être enthousiaste Les candidats sont très intéressés par ce nouveau rôle, qu'ils considèrent comme une opportunité de croissance. Ils accepteraient une charge de travail supplémentaire d'environ 2 jours par mois.
Comment motiver les champions ?
Cependant, ne vous attendez pas à ce que vos champions Microsoft Teams travaillent par pur enthousiasme. Ils apportent beaucoup de valeur à l'organisation et leur travail doit bien sûr être récompensé.
Comment motiver vos champions si vous avez un petit budget ?
Voici quelques conseils à ce sujet :
Visibilité
- Assurez-vous que vos champions sont bien connus au sein de l'organisation. Vous pouvez les inclure dans vos campagnes de communication de lancement de projet, telles que les panneaux d'affichage, les courriels internes, etc.
- Invitez-les aux réunions de projet.
- Afficher leurs profils sur les pages des médias sociaux (LinkedIn) et leurs badges.
Animation
- Encouragez votre communauté de champions en organisant des événements informels (déjeuner, pique-nique, activités de renforcement de l'esprit d'équipe).
- Organisez des réunions régulières avec eux, en ligne et hors ligne.
- Partager les résultats du projet et les indicateurs clés de performance.
- Les informer des activités à venir
Reconnaissance
- Faites-leur savoir qu'ils sont reconnus par la haute direction : organisez des déjeuners d'équipe, écrivez des recommandations sur leurs comptes de médias sociaux.
- Reconnaître leur contribution lors des événements et activités du projet
- Publier des informations concernant les activités des champions et leur impact sur Teams, Yammer et d'autres outils de communication interne.
En suivant ces étapes simples, vous montrerez votre appréciation à vos champions, vous leur ferez sentir qu'ils sont des membres précieux de l'équipe de projet et vous les encouragerez à continuer à faire du bon travail et à aider leurs pairs.
Microsoft Teams Liste de contrôle des champions
Pour vous aider à vous souvenir de toutes les recommandations concernant les champions, nous avons créé la liste de contrôle suivante qui vous guidera dans la communication avec les champions au sein de votre organisation.
Grâce à ces conseils, vous serez en mesure de créer une communauté de champions solide pour votre organisation et de les garder motivés pour sensibiliser à Microsoft Teams, promouvoir son utilisation et soutenir leurs collègues.
Nous voici arrivés au terme de notre série sur la stratégie d'adoption de Microsoft Teams. Nous espérons qu'en suivant nos lignes directrices, vous savez maintenant comment créer un bon plan d'adoption et réussir votre projet de transformation.
Nous serions ravis de connaître vos réussites ! Contactez-nous pour partager votre expérience.
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