‘Je déteste Microsoft Teams’ ou comment gagner l'adhésion des utilisateurs

Le titre de ce billet peut faire sourciller certains, mais je suis sûr que beaucoup d'entre vous sourient de compréhension. Souvent, lorsque je parle de mon travail et de son lien avec Teams, c'est exactement ce que j'entends : “Oh, je déteste Microsoft Teams !”.”

Certains d'entre vous sont certainement concernés.

Aussi fidèle que je sois à Teams, je comprends. C'est parfois déroutant, surtout si personne ne vous a jamais expliqué comment l'utiliser. Notre cerveau n'aime pas ce qui n'est pas familier et, dans la plupart des cas, les gens sont livrés à eux-mêmes avec les équipes. Alors, pourquoi l'aimeraient-ils ? L'expérience de la plateforme n'est pas toujours intuitive, et il y a donc tout un travail à faire par votre service informatique pour gagner l'adhésion des utilisateurs.

C'est justement ce que nous allons voir dans cet article de blog.

 Pourquoi les utilisateurs détestent-ils Microsoft Teams ?

Ils ne connaissent pas son potentiel

C'est aussi simple que cela : les gens ne savent pas tout ce qu'il est possible de faire avec cet outil.

Soyons honnêtes, la majorité des utilisateurs de Microsoft Teams l'utilisent principalement pour le chat et les réunions. Mais même ces fonctionnalités ne sont presque jamais exploitées à fond.

Il est vrai que les mêmes discussions et réunions peuvent être effectuées avec d'autres applications dotées d'une interface plus conviviale. Cependant, toutes ne permettent pas d'afficher des sous-titres en direct, de traduire en direct et d'enregistrer les transcriptions, de partager votre écran, de collaborer avec d'autres applications pendant les réunions et de faire d'innombrables autres choses.

Le chat n'est pas une nouveauté, mais Teams lui donne une toute nouvelle dimension. Vous pouvez en effet collaborer avec les membres de votre équipe sur un message ( !) grâce à Composants de la boucle. C'est cool, non ?

La plus grande différence entre Microsoft Teams et d'autres applications aux fonctionnalités similaires est qu'elle est entièrement axée sur la collaboration. Tout est conçu pour que vous puissiez interagir avec les personnes avec lesquelles vous travaillez de la manière la plus efficace possible.

Il y a une myriade d'autres fonctionnalités que vous pouvez partager avec vos collègues et qui vous aideront à gagner leur cœur et à leur faire cesser de détester les équipes 😉 .

Les équipes sont trop larges

D'un autre côté, il y a ceux qui savent qu'ils peuvent faire toutes ces choses avec Teams, mais qui ne savent pas vraiment comment. Au point de se sentir dépassés et de s'en tenir à des outils plus familiers qui font l'affaire.

Il est vrai qu'il est parfois intimidant de lire une énième mise à jour - comment diable vais-je apprendre à utiliser tout cela ? À moins d'être un expert en technologie, Microsoft Teams peut sembler un peu trop complexe. Mais ce n'est qu'une première impression. Une fois que vous avez pris le coup de main et que vous avez utilisé une nouvelle fonctionnalité une fois, vous la maîtrisez immédiatement. Je n'y vais pas par quatre chemins : en tant que personne n'ayant aucune formation technique, je peux affirmer en toute confiance que l'on peut apprendre très rapidement.

Il suffit de trouver un mentor compréhensif - nous sommes sûrs que vous pouvez être cette personne pour votre équipe !

Problèmes d'interface utilisateur

C'est vrai, ça aussi. Microsoft Teams peut être un peu lent lorsque vous êtes en réunion. Surtout lorsque vous partagez votre écran. Il peut y avoir des bogues de temps en temps, oui. Et le fait de passer constamment d'une page à l'autre sans pouvoir ouvrir une nouvelle fenêtre peut être ennuyeux...

Mais attendez, le dernier problème semble déjà résolu ! Au moins avec certains onglets : par exemple, vous pouvez ouvrir dans une nouvelle fenêtre Teams votre Planificateur, vos Listes et d'autres applications. Des chats spécifiques peuvent également être ouverts dans une nouvelle fenêtre. D'autres améliorations sont à venir *croisons les doigts* !

En ce qui concerne les autres points : toute technologie connaît des bogues, c'est ce qu'elle est - Microsoft Teams ne fait pas exception. L'avantage, c'est que l'équipe technique en est consciente ! Et ils s'engagent à constamment Améliorer la performance des équipes.

Comment favoriser l'adoption de Microsoft Teams

Il existe de nombreuses ressources sur la façon de favoriser l'adoption de Microsoft Teams. Chez nBold, nous avons préparé toute une série d'articles sur Stratégie d'adoption de Microsoft Teams. Nous y donnons des instructions étape par étape que vous pouvez appliquer à votre stratégie de gestion du changement. Nous vous recommandons de suivre ces étapes pour garantir l'adoption des équipes et l'adhésion de tous (ou du moins de la majorité) au sein de l'organisation.

Voyons brièvement comment procéder.

Vision et parrainage exécutif

Si vous voulez que votre personnel utilise Microsoft Teams, il doit comprendre pourquoi on lui demande de le faire. Établir une vision pour l'adoption de Teams et s'assurer qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts. l'adhésion des dirigeants vous aidera à atteindre cet objectif. Vos cadres supérieurs servent d'exemple au reste des employés, ils doivent donc joindre le geste à la parole. Commencez donc par le sommet.

Scénarios et cas d'utilisation

Si vous voulez que vos utilisateurs restent fidèles à Teams, ils doivent savoir exactement ce qu'ils peuvent faire avec. Réunissez les chefs de service, dressez une liste de toutes les activités quotidiennes de leurs équipes, parlez de leurs défis et formulez des Scénarios et cas d'utilisation de Microsoft Teams qui peuvent les aider à mieux faire leur travail.

Gouvernance

Il existe plusieurs types de gouvernance à prendre en compte lorsqu'il s'agit d'adopter Teams - gouvernance de la gestion de projet, gouvernance de la direction, gouvernance informatique et gouvernance de Microsoft Teams elle-même. Vous devez vous assurer qu'ils sont alignés pour adopter Teams avec succès dans votre organisation. En savoir plus ici.

Critères de réussite

Comment saurez-vous que les utilisateurs utilisent avec succès Microsoft Teams ? Vous pouvez définir des indicateurs de performance clés qui vous aideront à suivre les progrès et à identifier les points faibles. Nous approfondissons le sujet dans cet article de blog.

Plan de communication

Pour que la transition se passe le mieux possible, vous ne devez pas manquer cette étape. La préparation d'un plan de communication créera sensibilisation et désir entre les employés, donner connaissances et capacité, et de fournir renforcement - qui sont des étapes clés du changement.

Formation

C'est l'une des parties les plus importantes. Comme nous l'avons déjà mentionné, la plupart des personnes qui détestent Microsoft Teams ne savent tout simplement pas comment l'utiliser. Préparez ces cas d'utilisation de Microsoft Teams, présentez-les aux équipes/départements correspondants et montrez à vos utilisateurs comment les mettre en pratique. En savoir plus sur la façon de préparer un plan d'entraînement.

Champions

Ce sont vos influenceurs Teams. Trouvez les employés les plus enthousiastes à l'égard de Microsoft Teams et mettez-les de votre côté. Champions peut faciliter grandement le travail, car l'apprentissage auprès des collègues de travail permet généralement d'obtenir de meilleurs résultats.

Expliquer la valeur de Microsoft Teams à vos utilisateurs

Maintenant, approfondissons un peu plus la communication et la formation. C'est à ce moment-là que vous présenterez Microsoft Teams aux différents utilisateurs de votre entreprise et que vous vous assurerez qu'ils ne le détestent pas d'emblée 🙂 .

Vous devez déterminer le type d'équipes dont votre organisation a besoin. Il peut y en avoir :

• Une équipe à l'échelle de l'organisation
• Une équipe par unité opérationnelle/département
• Une équipe par processus (projets, événements, campagnes, ventes, comptes, onboarding, etc.)

Si les deux premiers types d'équipes sont assez clairs - ils sont divisés en fonction de votre structure organisationnelle - le dernier type d'équipes peut impliquer des personnes de différents groupes et rôles. Il est donc important d'expliquer à toutes les personnes concernées qui doit créer de nouvelles équipes et à quel moment.

Certaines capacités générales peuvent être expliquées de la même manière à tout le monde :

• Comment l'utiliser ? chat (avec toutes ses fonctions avancées)
• Quand utiliser conversations par chat ou par canal
• Quand créer un équipe vs. chaîne
• Comment configurer notifications
• Comment tenir les équipes réunions et ce que vous pouvez faire pendant les réunions (assistant de programmation, tableau blanc, enregistrement et transcription, partage d'écran, etc.)
• Les plus populaires onglets (Wiki, Planificateur, Calendrier des chaînes, OneNote, Formulaires, Listes, SharePoint bibliothèques)
• Comment collaborer dossiers

Toutefois, certains cas d'utilisation spécifiques à certaines équipes et à certains départements doivent être communiqués séparément.

Voyons quelques exemples de la manière dont vous pouvez montrer la valeur des équipes à différents groupes de personnes dans votre organisation.

Gestion de projet

Microsoft Teams possède de nombreuses fonctionnalités qui facilitent le travail des équipes de projet. La gestion de projet consiste à planifier, à communiquer en interne et en externe, à analyser, à établir des rapports et à suivre les progrès réalisés.

Voici comment vos équipes de projet peuvent utiliser Microsoft Teams pour y parvenir.

1. Créez une équipe pour les équipes de projet et ajoutez des canaux pour des discussions ciblées qui couvrent tous les principaux sujets abordés dans la gestion de projet, par exemple :

• Champ d'application
• Budget
• Planification
• Qualité
• Ressources
• Exécution
• Rapports
• Fermeture

2. Montrez à vos équipes de projet comment elles peuvent télécharger, partager et collaborer sur différents fichiers. Il peut s'agir de rapports sur l'état d'avancement du projet, de modèles de clôture de projet, d'une analyse de rentabilité, d'une proposition de projet, d'une charte de projet, d'un journal RAID, d'un plan de gestion des risques, d'une déclaration sur la portée du projet, d'un plan de gestion des coûts, etc.

Pour en savoir plus sur la collaboration sur les documents, cliquez ici. Pour découvrir quelques-unes des meilleures pratiques en matière de gestion des fichiers, consultez le site cet article de blog.

3. Expliquer comment demander différents types d'approbations par l'intermédiaire de Approbation app.

4. Épinglez les dossiers les plus importants sous forme d'onglets pour en faciliter l'accès et la visibilité.

5. Ajouter d'autres onglets avec native et 3^, les applications de parti que vos équipes de projet utilisent quotidiennement : Planner, Forms, SharePoint guidelines, Power BI, OneNote, Asana, Trello, etc.

6. Montrer comment programmer des réunions récurrentes à l'aide de Channel Calendar et de Scheduling Assistant.

7. Ajouter des connecteurs pour suivre et visualiser les problèmes - par exemple GitHub ou suivre les nouvelles par le biais d'un flux RSS.

Vente

Votre service commercial doit disposer d'une équipe distincte où il peut discuter de toutes ses activités quotidiennes. En outre, il peut être judicieux de créer des équipes par compte et par affaire sur laquelle votre équipe de vente travaille.

1) Voici un exemple d'équipe que vous pouvez créer :

• Compétition
• La vie en équipe
• Avis d'entreprises
• Formation
• Opportunités
• Fermé Gagné
• Fermé Perdu
• Marketing - il peut s'agir d'un canal partagé où vous invitez des spécialistes du marketing
• L'embarquement des vendeurs
• Intégration des clients

2. Organiser des réunions avec des clients potentiels, des partenaires, ainsi qu'avec des membres d'autres services - marketing, assistance à la clientèle, développeurs de produits, etc.

3. Télécharger le guide des ventes, les lignes directrices, les modèles de contrat, les présentations de vente, les rapports, les propositions et d'autres documents.

4. Épinglez les fichiers les plus utilisés sous forme d'onglets et ajoutez d'autres onglets : Planificateur, Power BI, directives SharePoint.

5. Intégrez Salesforce à Teams et collaborez sur les transactions sans quitter l'environnement Teams.

6. Créer Flux Power Automate qui publiera automatiquement des cartes avec les détails des nouveaux contrats provenant de votre CRM.

Marketing

Grâce à Microsoft Teams, votre équipe marketing peut créer du contenu, collaborer sur des stratégies et des campagnes et collaborer avec des membres d'autres services ainsi qu'avec des parties prenantes externes.

Voici ce que vous pouvez leur offrir.

1. créer une équipe avec les canaux appropriés :

• Médias sociaux
• Evénements
• PR
• Budget
• Contenu
• Conception
• Planification
• Campagnes
• La vie en équipe

2. Planifier des réunions d'équipe ainsi que des réunions avec l'équipe de vente, les développeurs de produits, les parties externes telles que les agents, les freelances, etc. Organisez des séances de brainstorming avec Whiteboard.

3. Téléchargez les meilleures pratiques, les modèles de fichiers, les lignes directrices, les ressources utiles et d'autres contenus essentiels dans l'onglet Fichiers ou créez une bibliothèque SharePoint dédiée à votre département marketing.

4. Connectez le flux RSS pour être toujours au courant des dernières publications et tendances du secteur.

5. Ajoutez vos outils les plus utilisés sous forme d'onglets : Planificateur, Listes, OneNote, Flux, etc.

6. Envoyez des demandes d'approbation pour des articles de blog, des campagnes de médias sociaux, des conceptions, des communiqués de presse et d'autres types de contenu avec l'application Approvals.

RH

Les spécialistes des ressources humaines travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires et les membres d'autres services. Il est donc important qu'ils restent dans le coup et qu'ils puissent facilement échanger des informations avec n'importe quel membre de l'organisation.

Voyons comment vous pouvez organiser leur travail dans Teams.

1. créer une équipe pour le département des ressources humaines. Voici les canaux que vous pouvez inclure :

• Intégration
• Débarquement
• Formation
• Examen des performances
• Développement de carrière
• Travail administratif

2. Expliquer comment programmer des réunions avec des personnes extérieures et extérieures à l'organisation - entretiens, évaluations des performances, synchronisation hebdomadaire, etc.

3. L'application "Approbations" peut faire gagner beaucoup de temps à vos spécialistes des ressources humaines. Elle peut être utilisée pour demander des vacances, des congés de maladie, des jours de congé, des remboursements, etc.

4. Téléchargez des lignes directrices, des enquêtes, des modèles de candidature, des politiques organisationnelles et d'autres documents dans l'onglet Fichiers.

5. Ajoutez les applications les plus fréquemment utilisées sous forme d'onglets : Planificateur, Formulaires, OneNote, Karma, Workday, etc.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont votre département RH peut tirer parti d'Équipes, rendez-vous à l'adresse suivante ici.

Pour aller plus loin

Vous pouvez aller plus loin et faciliter l'utilisation de Microsoft Teams par vos utilisateurs. S'ils ont besoin de créer régulièrement de nouvelles équipes, vous pouvez envisager d'adopter une solution de modèle qui facilitera le processus de création d'équipe et créera une structure pour toutes les équipes.

Avec nBold La technologie Collaboration Process vous permet de créer des modèles de collaboration pour n'importe quel scénario d'entreprise, de configurer des politiques de gouvernance alignées sur vos réglementations internes et de connecter n'importe quel 3^, à vos équipes.

Prenons l'exemple de la gestion de projet. Au lieu de créer une nouvelle équipe par compte à partir de zéro, vous pouvez créer un modèle pour ces équipes, le structurer de la bonne manière avec des canaux, ajouter les fichiers requis, les directives, les tableaux de tâches, les bibliothèques de documents et d'autres outils et contenus. Vous pouvez ensuite utiliser ce modèle pour créer autant d'équipes que nécessaire et vous assurer que les bonnes personnes seront immédiatement ajoutées aux nouvelles équipes.

Ainsi, lorsque vos utilisateurs créeront une nouvelle équipe, ils disposeront déjà de tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail, et il y a fort à parier qu'ils aimeront encore plus Microsoft Teams pour cela 😊.

Contacter notre équipe pour en savoir plus sur les solutions nBold.